Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Kalender des Direktors und koordiniere wichtige Meetings und Projekte.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen im Bereich Rechtsdienstleistungen mit einem unterstützenden Team.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein wettbewerbsfähiges Gehalt.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Karriere in einem schnelllebigen, professionellen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und unterstütze spannende rechtliche Projekte.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Responsibilities
- Manage the Director’s calendar, including internal meetings, attorney check-ins, vendor calls, performance reviews, project deadlines.
- Coordinate daily workflows and ensure meeting preparedness with agendas, documents, and follow‑up items.
- Organize SOP updates, training materials, and operational projects.
- Maintain organized digital files, shared drives, and project management systems.
- Prepare meeting summaries, reports, and action item trackers.
- Assist with monitoring case pipeline metrics, intake performance, departmental KPIs.
- Support audits of case files, intake calls, and workflow compliance processes.
- Coordinate communication between consulting clients and legal teams.
- Assist with vendor coordination involving medical providers, investigators, experts, external partners.
- Draft professional emails, internal communications, announcements, and memos.
- Facilitate communication between attorneys, paralegals, intake specialists, administrative staff, and leadership teams.
- Maintain strict confidentiality and professionalism in all communications and documentation.
- Track operational initiatives including SOP rollouts, training implementation, technology initiatives, performance improvement plans.
- Assist in preparing training materials, checklists, and documentation.
- Coordinate meetings, workshops, and training sessions.
- Monitor deadlines and ensure operational tasks completed on time.
- Maintain spreadsheets, dashboards, and operational performance trackers.
- Support administrative and reporting workflows using cloud‑based tools and project management platforms.
- Assist in improving organizational efficiency through technology and process organization.
Requirements
- Previous experience supporting leadership in law firms, legal operations, or professional services environments; personal injury (PI) experience is strongly preferred.
- Excellent organizational and time management skills.
- Strong written and verbal English communication skills.
- Ability to manage multiple priorities in fast‑paced environments.
- High level of discretion, emotional intelligence, and professionalism.
- Strong problem‑solving and proactive thinking abilities.
- Comfortable using cloud‑based systems, spreadsheets, reporting tools, and operational platforms.
- Ability to work independently in a remote environment.
- #J-18808-Ljbffr
Executive Assistant – Legal Operations Arbeitgeber: Jobtailor
Als Global Director B2B – Business Development bei uns profitieren Sie von einer dynamischen und innovativen Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und Kreativität setzt. Wir bieten Ihnen nicht nur attraktive Vergütungsmodelle und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten, sondern auch die Chance, in einem internationalen Team zu arbeiten, das Vielfalt und persönliche Entwicklung fördert. Unsere Unternehmenskultur legt großen Wert auf Flexibilität und Work-Life-Balance, sodass Sie Ihre Karriereziele in einem unterstützenden Umfeld erreichen können.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant – Legal Operations mit Bravour zu bestehen
Kalenderverwaltung
Meeting-Organisation
SOP-Updates
Erstellung von Schulungsmaterialien
Projektmanagement
Digitale Dateiverwaltung
Berichterstattung
