Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und unterstütze die interne Kommunikation im Gesundheitsbereich.
- Unternehmen: Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel mit einem Fokus auf Life Sciences.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet mit guten Verkehrsanbindungen.
- Warum dieser Job: Trage zur Gesundheit der Gesellschaft bei und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in medizinischer Dokumentation oder vergleichbar, gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Gesundheit. Wir suchen für unser Referat Z3 „Beschaffung und Logistik“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement. Das Referat Z3 ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.
Ihre Aufgaben:
- Betreuung zentraler E‑Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
- Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
- Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
- Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
- Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
- Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
- Kenntnisse über Registratursysteme und ‑formen
- Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
- Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
- Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift
Unser Angebot: Ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist zum Zwecke der Elternzeitvertretung mit Sachgrund voraussichtlich befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD bewertet. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, keine Kernarbeitszeiten), hybrides Arbeiten (max. 60 % remote), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.
Ihre Bewerbung: Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlussurkunden & Arbeitszeugnisse) übermitteln Sie bitte ausschließlich über unser Bewerberportal unter Angabe der JobID 1467. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Larissa Jasmin Blank.
Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement Arbeitgeber: Jobware
Das Paul-Ehrlich-Institut bietet als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst eine herausragende Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitszeiten, hybriden Arbeitsmodellen und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten. Die zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet sorgt für eine hervorragende Erreichbarkeit, während die Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie ein umfassendes Gesundheitsmanagement das Wohlbefinden der Mitarbeiter in den Fokus rücken. Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem bedeutenden Bereich der biomedizinischen Forschung zu arbeiten und aktiv zur Gesundheit der Gesellschaft beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Auswahlprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Paul-Ehrlich-Instituts auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Branche hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, deine Unterlagen vollständig und ordentlich einzureichen, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und persönliche Ansprache, um deine Motivation für die Stelle zu verdeutlichen. Erzähl uns, warum du genau bei uns im Paul-Ehrlich-Institut arbeiten möchtest.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentriere dich auf relevante Erfahrungen und Qualifikationen, die zur Stelle passen. Wir wollen schnell sehen, was du drauf hast!
Belege deine Fähigkeiten:Nutze konkrete Beispiele, um deine Kenntnisse im Dokumentenmanagement und in der medizinischen Dokumentation zu belegen. Zeig uns, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und erfüllst.
Bewerbung über unser Portal:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerberportal einzureichen! Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen nicht verloren gehen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobware vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Paul-Ehrlich-Institut verschaffen. Informiere dich über deren Aufgaben, insbesondere im Bereich der Impfstoffe und biomedizinischen Arzneimittel. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Dokumentenmanagement und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Sprich die geforderten Qualifikationen an
Achte darauf, während des Interviews auf die spezifischen Anforderungen einzugehen, wie z.B. deine Kenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung oder deine IT-Anwendungskenntnisse. Das hilft, deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen im Referat Z3 oder zu den Möglichkeiten der Weiterbildung sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
