Project Management Officer (m/w/d)

Sie möchten ein zentrales Transformations- und Digitalisierungsprojekt der ETH Zürich aktiv mitgestalten und dabei den Überblick behalten, wenn es komplex wird? Im Projekt „Digital Campus (DC) – Lehrbetrieb“ treiben Sie gemeinsam mit einem engagierten Team die Einführung eines neuen Campus-Management-Systems und die Weiterentwicklung digitaler Prozesse voran. In Ihrer Rolle im Projekt-Office sorgen Sie dafür, dass Planung, Steuerung und Zusammenarbeit effizient funktionieren – und leisten damit einen direkten Beitrag zur Zukunft des Hochschulbetriebs.

Ab sofort bzw. nach Vereinbarung suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die als Project Management Officer (PMO) das Projekt mit seinen sechs Teilprojekten organisatorisch und administrativ unterstützt. Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet und kann jährlich auf bis zu insgesamt 3,5 Jahren verlängert werden.

In dieser vielseitigen Funktion halten Sie die organisatorischen Fäden zusammen und sorgen für Struktur, Transparenz und reibungslose Abläufe im Projekt:

• Sie planen, koordinieren und organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen für ein Projektteam mit rund 40 Mitarbeitenden.
• Sie bereiten Meetings vor, begleiten diese aktiv und stellen eine strukturierte Nachbereitung sicher (inkl. Protokollen, Entscheidungsgrundlagen und AI-gestützter Zusammenfassungen).
• Sie koordinieren die projektbezogene Infrastruktur sowie Zugriffsrechte in Tools wie Jira, Confluence, SharePoint und MS Teams.
• Sie strukturieren, pflegen und optimieren die digitale Ablage sowie Templates und Projektdokumentationen.
• Sie unterstützen die Projektkoordination sowie die Projektleitung proaktiv in organisatorischen und administrativen Belangen und tragen so wesentlich zur effektiven Steuerung des Gesamtprojekts bei.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern im Projekt- und Hochschulumfeld.
• Sie unterstützen Rekrutierungen, Beschaffungen sowie das Onboarding von Projektmitarbeitenden.
• Sie leisten First-Level-Support bei Tool-Fragen und sorgen für pragmatische Lösungen im Arbeitsalltag.
• Sie entwickeln bestehende Prozesse weiter und bringen aktiv Ideen zur Optimierung digitaler Arbeits- und Kommunikationsabläufe ein.

Profil

Sie sind eine strukturierte, lösungsorientierte Persönlichkeit mit nachgewiesener praktischer Erfahrung im PMO und Freude an komplexen Projektlandschaften:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Projektmanagement (z. B. HERMES, IPMA, Scrum).
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Organisation und Koordination von Projekten, bevorzugt im digitalen oder technologischen Umfeld einer Hochschule.
• Sicherer Umgang mit Jira, Confluence und Microsoft 365.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige, präzise und zuverlässige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in agilen und hybriden Projektstrukturen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie stilsicheres Formulieren von Protokollen und Managementunterlagen.

Wir bieten

• Eine spannende Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Projekt.
• Mitarbeit in einem kollegialen und motivierten Team.
• Flexible Arbeitszeiten, zentraler Arbeitsplatz sowie moderne Arbeitsumgebung und die Nutzung neuester digitaler Tools.
• Raum für Eigeninitiative, Ideen und persönliche Weiterentwicklung.

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig. Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.