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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Personalabteilung und organisiere Büroabläufe in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: home4students bietet seit über 60 Jahren günstige Wohnmöglichkeiten für Studierende in Österreich.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flache Hierarchien, Sozialleistungen und regelmäßige Teamevents.
- Warum dieser Job: Trage aktiv zur Förderung junger Menschen bei und erlebe eine entspannte Arbeitsatmosphäre.
- Gewünschte Qualifikationen: Idealerweise kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Verwaltung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst befristet, mit Möglichkeit auf Verlängerung oder dauerhafte Anstellung.
Mein Name ist Sabine Özen – ich bin bei home4students für alle Personalangelegenheiten und die Büroorganisation in unserer Zentrale im 9. Bezirk in Wien zuständig. Wir sind ein gemeinnütziger Studierendenheimträger und schaffen seit über 60 Jahren für junge Menschen optimale Rahmenbedingungen für ihr Studium. In Wien, Graz, Salzburg, Klagenfurt und Innsbruck bieten wir günstiges Wohnen in verschiedenen Formen für mehr als 2.500 Studierende an.
Meine Kollegin startet im Juni in ihre Babypause und daher suche ich ab 12. Mai 2025 eine*n Assistentin*en für die Personalabteilung und die Büroorganisation (m/w/x) 1090 Wien, Sensengasse 2b (Vollzeit 38,5 Wochenstunden), damit unser kleines Team wieder komplett ist. Die Stelle ist zunächst für ca. 1,5 Jahre als Karenzvertretung befristet – eine Verlängerung bzw. dauerhafte Anstellung ist abhängig vom Arbeitsmodell meiner jetzigen Kollegin nach der Karenz durchaus möglich.
Wenn du einen abwechslungsreichen Job mit echtem Sinn suchst und einen wertvollen Beitrag zur Förderung junger Menschen leisten möchtest, bist du bei uns gut aufgehoben!
- deine „Basis“ ist die Personalabteilung – du unterstützt mich bei der Vorbereitung der Lohnverrechnung, die vom Steuerberater durchgeführt wird, bei der Abwicklung von Ein- und Austritten und bei der Verwaltung der Personalakten (Datenpflege in der Personalsoftware BMD und Ablage)
- du hältst unsere Vertragsdatenbank immer auf dem neuesten Stand
- du unterstützt unsere Sicherheitsvertrauensperson bei der Arbeitsplatzevaluierung
- du organisierst diverse Firmenveranstaltungen (Weihnachtsfeier, Betriebsausflug etc.) und sorgst dafür, dass immer genug „Goodies“ (Kaffee, Tee etc.) im Büro vorhanden sind
- du bist verantwortlich für die Abstimmung der Büroreinigung mit der externen Reinigungsfirma
- du empfängst Besucher und verwaltest die Besprechungszimmer (Terminplanung, Vorbereitung von Meetings etc.)
- du kümmerst dich um die Aus- und Eingangspost und betreust das Telefon und das zentrale E-Mail-Postfach
- du bist als Unterstützung zur Stelle, sollte es bei anderen Abteilungen in der Zentrale zu Engpässen kommen
Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und bringst Erfahrung im Bereich Verwaltung/Organisation mit. Du sprichst und schreibst perfekt Deutsch und kannst auch gut auf Englisch kommunizieren. Der Umgang mit MS-Office ist für dich kein Problem. Du bist dir der Vertraulichkeit und Verschwiegenheit, die diese Stelle mit sich bringt, bewusst. Deine Stärken liegen im organisatorischen und administrativen Bereich. Du arbeitest sehr genau und selbständig, kannst dich aber auch sehr gut in ein Team einfügen.
Wir bieten:
- eine gute und entspannte Arbeitsatmosphäre
- sinnvolle, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben in einer NPO
- eine zuverlässige Arbeitgeberin
- ein engagiertes, sympathisches und humorvolles Team
- die Vorteile flacher Hierarchien
- verschiedene Sozialleistungen zusätzlich zum Gehalt (z.B. Lebensmittelgutscheine)
- Social Events wie Betriebsausflug und Weihnachtsfeier
- ein Bruttomonatsgehalt für 38,5 Wochenstunden in Höhe von € 2.734,-.
Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation Arbeitgeber: Jobtraffic
Kontaktperson:
Jobtraffic HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Werte und die Mission von home4students. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Bedeutung der Unterstützung junger Menschen verstehst und bereit bist, einen positiven Beitrag zu leisten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Veranstaltungen organisiert oder administrative Aufgaben effizient erledigt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Teamfähigkeit, indem du über Erfahrungen sprichst, in denen du gut mit anderen zusammengearbeitet hast. Betone, wie wichtig dir eine gute Arbeitsatmosphäre ist und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Position und dem Unternehmen zeigen. Frage nach den Herausforderungen, die in der Personalabteilung anstehen, und wie du dabei helfen kannst, diese zu meistern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent (m/w/x) für die Personalabteilung und die Büroorganisation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über home4students und deren Mission. Verstehe die Werte und Ziele des Unternehmens, um in deiner Bewerbung zu zeigen, dass du gut zur Unternehmenskultur passt.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Assistent*in in der Personalabteilung wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im administrativen Bereich.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Stelle interessierst und wie du zur Förderung junger Menschen beitragen möchtest. Gehe auf spezifische Aufgaben ein, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbung von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung, da dies in einer administrativen Rolle besonders wichtig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobtraffic vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du in der Personalabteilung und Büroorganisation übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle viel Teamarbeit erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit effektiv im Team gearbeitet hast. Betone deine Fähigkeit, dich gut in ein bestehendes Team einzufügen.
✨Kommunikationsfähigkeiten hervorheben
Da du sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch kommunizieren musst, bereite dich darauf vor, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest auch einige Fragen auf Englisch beantworten, um deine Fähigkeiten zu zeigen.
✨Vertraulichkeit betonen
Mach deutlich, dass du dir der Vertraulichkeit und Verschwiegenheit bewusst bist, die mit der Arbeit in der Personalabteilung einhergeht. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Informationen umgegangen bist.
