Administrative Business Partner (II) - LHH

Wir unterstützen derzeit unseren Kunden bei der Suche nach einem Administrative Business Partner (II) (m/w/d) mit Sitz in Zürich. Der ideale Kandidat verfügt über nachweisliche Erfahrungen im Reise-Management, der Spesenabrechnung, der Kalenderkoordination und der Verwaltung von Einrichtungen in einem internationalen Unternehmensumfeld. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, einem dynamischen Team beizutreten, mit einem Startdatum im Januar 2026 und einem 12-monatigen Projektauftrag in Zürich.

Als Administrative Business Partner (ABP) führen Sie proaktiv administrative Aufgaben wie Reise-Management, Spesenberichte, Kalenderverwaltung und Koordination von Einrichtungen mit minimaler Anleitung durch. Sie nutzen ausgezeichnetes Urteilsvermögen und Diskretion, um Ihr Team und/oder Ihre Projekte zu unterstützen und haben Vertrauen zu funktionsübergreifenden Partnern aufgebaut. Sie haben ein starkes Verständnis für das Geschäft, was einen positiven Einfluss auf die Planung und Priorisierung hat. Sie nutzen solide Kommunikationsfähigkeiten, um mit internen und möglicherweise externen Parteien zusammenzuarbeiten und Beziehungen aufzubauen. Sie zeigen die höchsten Standards an Vertraulichkeit und haben ein fortgeschrittenes Verständnis unserer Richtlinien und Verfahren.

Verantwortlichkeiten

• Planen und Organisieren von Aktivitäten vor Ort in den Bereichen Kultur, Gemeinschaftsangelegenheiten, PR und Kommunikation mit sowohl internen als auch externen Gemeinschaften mit minimaler Anleitung.
• Empfehlungen an die Führungsteams und den Standort bezüglich strategischer Programme und Initiativen rund um Kultur, Teamdynamik und Standorteffektivität abgeben.
• Unterstützung der ABP-Community und als Vorbild am Standort, in der Region oder im Bereich angesehen werden.
• Kalenderereignisse planen, pflegen und aktualisieren, einschließlich: proaktives Planen, Pflegen und Aktualisieren von Kalenderereignissen für den unterstützten Geschäftsführer, das Team und/oder den Standort unter Berücksichtigung von Zeitzonenunterschieden; ausreichende Vorbereitungszeit für Veranstaltungen einplanen; Konflikte bei der Terminplanung lösen; auf Anfragen zur Terminplanung und zu Meetings reagieren; die Kalenderplanung für die kurz- und langfristige Planung des unterstützten Geschäftsführers, Teams und/oder Standorts optimieren; Empfehlungen zur Unterstützung der Zeitallokation der Führungskräfte in Bezug auf Kalender und Reisen abgeben.
• Durchführen von Ausgaben- und Budgetmanagementaktivitäten mit minimaler Anleitung, einschließlich: Ausfüllen von Spesenberichten, Überprüfen und Bearbeiten von Rechnungen, Spesenberichten und Bestellungen im Namen von Führungskräften und/oder dem Standort.
• Reisekoordinationstasks mit minimaler Anleitung abschließen, einschließlich: Planen und Koordinieren von Reisen für Führungskräfte und Teams gemäß den Präferenzen, Organisieren von geschäftsbezogenen Vorbereitungen vor der Reise (z.B. Visa- und Reisepassunterstützung, technische Unterstützung, kulturelle Überlegungen); möglicherweise mit Führungskräften und Teams reisen und während der Reise auf dringende Anfragen von Führungskräften reagieren; möglicherweise Reiseagenden entwickeln und nach Bedarf Dokumentationen nach der Reise abschließen.
• Meetings für den Geschäftsführer, das Team und/oder den Standort mit minimaler Anleitung vorbereiten. Sicherstellen, dass der Besprechungsraum, die Ausrüstung und die Teilnehmerliste korrekt und bestätigt sind; Materialien für Meetings sammeln, zusammenstellen und erstellen (z.B. Präsentationen und Meeting-Agenden); sicherstellen, dass die Meeting-Materialien mit der spezifischen Meeting-Agenda übereinstimmen; bei der Protokollierung helfen.
• Interne und externe Programme und Veranstaltungen planen und organisieren (z.B. Budgetmanagement, Teamausflüge, standortweite Veranstaltungen, Geschäftsevents, technische Vorträge, Gipfeltreffen) und die Veranstaltungslogistik verwalten (z.B. Veranstaltungsorte, Ausrüstung, Werbegeschenke, Unterhaltung, Reisen) in Zusammenarbeit mit internen Partnern und externen Anbietern; sicherstellen, dass die internen und externen Richtlinien/Verfahren eingehalten werden; möglicherweise als Hauptansprechpartner während der Veranstaltung fungieren.
• Zu Projekten oder Programmen beitragen (z.B. Kulturclub, E/ABP globale Gemeinschaftsprojekte, Funktion/PA/Site E/ABP spezifische Prozessverbesserungen oder andere Projekte, von Führungskräften oder Standorten gesteuerte Projekte oder Programme, die nicht mit der E/ABP-Rolle verbunden sind). Veranstaltungen, Projekte oder Programme mit minimaler Anleitung durchführen.
• Mittlere bis große Projekte/Ereignisse von der Initiierung bis zur Lieferung durchführen, Korrekturmaßnahmen für Risiken und Hindernisse mit gelegentlicher Unterstützung von Führungskräften bestimmen, möglicherweise als Eskalationspunkt fungieren. Proaktiv Ansätze zur Problemlösung identifizieren. Hervorragendes Urteilsvermögen und Diskretion zeigen.
• Bürobedarfe mit minimaler Anleitung bewerten und vertreten; Anfragen nach Raumunterkünften verwalten; mit internen Partnern (z.B. Immobilien-Arbeitsplatzdienste - REWS) kommunizieren, um die Raumnutzung zu planen und zu konstruieren; möglicherweise Büroumzüge erleichtern.

Qualifikationen

• Abschluss eines Bachelor-Studiums oder gleichwertige praktische Erfahrung.
• Mindestens 3 Jahre direkte Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, mit Schwerpunkt auf Reise-Management, Spesenabrechnung, Kalenderverwaltung und Koordination von Einrichtungen in einem internationalen Unternehmensumfeld.
• Nachweisliche Erfahrung in der Kalenderverwaltung, der Planung von Hochvolumenreisen und der Budgetierung von Veranstaltungen.
• Erfahrung in der Leitung kleiner bis mittelgroßer, multi-stakeholder Projekte und Veranstaltungen, mit der Fähigkeit, nach oben und über Teams hinweg zu managen.
• Starke administrative und organisatorische Fähigkeiten, einschließlich hervorragender Projektmanagementfähigkeiten.
• Fortgeschrittene Kenntnisse im Eventmanagement, der Koordination von Meetings, dem Reise-Management, der Wahrung von Vertraulichkeit, grundlegenden administrativen Aufgaben, dem Beziehungsaufbau und der Kalenderverwaltung.
• Fähigkeit, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizieren und Initiative zu ergreifen, um Änderungen umzusetzen.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, mit nachgewiesener Fähigkeit, starke, produktive Beziehungen aufzubauen.
• Sprache: Fließende oder nahezu muttersprachliche Englischkenntnisse (C2-Niveau).

Zusätzliche Informationen

• Rolle: Administrative Business Partner (II)
• Dauer: ASAP – 22. Dezember 2026 / 12-monatiges Projekt
• Arbeitszeiten: Normale Bürozeiten
• Arbeitszeitmodell: Hybrid (Di – Do Büro)
• Sprache: Englisch
• Standort: Zürich