Administrative Assistenz für die Abteilung Klimaphysik (w/m/d)

Wir suchen eine gut organisierte, zuverlässige und proaktive Persönlichkeit zur Verstärkung unseres Instituts als Administrative Assistenz für die Abteilung Klimaphysik. In dieser zentralen Rolle arbeiten Sie im Herzen einer führenden wissenschaftlichen Abteilung und stellen die reibungslose Koordination des Tagesgeschäfts sicher. Gleichzeitig ermöglichen Sie es dem Direktor und den Mitarbeitenden der Abteilung, sich auf exzellente Forschung im Bereich der Klimaphysik zu konzentrieren.

IHRE AUFGABEN

• Steuerung des Terminkalenders, der Korrespondenz und der Prioritäten des Direktors zur Sicherstellung eines effizienten Zeitmanagements
• Organisation und Strukturierung der täglichen Abläufe mit einem hohen Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Weitblick
• Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Reiseplanung, Buchungen und Koordination der Spesenabrechnung
• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen dem Direktor, der Abteilung sowie internen und externen Partnern
• Koordination von Besprechungen, Kommunikationsprozessen und internen Abläufen zur Unterstützung des Abteilungsbetriebs
• Pflege und Weiterentwicklung administrativer Strukturen der Abteilung, einschließlich Dokumentation, Ablage und zweisprachiger Korrespondenz (Deutsch/Englisch)
• Planung, Organisation und Unterstützung von Abteilungs- und institutionellen Veranstaltungen
• Vorbereitung und - bei Bedarf - Teilnahme an Besprechungen sowie Erstellung prägnanter Protokolle
• Verwaltung von Mailinglisten, Betreuung von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds
• Selbstständige Übernahme von Sonderaufgaben mit dem Ziel, die Leitungsebene proaktiv zu entlasten
• Souveräner Umgang mit sensiblen und komplexen Sachverhalten
• Unterstützung bei der Planung, Überwachung und Koordination der Abteilungsbudgets

IHR PROFIL

• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und mit hoher Präzision sowie Diskretion.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Euro-Sekretär:in, Fremdsprachenkorrespondent:in oder in einem kaufmännischen bzw. administrativen Bereich sowie über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsfunktionen.
• Sie verfügen über Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau (zwingend erforderlich) sowie über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind versiert im Umgang mit gängiger Bürosoftware und digitalen Tools sowie administrativen Systemen.
• Zu Ihren Stärken zählen Zuverlässigkeit, Diskretion und Engagement, ergänzt durch ausgeprägte soziale Kompetenz und Serviceorientierung.
• Sie handeln eigenständig, behalten dabei die Prioritäten der Leitungsebene im Blick und überzeugen durch ein sicheres Urteilsvermögen.

UNSER ANGEBOT

• Wir bieten eine zweijährige befristete Teilzeitstelle (50 % oder mehr) mit vielfältigen und spannenden Aufgaben in einem dynamischen, interdisziplinären Forschungsumfeld.
• Eine offene, kollegiale Arbeitskultur mit flachen Hierarchien und sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten.
• Perspektivisch - vorbehaltlich des Stellenplans - die Möglichkeit einer unbefristeten Weiterbeschäftigung in der Assistenz der Direktion.
• Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund, E9a, je nach Qualifikation) und umfasst umfassende Sozialleistungen.
• Darüber hinaus bieten wir eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung (VBL) an.
• Das Institut liegt zentral und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.
• Mitarbeiter profitieren von einem attraktiven Zuschuss zum Deutschland-Jobticket.
• Wir bekennen uns zu Vielfalt und Chancengleichheit und begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.
• Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zur Telearbeit und Unterstützung bei der Kinderbetreuung tragen zu einer gesunden Work-Life-Balance bei.

WIE GEHT ES WEITER?

Wenn Sie eine Position suchen, die organisatorische Exzellenz mit Sinnhaftigkeit und der Nähe zu internationaler Spitzenforschung verbindet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal.

Die Vorstellungsgespräche sind für den 27. - (Mi./Do.) geplant.

ÜBER UNS

Das Max-Planck-Institut für Meteorologie (MPI-M) ist ein multidisziplinäres Zentrum für Klima- und Erdsystemforschung mit Sitz in Hamburg. Es zählt zu den weltweit führenden Forschungsinstituten im Bereich der Klimawissenschaften.

Für inhaltliche Rückfragen steht Ihnen Angela Gruber gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung nicht an diese E-Mail-Adresse. Die Bewerbungsunterlagen (nur als PDF) müssen über dieses Online-Bewerbungssystem eingereicht werden.