Personal Assistant / Executive Assistant (f/m/d)

Als Personal Assistant / Executive Assistant to Founders (m/w/d) unterstützt du unsere Gründer im beruflichen und privaten Alltag und sorgst dafür, dass sie sich auf die Themen konzentrieren können, bei denen sie den größten Impact haben. Du bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle und hältst beiden Gründern in vielen operativen, administrativen und kommunikativen Themen den Rücken frei. Dabei arbeitest du strukturiert, diskret und vorausschauend und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel laufen.

In dieser Rolle geht es nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten. Du denkst mit, priorisierst, erkennst Muster, bereitest Entscheidungen vor und schaffst Strukturen, die den Alltag der Gründer spürbar einfacher machen. Du bist neugierig darauf, wie sich wiederkehrende Aufgaben durch bessere Prozesse, smarte Tools und AI-Unterstützung vereinfachen oder automatisieren lassen.

Du unterstützt beide Gründer im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass operative, administrative und organisatorische Themen zuverlässig erledigt werden. Du übernimmst die Strukturierung und Priorisierung von E-Mails, Nachrichten, Aufgaben und Follow-ups und stellst sicher, dass wichtige Themen rechtzeitig gesehen, vorbereitet oder weitergeleitet werden. Du managst komplexe Kalender, koordinierst Termine und achtest darauf, dass Meetings, Fokuszeiten, private Verpflichtungen und wiederkehrende Routinen sinnvoll miteinander vereinbar sind.

Du bereitest Abstimmungen, Check-ins und Wochenrückblicke vor, hältst offene Punkte nach und sorgst dafür, dass Entscheidungen effizient getroffen werden können. Du koordinierst interne und externe Termine mit Teams, Geschäftspartnern, Dienstleistern und privaten Kontakten. Du bereitest relevante Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor, damit die Gründer in Terminen gut ausgestattet und immer handlungsfähig sind.

Du unterstützt bei administrativen Themen wie Rechnungen, Belegen, Dokumenten, Ablagen, Reiseorganisation, Terminvereinbarungen und weiteren Organisationsaufgaben. Du behältst Aufgaben, Fristen und Follow-ups im Blick und sorgst dafür, dass nichts Wichtiges verloren geht. Du übernimmst wiederkehrende Routinen ebenso zuverlässig wie spontane Ad-hoc-Aufgaben und findest pragmatische Lösungen, wenn kurzfristig etwas organisiert, geklärt oder nachgehalten werden muss.

Du hilfst dabei, bestehende Abläufe zu strukturieren, zu vereinfachen und kontinuierlich zu verbessern. Du bringst aktiv Ideen ein, wie wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung, AI-Tools oder bessere Prozesse effizienter gestaltet werden können.

Dein PROFIL

• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.
• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell - schriftlich wie mündlich - und kannst souverän mit internen Teams, externen Partnern, Dienstleistern und privaten Kontakten umgehen.
• Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager, Founder Associate oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gesammelt.
• Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich und hast Freude daran, Ordnung in viele unterschiedliche Themen zu bringen.
• Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und erkennst schnell, welche Themen dringend, wichtig oder delegierbar sind.
• Du bist absolut diskret und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist pragmatisch, lösungsorientiert und hands-on.
• Du wartest nicht darauf, dass dir jeder Schritt erklärt wird, sondern denkst mit und findest heraus, was gebraucht wird.
• Du hast ein sehr gutes Auge für Details, ohne dich darin zu verlieren.
• Du weißt, wann Genauigkeit wichtig ist und wann eine schnelle, pragmatische Lösung gefragt ist.
• Du bist flexibel und behältst auch bei kurzfristigen Änderungen, spontanen Aufgaben oder unklaren Situationen den Überblick.
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools für E-Mail, Kalender, Aufgabenmanagement, Dokumentenablage und Kommunikation.
• Du bist AI-affin, neugierig und hast Lust, neue Tools auszuprobieren, wiederkehrende Abläufe zu hinterfragen und sinnvolle Automatisierungen aufzubauen.
• Du bringst ein hohes Maß an Eigenverantwortung mit und möchtest eine Rolle aktiv mitgestalten, statt nur Aufgaben auf Zuruf zu erledigen.
• Du hast Freude daran, im direkten Umfeld von Gründern zu arbeiten und durch exzellente Organisation echten operativen Impact zu schaffen.