Vorstandsassistenz & Büromanagement (m/w/d)

Wir sprechen mittelständisch.

Seit über 80 Jahren ist die genossenschaftliche nordwest-Gruppe erfolgreich am Markt tätig und hat sich mit ausgeprägter Servicementalität den Bereichen Finanzdienstleistungen und Fischumschlag verschrieben. Als SVG unterstützen wir aus Hamburg heraus unsere Gesellschaften mit verlässlichen Prozessen, kurzen Entscheidungswegen und einer wertschätzenden Kultur. Bei uns zählt Miteinander: offen, pragmatisch, auf Augenhöhe.

Die Unternehmensgruppe lebt diese zwölf Werte:

• Wertschätzung - Wir schätzen den Wert jedes Einzelnen
• Gesundheit - Ohne gesunde Wurzel kein blühender Baum
• Teamgeist - Hand in Hand für unsere Werte
• Finanzstärke - Eine solide Basis als Mittel zum Erfolg
• Vertrauen - Wir behalten das Vertrauen - egal was kommt
• Humor - Lachen verbindet
• Qualität - Gute Qualität aus Tradition
• Wachstum - Mutig neue Wege gehen
• Ehrlichkeit - Wir können nicht alles, aber wir können ehrlich
• Zuverlässigkeit - Wir stehen zu unserem Wort
• Ins Handeln kommen - gedacht - geplant - gemacht
• Kommunikation - Reden und Handeln mit Herz

Für unseren Standort in Hamburg suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation nicht nur beherrscht, sondern lebt: vorausschauend, verbindlich, diskret und mit Freude daran, dem Vorstand den Rücken freizuhalten.

Deine Aufgaben:

• Als Vorstandsassistenz & Büromanagement unterstützt du die Vorstände im operativen Tagesgeschäft und sorgst für strukturierte Abläufe, Transparenz, verlässliche Organisation und eine professionelle Außenwirkung.
• Du koordinierst die Kalender der Vorstände und planst Termine, Reisen, Veranstaltungen sowie interne und externe Abstimmungen im Umfeld des Vorstands und der Unternehmensgruppe.
• Du bereitest Meetings, Gremiensitzungen und Unternehmensformate organisatorisch vor und nach, inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollierung und Nachhalten vereinbarter Maßnahmen.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen und bereitest Informationen strukturiert und adressatengerecht auf.
• Du behältst organisatorische Themen, Fristen, Wiedervorlagen und offene Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass Themen zuverlässig weiterverfolgt werden.
• Du übernimmst zentrale Aufgaben im Büromanagement und arbeitest dabei eng mit internen Fachbereichen sowie externen Dienstleistern zusammen, z. B. bei Büromaterialien, Werbemitteln, Vorlagen oder organisatorischen Sonderthemen.
• Du unterstützt bei Projekten, Sonderthemen und klar definierten Arbeitspaketen, übernimmst eigenständig Recherchen und bereitest Beschluss- und Arbeitsgrundlagen vor.
• Du fungierst als verlässliche Schnittstelle zwischen Vorstand, Unternehmensbereichen, externen Partnern und Dienstleistern.
• Kurz gesagt: Du hältst dem Vorstand den Rücken frei, bringst Struktur in vielfältige Themen und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten konkrete Ergebnisse werden.

Dein Profil:

• Du passt zu uns, wenn du Organisation liebst, Prioritäten setzen kannst und auch dann souverän bleibst, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen.
• Du hast ein Studium, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst erste Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, Projektkoordination, im Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle mit - idealerweise im Mittelstand.
• Du arbeitest sicher mit digitalen Arbeits- und Organisationstools wie MS Teams, Outlook und weiteren Projekt- oder Office-Tools.
• Du hast Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungsvorlagen oder bringst die Fähigkeit mit, Informationen strukturiert aufzubereiten.
• Du organisierst Termine, Veranstaltungen und Abläufe mit Blick fürs Detail.
• Du bringst ein Grundverständnis für IT-nahe Fragestellungen mit.
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und gut auf Englisch.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B.

Was dich persönlich auszeichnet:

• Du hast Empathie, Fingerspitzengefühl und ein souveränes Auftreten.
• Du arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und proaktiv.
• Du denkst mit, erkennst Zusammenhänge schnell und handelst eigenverantwortlich.
• Du bist diskret, zuverlässig und serviceorientiert.
• Du kannst dich durchsetzen, ohne die Augenhöhe zu verlieren.
• Du behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du hast Freude daran, Menschen, Themen und Informationen zusammenzubringen.

Das bieten wir Dir:

• Flexibles Arbeiten mit Gleitzeit und Option auf gelegentlich mobiles Arbeiten.
• Ein modernes Arbeitsumfeld in Hamburg mit kurzen Entscheidungswegen.
• Eine Kultur, in der Feedback, Unterstützung und Weiterentwicklung gelebt werden.
• Betriebliche Krankenversicherung als Zusatzversicherung.
• Betriebliche Altersvorsorge mit intelligenter Ausgestaltung.
• Zuschuss zum Deutschlandticket.
• 30 Urlaubstage sowie Heiligabend und Silvester frei.
• Eigener Mitarbeiterparkplatz.
• Kostenlose Getränke.
• Ein wertschätzendes Miteinander in einer Unternehmensgruppe, die Tradition, Pragmatismus und Zukunftsorientierung verbindet.

Neugierig? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Sende Deine Unterlagen mit Gehaltswunsch und möglichem Starttermin an: Joana Kommerowski, Telefon: Straßenverkehrs-Genossenschaft nordwest eG.