Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Büroalltag und sei die erste Anlaufstelle für alle.
- Unternehmen: Jung von Matt AG, eine kreative Agentur mit einem offenen und einladenden Umfeld.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit einem dynamischen Team und Raum für persönliche Entwicklung.
- Weitere Informationen: Wir schätzen Vielfalt und ermutigen alle, sich zu bewerben.
- Warum dieser Job: Sei das Herz unserer Agentur und gestalte ein positives Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Starke organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung im Büromanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Sie sind das Herz unseres Empfangsbereichs in unserem Agenturbüro im Karolinenviertel und der erste Ansprechpartner, die gute Seele und der organisatorische Anker in einem. Mit Ihrem starken Gespür für Menschen und Ihrer smarten, selbstbewussten Art sorgen Sie dafür, dass Kollegen, Kunden, Bewerber und Partner sich vom ersten Moment an willkommen fühlen. Ob spontane Besucher, ein klingendes Telefon oder Lieferchaos: Sie behalten den Überblick, denken voraus und vertreten unsere Agentur auf professionelle, aber dennoch persönliche Weise.
Ihr Profil
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem starken Sinn für Priorisierung und Zeitmanagement
- Hohe Serviceorientierung und ein professionelles, freundliches Auftreten
- Sichere Handhabung von MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und gängigen Bürowerkzeugen
- Erfahrung im Büromanagement, in der Teamassistenz oder in administrativen Rollen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
- Diskretion und ein starkes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
- Resilienz und Flexibilität in einem schnelllebigen Agenturumfeld
Die Aufgaben
- Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner
- Koordination von Meetings und Terminen, einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung
- Unterstützung von Teams und Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Kostenverwaltung
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Pflege der Büroinfrastruktur
- Koordination externer Dienstleister (z.B. Reinigung, IT, Wartung)
- Unterstützung interner Veranstaltungen, Workshops und agenturweiter Aktivitäten
- Pflege von Listen, Datenbanken und internen Übersichten
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Büroprozessen und internen Arbeitsabläufen
Über uns
Wir suchen Talente, die neue Ideen einbringen. Menschen mit frischen Perspektiven, die den Status quo herausfordern. Bewerben Sie sich! Unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Fähigkeiten, Alter, sexueller Orientierung oder Religion. Wir ermutigen insbesondere Frauen, Schwarze und POC-Personen, Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, neurodivergente Personen, queere Individuen sowie ältere oder jüngere Bewerber, jüdische Menschen, Muslime und Mitglieder anderer Religionen oder Glaubenssysteme zur Bewerbung. Bei Jung von Matt ist Platz für Sie. Unsere Räumlichkeiten sind noch nicht vollständig barrierefrei für Menschen mit Behinderungen, aber wo immer es physische oder andere Barrieren gibt, werden wir gemeinsam Lösungen finden.
Office Manager (m/f/d) Arbeitgeber: Jobware
Jung von Matt AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und inklusive Arbeitsumgebung in Hamburg bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einem kreativen Teamgeist fördert das Unternehmen frische Ideen und Perspektiven. Die Position des Office Managers (m/w/d) ermöglicht es Ihnen, in einem unterstützenden Umfeld zu arbeiten, in dem Ihre organisatorischen Fähigkeiten geschätzt werden und Sie aktiv zur Verbesserung interner Abläufe beitragen können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/f/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Unternehmenskultur oder den täglichen Abläufen. Das zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Jung von Matt. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen guten Eindruck hinterlassen, bevor du dich offiziell bewirbst. Wir lieben es, wenn Bewerber sich aktiv informieren!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Agentur und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen der Stelle passen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Persönlichkeit durchscheinen zu lassen – wir suchen nach frischen Ideen und neuen Perspektiven!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du dich bewirbst, zeig uns deine Persönlichkeit! Wir suchen nach Menschen mit frischen Ideen und einem einzigartigen Ansatz. Lass uns wissen, was dich motiviert und warum du der perfekte Office Manager für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtlicher Lebenslauf und ein prägnantes Anschreiben machen einen guten Eindruck!
Sprich unsere Sprache!:Da wir in einem internationalen Umfeld arbeiten, ist es wichtig, dass du sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch kommunizieren kannst. Achte darauf, dass deine Bewerbung in beiden Sprachen klar und verständlich ist, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, nutze bitte unser Online-Bewerbungsformular auf unserer Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobware vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über die Agentur und ihre Werte. Schau dir die Website an, lies über aktuelle Projekte und überlege dir, wie du mit deinen Fähigkeiten zur Unternehmenskultur passen könntest.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine exzellenten organisatorischen Fähigkeiten zeigen. Denk an Situationen, in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast oder wie du in stressigen Momenten einen kühlen Kopf bewahrt hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Übe deine Kommunikationsfähigkeiten, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Sei bereit, Fragen zu beantworten und deine Gedanken klar und strukturiert zu präsentieren, um zu zeigen, dass du ein echter Teamplayer bist.
✨Zeige deine Flexibilität
Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen in einem dynamischen Umfeld zu sprechen. Erkläre, wie du dich an Veränderungen anpassen kannst und welche Strategien du nutzt, um in einem schnelllebigen Büroalltag erfolgreich zu sein.
