Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Teams und optimiere Abläufe, um den Gründer zu unterstützen.
- Unternehmen: Innovatives AI-First Unternehmen mit dynamischer Kultur.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumsorientierte Umgebung mit großartigen Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und nutze AI, um echte Veränderungen zu bewirken.
- Qualifikationen: 5+ Jahre Erfahrung in der Betriebsführung und Prozessverbesserung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
- Coordinate the content and client success teams under the Founder's direction, growing into full ownership and management of both as trust builds
- Set the operating rhythm. Chase deliverables, track client health, elevate issues, ensure SLAs are met
- Run the operational backbone so the Founder can focus on growth
- Track and flag operational issues before they reach the Founder's desk
- Drive the rollout of new tools, processes, and team initiatives
- Shadow and observe how the Founder and the teams spend their time, week by week
- Map every recurring task, decision point, and workflow across sales, recruiting, ops, content, client success, and finance admin
- Document each one as a clear, repeatable SOP, including triggers, steps, tools used, decision criteria, and handoff points
- Build a central SOP library that is searchable, maintained, and version-controlled
- Apply process‑improvement principles (Six Sigma, Lean, or equivalent) to identify waste, reduce variation, cut cycle time, and improve quality
- Measure before and after. Show the numbers
- Identify which workflows can be delegated or automated with AI agents
- Turn the business from a set of habits living in the Founder's head into a documented, measurable system
- Manage the Founder's inbox across Outsourced Staff and Conversational AI. Triage, draft replies, send under direction, elevate what needs his eyes
- Run his calendar. Book meetings, defend his focus time, send reminders, prep him for what's next
- Attend meetings with the Founder. Take notes, capture decisions and actions, own the follow-through
- Daily and weekly check‑ins covering priorities, deals in motion, follow‑ups due, and blockers
- Post‑meeting summaries drafted and sent within one to two hours of a call ending
- Sales proposals drafted and sent the same day if a request comes through before noon
- Follow up warm leads by phone when they go quiet. Typically five calls per week
- Keep Hub Spot hygienically moving. Update deal stages, log activity, flag stale deals, ensure leads are in follow‑up sequences
- Pull together pre‑call briefs so the Founder walks into every meeting prepared
- Default to Claude as your primary AI tool. Training will be provided on Claude, Claude Projects, prompt engineering, and the internal AI stack
- Use AI to draft, summarise, research, and prep faster on everything you touch
- Build and maintain light agents and automations under the Founder's direction
- Spot repetitive tasks and propose an AI‑assisted way to handle them
Requirements
- 5+ years in operations, with real experience supporting a founder, CEO, or business owner directly
- Background in an outsourcing, BPO, or support services business. You understand how service delivery actually works behind the scenes
- Formal process‑improvement certification (Six Sigma Green or Black Belt, Lean, or equivalent) AND a track record of running initiatives that moved measurable numbers (cycle time, defect rate, cost, SLA performance)
- A genuine systems thinker. You see a messy workflow and instinctively want to document, measure, and improve it
Genuinely fascinated, actively learning, and excited to spend a chunk of your week building and refining AI workflows. (We provide the training.
- You bring the hunger.)
- Experience coordinating or managing teams, with the appetite to take full ownership of them
- Confident across Google Workspace, Hub Spot, and Loom
- Strong written and spoken English. You can match the Founder's tone in his emails and hold your own on a call or in a meeting
- Comfortable picking up the phone and making warm follow‑up calls without being pushed
- Sharp judgement on what needs the Founder's attention now, what can wait, and what you can handle yourself
- Proactive. You finish things, you do not just flag them
- Calm under pressure and comfortable with the pace of a founder‑led business
- Able to work AU business hours (AEST, 9:00 AM to 6:00 PM) on the Australian public holiday calendar
- Reliable high-speed internet and a professional dual‑monitor home office setup.
