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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Akten und unterstütze das Bürgermeisteramt in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Die Landeshauptstadt Stuttgart bietet spannende Karrieremöglichkeiten im öffentlichen Dienst.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsmanagement und ein kostenloses Deutschlandticket warten auf dich!
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abschluss im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis zum 21.04.2025 über unser Online-Portal einreichen.
Wir suchen Sie für das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stellen sind in Teilzeit und sowohl befristet (50 % bis voraussichtlich 31.05.2026) als auch unbefristet (70 % ab 01.07.2025) zu besetzen.
Die Hauptaktei im Sachgebiet Informationsservice der Abteilung Allgemeiner Service des Haupt- und Personalamts verwaltet die laufenden Akten des Bürgermeisteramts. Zudem sind wir die Posteingangsstelle des Oberbürgermeisters und der Bürgermeister/-innen.
Ein Job, der Sie begeistert:
- Sie registrieren Vorgänge nach Aktenplan.
- Sie versenden die registrierten Vorgänge und legen diese ab.
- Sie führen die Termin- und Aktenüberwachung für den laufenden Schriftverkehr durch.
- Sie recherchieren zu verschiedenen Sachverhalten.
- Sie tragen aktiv dazu bei, dass sämtliche Akten des Bürgermeisteramtes zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Ihr Profil, das zu uns passt:
- einen Abschluss im mittleren Verwaltungsdienst bzw. in einem anerkannten dreijährigen Verwaltungsberuf (Verwaltungsfachangestellte/-r oder Abschluss Erste Prüfung nach der Entgeltordnung) alternativ einen Ausbildungsabschluss im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation mit Bezug zur Verwaltung.
- Fachwissen über den organisatorischen Aufbau und die Abläufe einer Stadtverwaltung ist von Vorteil.
- fundierte Kenntnisse in dem oben genannten Aufgabengebiet bzw. zu Themen wie Aktendigitalisierung und Dokumentenmanagementsystemen wären wünschenswert.
- gute EDV-Kenntnisse.
- teamorientierte und freundliche Persönlichkeit, die sich durch eine sorgfältige Arbeitsweise auszeichnet.
- sicheres Auftreten und gute Umgangsformen.
Freuen Sie sich auf:
- eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem tollen, kollegialen Team.
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle.
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus.
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote.
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV.
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung.
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich.
- vergünstigtes Mittagessen.
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Besoldungsgruppe A 9 / Entgeltgruppe 8 TVöD.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Mitarbeiter/-in Hauptaktei (m/w/d) Arbeitgeber: Jobware
Kontaktperson:
Jobware HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter/-in Hauptaktei (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Strukturen der Stadtverwaltung Stuttgart. Ein gutes Verständnis der internen Prozesse kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch gezielt zu zeigen, wie du zur Effizienz des Teams beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Nutze Netzwerke oder Plattformen, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Stadtverwaltung in Kontakt zu treten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Tipps für das Vorstellungsgespräch.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Teamfähigkeit und deinem Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des Bewerbungsprozesses dein Interesse an persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung. Informiere dich über den BildungsCampus und überlege, welche Fortbildungen für dich interessant sein könnten, um deine Eignung für die Stelle zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter/-in Hauptaktei (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt. Betone insbesondere deine Kenntnisse im Bereich Verwaltung und Dokumentenmanagement.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Gehe auf deine Teamfähigkeit und sorgfältige Arbeitsweise ein.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 21.04.2025 über das Online-Bewerbungsportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobware vorbereitest
✨Informiere dich über die Stadtverwaltung
Es ist wichtig, dass du ein gutes Verständnis für die Struktur und die Abläufe der Stadtverwaltung hast. Recherchiere im Vorfeld, wie das Haupt- und Personalamt organisiert ist und welche Aufgaben es hat. Dies zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die geforderten Fähigkeiten und Kenntnisse besitzt. Besonders relevant sind Erfahrungen in der Aktenverwaltung oder im Dokumentenmanagement.
✨Zeige Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Da die Stelle eine teamorientierte Arbeitsweise erfordert, solltest du während des Interviews betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast. Gute Umgangsformen und ein sicheres Auftreten sind ebenfalls entscheidend.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Nutze die Gelegenheit, um nach den Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung zu fragen. Dies zeigt, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist und bereit bist, dich weiterzuentwickeln.
