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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Gremiensitzungen und kümmere dich um administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Teams, das die Büroorganisation optimiert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten in einem unterstützenden Umfeld mit echtem Einfluss.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein Auge fürs Detail sind wichtig.
- Andere Informationen: Ideal für Schüler und Studenten, die praktische Erfahrungen sammeln möchten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie übernehmen die organisatorische Betreuung von Gremiensitzungen, z. B. durch Terminfindung und den Versand von Einladungen und Sitzungsunterlagen.
Sie pflegen Mitgliederlisten, stellen Sitzungsunterlagen zusammen und kontrollieren diese, außerdem überwachen Sie die Einhaltung von Terminfristen.
Arbeitsabläufe und Büroorganisation für bestimmte Teilbereiche der Abteilung stellen Sie sicher.
Sie nehmen administrative Aufgaben (Führen und Verwalten der Wiedervorlage und der Ablage) wahr, beurteilen die Dringlichkeit eingehender Post/Telefongespräche und leiten diese sach- und termingerecht weiter.
Referenten/-innen stehen Sie durch die Übernahme weiterführender Aufgaben in der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen unterstützend zur Seite.
Schreib- und Büroarbeiten erledigen Sie nach Vorgabe.
Sie erstellen Dokumentationen, Statistiken, Präsentationsunterlagen/-folien sowie Grafiken.
Sekretär/in (m/w/d) Arbeitgeber: Jobswipe
Kontaktperson:
Jobswipe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Personen aus der Branche zu vernetzen. Oftmals erfährt man durch persönliche Empfehlungen von offenen Stellen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle. Schau dir an, welche Software oder Tools in der Büroorganisation verwendet werden und mache dich damit vertraut. Das zeigt dein Engagement und deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Denke an konkrete Beispiele, die deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! In der Rolle als Sekretär/in ist es wichtig, gut im Team arbeiten zu können. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Sekretär/in wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die organisatorische Betreuung von Gremiensitzungen und administrative Aufgaben wichtig sind.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für diese Position geeignet bist. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit Büroorganisation.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobswipe vorbereitest
✨Vorbereitung auf organisatorische Aufgaben
Informiere dich über die typischen organisatorischen Abläufe in einem Sekretariat. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Gremiensitzungen organisiert hast.
✨Kenntnisse in Büroorganisation betonen
Sei bereit, deine Fähigkeiten in der Büroorganisation zu demonstrieren. Erkläre, wie du Arbeitsabläufe optimiert und die Effizienz in deinem vorherigen Job gesteigert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten hervorheben
Da du oft mit Referenten und anderen Mitarbeitern kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich Informationen weitergeleitet oder Probleme gelöst hast.
✨Auf Details achten
In der Rolle als Sekretär/in ist Genauigkeit entscheidend. Zeige im Interview, dass du ein Auge für Details hast, indem du konkrete Beispiele nennst, wo du Fehler vermieden hast oder Dokumente sorgfältig erstellt hast.
