Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen - Die Autobahn GmbH des Bundes

Standort(e): 57250 Netphen

Unternehmen: Niederlassung Westfalen

Entgeltgruppe: E8

Fachbereich: Administration & Sekretariat

Erfahrungsniveau: Berufserfahrene

Vertrag: Befristet

Gemeinsam. Sicher. Mobil. Die Autobahn GmbH des Bundes ist seit dem als Betreiberin einer der größten und vielfältigsten Infrastrukturen für rund 13.200 Autobahnkilometer verantwortlich. Jeder Autobahnkilometer muss am Schreibtisch finanziert, geplant und eingekauft sowie mit Personal versorgt und juristisch begleitet werden. Als Arbeitgeberin bieten wir ein spannendes Umfeld, Raum für persönliche und berufliche Entfaltung sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte.

Zur Unterstützung unseres Teams in der Außenstelle Netphen suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (m/w/d) der Außenstellenleitung. Die Stelle ist befristet für die Dauer einer Elternzeit, voraussichtlich bis Ende 2027.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine.
• Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll.
• Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher.
• Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor.
• Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich.
• Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten- und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten.

Das sollten Sie mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation
• Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung
• Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen

Das wäre wünschenswert:

• SAP-Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung
• Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen
• Kenntnisse im Veranstaltungs- oder Sitzungsmanagement

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz
• Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft
• Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Die Vergütung erfolgt gemäß der o. g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal. Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Für Fragen im Zusammenhang mit der angebotenen Stelle steht Ihnen Herr Samuel Freund, Leiter der Außenstelle Netphen, zur Verfügung. Für Fragen zum Bewerbungsprozess kontaktieren Sie gerne Frau Christiane Wallenhorst, Personalbereich.

Unsere Benefits:

• Sicherheit & Fairness: Als Unternehmen des Bundes bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und Chancengleichheit in einem wertschätzenden Team.
• Familie & Freizeit: Verbinden Sie Arbeit, Familie und Freizeit - dank flexibler Arbeitszeiten und Unterstützung in unterschiedlichen Lebenslagen.
• Persönliche Mobilität: Ob Jobticket, hybrides Arbeiten oder persönliche Weiterbildung - mit uns kommen Sie voran.
• Finanzielle Vorteile: Mit vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge denken wir auch Ihre Zukunft mit.
• Gesundheit: Angebote wie ergonomische Arbeitsplätze oder Lebenslagencoaching stellen den Menschen in den Mittelpunkt.

Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.