Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und unterstütze die interne Kommunikation im Gesundheitsbereich.
- Unternehmen: Paul-Ehrlich-Institut, eine führende Institution im Bereich Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und umfassende Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten und ein engagiertes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Trage zur Gesundheit der Gesellschaft bei und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in medizinischer Dokumentation oder vergleichbar.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Gesundheit. Wir suchen für unser Referat Z3 „Beschaffung und Logistik“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement. Das Paul-Ehrlich-Institut ist eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt.
Das Referat Z3 ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.
Ihre Aufgaben
- Betreuung zentraler E‑Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
- Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
- Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
- Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
- Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
- Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
- Kenntnisse über Registratursysteme und ‑formen
- Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
- Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
- Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift
Unser Angebot
Ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung. Das Beschäftigungsverhältnis ist zum Zwecke der Elternzeitvertretung mit Sachgrund voraussichtlich befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E7 TVöD bewertet. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Ihre Bewerbung
Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlussurkunden & Arbeitszeugnisse) übermitteln Sie bitte ausschließlich über unser Bewerberportal unter Angabe der JobID 1467. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an Larissa Jasmin Blank.
Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement gesucht Arbeitgeber: Jobware
Das Paul-Ehrlich-Institut bietet als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst eine herausragende Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitszeiten, hybriden Arbeitsmodellen und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten. Die zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet sorgt für eine hervorragende Erreichbarkeit, während die Förderung der Gleichstellung und Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein positives Arbeitsklima schafft. Zudem profitieren Mitarbeiter von attraktiven Sozialleistungen wie Betriebsrente und Gesundheitsmanagement.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement gesucht erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Auswahlprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Paul-Ehrlich-Instituts auf LinkedIn. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar einen guten Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch leidenschaftlich an der Mission des Instituts interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren und alle relevanten Informationen klar darzustellen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung (m/w/d) im Dokumentenmanagement gesucht mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende dein Anschreiben, um deine Motivation und Begeisterung für die Stelle zu zeigen. Erzähl uns, warum du genau bei uns im Paul-Ehrlich-Institut arbeiten möchtest und was dich an der Sachbearbeitung im Dokumentenmanagement reizt.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Stelle passen. Denk daran, dass wir einen strukturierten und gut lesbaren Lebenslauf schätzen, der uns schnell zeigt, was du drauf hast!
Zeugnisse nicht vergessen:Vergiss nicht, alle wichtigen Unterlagen beizufügen! Deine Abschlussurkunden und Arbeitszeugnisse sind entscheidend, um uns ein vollständiges Bild von deinem Werdegang zu geben. Achte darauf, dass alles gut lesbar und in einem gängigen Format ist.
Bewerbung über unser Portal:Reiche deine Bewerbung unbedingt über unser Bewerberportal ein! So stellst du sicher, dass wir alles richtig erhalten und deine Unterlagen schnell bearbeitet werden. Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich vielleicht bald im Team zu haben!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jobware vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Paul-Ehrlich-Institut verschaffen. Informiere dich über deren Aufgaben, insbesondere im Bereich der Impfstoffe und biomedizinischen Arzneimittel. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Stelle.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Dokumentenmanagement und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Sprich die geforderten Qualifikationen an
Achte darauf, während des Interviews auf die spezifischen Anforderungen der Stelle einzugehen. Wenn du Kenntnisse in Registratursystemen oder Erfahrung im Dokumentenmanagement hast, bringe diese aktiv zur Sprache. Das hilft, deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Englischkenntnisse nicht vergessen
Da die Kommunikation mit externen Kunden überwiegend in Englisch stattfindet, sei bereit, auch auf Englisch zu antworten. Übe einige Fachbegriffe und Sätze, die du im Gespräch verwenden könntest, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
