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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung in der Organisation und Verwaltung der Stiftung.
- Arbeitgeber: Eine innovative Stiftung, die sich für soziale Projekte engagiert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams mit sozialer Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Interesse an Verwaltung, Organisation und Fundraising; Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke.
- Andere Informationen: Ideal für Schüler und Studenten, die praktische Erfahrungen sammeln möchten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ihre Aufgabe ist die Unterstützung der Geschäftsführung und des Vorstands in der Organisation und Weiterentwicklung der Stiftung. Der Fokus Ihrer Arbeit liegt in der alltäglichen Administration im Stiftungsmanagement und der Sicherstellung der Governancestrukturen sowie der Finanzbuchhaltung.
- Tätigkeitsfeld 1: Assistenz der Geschäftsführung & Kommunikation
- Direkte Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben
- Schnittstelle zum internen Team, externen Partnern und Förderern – Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen & Meetings (Erstellung von Unterlagen, Protokollen, Follow-ups)
- Bearbeitung von Telefonanfragen und allgemeine Korrespondenz
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von digitalen, hybriden und analogen Veranstaltungen
- Tätigkeitsfeld 2: Mitarbeit im Fundraising & Fördermittelmanagement
- Pflege der CRM-Datenbank (FundraisingBox)
- Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen
- Unterstützung bei der Kommunikation mit Spendenden und Fördergebenden
- Tätigkeitsfeld 3: Unterstützung in der Finanzbuchhaltung
- Bearbeitung von Rechnungen und Belegen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für externe Steuerberater
- Pflege von Übersichten und Controlling-Dokumenten
- Zuarbeit für und Erstellung von Tätigkeits-, Sach- und Finanzberichten
- Tätigkeitsfeld 4: Steuerung der internen Büroorganisation
- Koordination von Dienstleistern und internen Abläufen
- Bearbeitung und Versand von Armbändchen-Bestellungen im Charity-Shop
- Unterstützung bei der Erstellung von Briefen, Einladungen und Dankesschreiben
Assistent*in der Geschäftsführung Arbeitgeber: Jobswipe
Kontaktperson:
Jobswipe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in der Geschäftsführung
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der Stiftung oder im Fundraising tätig sind. Ein persönlicher Austausch kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Stiftung und ihre Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du die Mission und Werte der Organisation verstehst und schätzt. Dies wird dir helfen, dich als idealen Kandidaten zu positionieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Finanzbuchhaltung und zum Fundraising vor. Zeige, dass du nicht nur die administrativen Aufgaben beherrschst, sondern auch ein Verständnis für die finanziellen Aspekte der Stiftung hast.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und bringe eigene Ideen zur Verbesserung der internen Abläufe mit. Wenn du während des Gesprächs Vorschläge machst, zeigst du Initiative und Engagement, was bei der Geschäftsführung gut ankommt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in der Geschäftsführung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Assistent*in der Geschäftsführung relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen in der Verwaltung.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich darauf vorbereiten. Gehe auf die spezifischen Aufgaben ein, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lass es von jemand anderem gegenlesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobswipe vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich gründlich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in den Bereichen Administration, Kommunikation und Finanzbuchhaltung dazu passen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Rolle eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Partnern ist, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten hervorheben. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich Informationen vermittelt oder Konflikte gelöst hast.
✨Organisationsgeschick demonstrieren
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu geben. Zeige, wie du Termine und Meetings effizient geplant und durchgeführt hast, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
✨Interesse an Fundraising zeigen
Da Fundraising ein wichtiger Teil der Stelle ist, solltest du dein Interesse und Verständnis für diesen Bereich zeigen. Informiere dich über die Organisation und deren Fördermittelmanagement, um gezielte Fragen stellen zu können.