- #J-18808-Ljbffr
Operations Manager – Chief of Staff to the Founder, AI-First Arbeitgeber: Jobtailor
Als Global Director B2B – Business Development bei uns profitieren Sie von einer dynamischen und innovativen Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und Kreativität setzt. Wir bieten Ihnen nicht nur attraktive Vergütungsmodelle und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten, sondern auch die Chance, in einem internationalen Team zu arbeiten, das Vielfalt und persönliche Entwicklung fördert. Unsere Unternehmenskultur legt großen Wert auf Flexibilität und Work-Life-Balance, sodass Sie Ihre Karriereziele in einem unterstützenden Umfeld erreichen können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Operations Manager – Chief of Staff to the Founder, AI-First erhalten könntest
✨Meetups und Branchenevents besuchen
In der Unternehmensführung sind persönliche Kontakte oft entscheidend. Mach mit bei Branchenevents oder Netzwerktreffen in deiner Region – das könnte die perfekte Gelegenheit sein, um mit jemandem von Jobtailor ins Gespräch zu kommen und deine Ambitionen zu zeigen!
✨Engagiere dich in Fachkreisen
Schau nach Verbänden oder Foren, die sich mit Unternehmensführung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen. Vielleicht siehst du ja auch eine Stelle bei Jobtailor über diese Netzwerke!
✨Bewirb dich direkt auf unserer Website
Wir bei StudySmarter speichern alle unsere Stellenangebote auf unserer Website. Schau regelmäßig vorbei und bewirb dich direkt über uns, damit du die besten Chancen hast, gesehen zu werden!
✨Erstelle ein starkes persönliches Online-Profil
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Erfolge in der Unternehmensführung klar darzustellen. Teile Inhalte, die deine Expertise zeigen, und interagiere mit anderen Führungspersönlichkeiten. So steigert sich deine Sichtbarkeit und du wirst für Jobtailor interessanter!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Operations Manager – Chief of Staff to the Founder, AI-First mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Führungskompetenzen!:Da du dich für eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele für deine Führungskompetenzen in deinem Lebenslauf und Anschreiben zu nennen. Denk an Projekte oder Teams, die du geleitet hast, und welche Erfolge du durch deine Führungsstärke erzielt hast. Das gibt Jobtailor einen klaren Eindruck von deinem Potenzial.
Zahlen lügen nicht – zeige Ergebnisse!:Unternehmensführung ist stark ergebnisorientiert. Verwende in deinem Lebenslauf quantitative Daten, um deine Leistungen zu untermauern. Vielleicht hast du den Umsatz eines früheren Unternehmens um X% gesteigert oder die Effizienz eines Teams verbessert. Zeige solche Erfolge, um Jobtailor zu überzeugen, dass du der richtige Kandidat bist!
Betone deine strategische Denkweise:In der Unternehmensführung ist es wichtig, strategisch zu denken. In deinem Anschreiben solltest du darauf eingehen, wie du strategische Entscheidungen getroffen hast und welche Methoden du genutzt hast, um anstehende Herausforderungen zu bewältigen. Das zeigt Jobtailor, dass du das nötige Rüstzeug für die Rolle mitbringst.
Sei authentisch und leidenschaftlich:Eine Vollzeitstelle in der Unternehmensführung erfordert Engagement und Leidenschaft. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du bei Jobtailor arbeiten möchtest und was dich an der Unternehmensvision begeistert. Authentizität kommt gut an und kann den Unterschied machen, also bring deine Persönlichkeit zum Ausdruck!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobtailor vorbereitet
✨Mach deine Hausaufgaben: Kenntnis der Branche
Informiere dich über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Unternehmensführung. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für wichtige Themen hast, wie zum Beispiel Change Management oder Teamentwicklung – das kann dir helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.
✨Dein Führungstil im Fokus
Bereite dich darauf vor, deinen eigenen Führungsstil zu erläutern und welche Tools oder Methoden du verwendest, um dein Team zu motivieren und zu führen. Das kann alles von agilen Methoden bis hin zu Coaching-Techniken sein – sei bereit, diese konkret zu erläutern.
✨Den Mehrwert für Jobtailor betonen
Überlege dir konkrete Beispiele aus der Vergangenheit, wie du in früheren Positionen Probleme gelöst oder Verbesserungen erzielt hast. Das zeigt nicht nur deine Erfahrung, sondern auch, wie du einen konkreten Mehrwert für Jobtailor schaffen kannst.
✨Networking und Beziehungen aufbauen
Nutze die Gelegenheit während des Interviews, um Netzwerke aufzubauen. Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken. Dies zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich in der Rolle wohlzufühlen.
