Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, koordiniere Termine und unterstütze bei Besprechungen.
- Unternehmen: Die Autobahn GmbH des Bundes - ein sicherer Arbeitgeber mit spannenden Projekten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Jobticket und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Sichere Arbeitsplätze und Chancengleichheit für alle Bewerber.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Autobahn und arbeite in einem wertschätzenden Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Büroorganisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Standort(e): 57250 Netphen
Unternehmen: Niederlassung Westfalen
Entgeltgruppe: E8
Fachbereich: Administration & Sekretariat
Erfahrungsniveau: Berufserfahrene
Vertrag: Befristet
Gemeinsam. Sicher. Mobil. Die Autobahn GmbH des Bundes ist seit dem als Betreiberin einer der größten und vielfältigsten Infrastrukturen für rund 13.200 Autobahnkilometer verantwortlich. Jeder Autobahnkilometer muss am Schreibtisch finanziert, geplant und eingekauft sowie mit Personal versorgt und juristisch begleitet werden. Als Arbeitgeberin bieten wir ein spannendes Umfeld, Raum für persönliche und berufliche Entfaltung sowie eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte.
Zur Unterstützung unseres Teams in der Außenstelle Netphen suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (m/w/d) der Außenstellenleitung. Die Stelle ist befristet für die Dauer einer Elternzeit, voraussichtlich bis Ende 2027.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine.
- Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll.
- Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher.
- Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor.
- Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich.
- Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten- und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten.
Das sollten Sie mitbringen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation
- Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung
- Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen
Das wäre wünschenswert:
- SAP-Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung
- Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen
- Kenntnisse im Veranstaltungs- oder Sitzungsmanagement
Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:
- Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz
- Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft
- Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
Die Vergütung erfolgt gemäß der o. g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.
Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal. Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.
Für Fragen im Zusammenhang mit der angebotenen Stelle steht Ihnen Herr Samuel Freund, Leiter der Außenstelle Netphen, zur Verfügung. Für Fragen zum Bewerbungsprozess kontaktieren Sie gerne Frau Christiane Wallenhorst, Personalbereich.
Unsere Benefits:
- Sicherheit & Fairness: Als Unternehmen des Bundes bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und Chancengleichheit in einem wertschätzenden Team.
- Familie & Freizeit: Verbinden Sie Arbeit, Familie und Freizeit - dank flexibler Arbeitszeiten und Unterstützung in unterschiedlichen Lebenslagen.
- Persönliche Mobilität: Ob Jobticket, hybrides Arbeiten oder persönliche Weiterbildung - mit uns kommen Sie voran.
- Finanzielle Vorteile: Mit vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge denken wir auch Ihre Zukunft mit.
- Gesundheit: Angebote wie ergonomische Arbeitsplätze oder Lebenslagencoaching stellen den Menschen in den Mittelpunkt.
Gemeinsam Großes bewegen: Ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei der Arbeit stehen für uns im Mittelpunkt. Wir glauben an den Erfolg von divers aufgestellten Teams mit unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven, Erfahrungen und Fähigkeiten. Daher begrüßen wir ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung. Dies schließt die besondere Berücksichtigung schwerbehinderter Menschen bei gleicher Eignung ein.
Die Details zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten sowie zu Ihren Rechten gemäß DSGVO finden Sie unter diesem Link.
Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen - Die Autobahn GmbH des Bundes gesucht Arbeitgeber: Jobware
Die Autobahn GmbH des Bundes bietet als Arbeitgeberin in Netphen ein sicheres und wertschätzendes Arbeitsumfeld, das Raum für persönliche und berufliche Entfaltung schafft. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Gesundheitsangeboten und der Möglichkeit zur persönlichen Weiterbildung fördern wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das gemeinsam an der Zukunft der Autobahn arbeitet und dabei auf Diversität und respektvollen Umgang setzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen - Die Autobahn GmbH des Bundes gesucht erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Autobahn GmbH zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei der Autobahn GmbH arbeiten oder Kontakte haben. Empfehlungen können oft Türen öffnen, die sonst verschlossen bleiben.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Autobahn GmbH, ihre Projekte und Werte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zum Team beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Karriereportal! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell bearbeitet wird.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) Außenstellenleitung Netphen - Die Autobahn GmbH des Bundes gesucht mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Assistenz der Außenstellenleitung bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nimm Bezug auf die Aufgaben und Anforderungen aus der Stellenbeschreibung. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den geforderten Kompetenzen passen. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen!
Bewirb dich über unser Karriereportal!:Vergiss nicht, dich über unser Karriereportal zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobware vorbereitet
✨Informiere dich über die Autobahn GmbH
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Autobahn GmbH des Bundes verschaffen. Schau dir ihre Projekte, Werte und die Rolle der Außenstelle Netphen an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite dich auf typische Aufgaben vor
Da die Stelle viel mit Büroorganisation, Protokollführung und Reisekostenabrechnung zu tun hat, solltest du dir Gedanken machen, wie du diese Aufgaben angehen würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine SAP-Kenntnisse
Falls du Erfahrung mit SAP hast, sei bereit, darüber zu sprechen. Bereite konkrete Beispiele vor, wie du SAP in der Rechnungsbearbeitung oder Kostenrechnung genutzt hast. Wenn du keine Erfahrung hast, zeige deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten.
✨Zeige deine soziale Kompetenz
In der Assistenz ist es wichtig, gut mit anderen zu kommunizieren und im Team zu arbeiten. Bereite Beispiele vor, die deine sozialen Fähigkeiten und dein Verhandlungsgeschick zeigen. Sei offen und freundlich, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
