Wir suchen: Bewirtschaftungskoordinatorin / Bewirtschaftungskoordinator (w/m/d)

Der Regionalbereich Ost der Sparte Wohnen besteht aus zwei Kundencentern. Beide Kundencenter bestehen aus jeweils 4 Serviceteams und einem gemeinsamen Bewirtschaftungs- und Betriebskostenteam. Dieses Bewirtschaftungs- und Betriebskostenteam bewirtschaftet ca. 10.000 Wohneinheiten. Die Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) - Anstalt des öffentlichen Rechts - ist eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbeimmobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich - mit der Wohnungsfürsorge - um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiersentwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht Kundencenter und 29 Serviceteams.

Unsere gesellschaftliche und unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn- und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich Wohnen auf eine nachhaltige Quartiersentwicklung, CO2-freie Wärme zu bezahlbaren Preisen, Barriere-Reduzierung, Digitalisierung und natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit.

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

• Koordinierung im Bereich Bewirtschaftung
• Strukturierung der Liegenschaft in SAP (BALIMA) zur Schaffung von Nebenkostenabrechnungsstrukturen zur Buchung, Ablastung und Abrechnung von Betriebskosten sowie Datenqualitätsmanagement
• Qualitätssicherung der Simulation zur Nebenkostenabrechnung hinsichtlich ihrer Richtigkeit einschließlich der Veranlassung von Umbuchungen und Korrekturen sowie Festlegung des Datums zur Sollstellung eines Guthabens oder einer Nachforderung
• Koordination und Sicherstellung einer fristgerechten Abrechnung der Betriebskosten
• Bearbeitung von Betriebskostenabrechnungen mit komplexen Sachverhalten
• Zuarbeiten bei der Bearbeitung von Widersprüchen/ Beschwerden sowie Klärung von Mieteranfragen zur Nebenkostenabrechnung
• Zentrale Ansprechperson für die Bewirtschafter*innen im Zuständigkeitsbereich
• Ansprechperson für die regionale Leitungsebene und die Abteilung Servicebereich der Zentrale, u. a. zur Klärung schwieriger Sachverhalte
• Ansprechperson/Schnittstelle für Energieausschreibungen, Steuerung der Energielieferverträge, Mitwirkung und Unterstützung von komplexen Ausschreibungsverfahren sowie Sicherstellung der erforderlichen, fristgerechten Meldungen des Zuständigkeitsbereich
• Bewirtschaftung von Wohnliegenschaften
• Zusammenstellung von Unterlagen für Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung sowie Vertragscontrolling, Kontraktpflege (SAP), Bestellungs- und Direktabruf
• Einholen von Angeboten und Ergebnisaufstellung (freihändige Vergabe) sowie Vorbereitung von formellen Ausschreibungen und Beschaffungen einschließlich Vorbereitung der Auftragsvergabe
• Erstellen von Leistungsverzeichnissen für Bewirtschaftungsverträge (z. B. Verträge für Bewachung, Grünflächenpflege, Winterdienst) sowie für das Abfallmanagement (Versorgungs- und Entsorgungsverträge) und über Wartungen und Prüfungen
• Durchführung der Betriebskostenabrechnung in Abstimmung mit externen Dienstleister*innen sowie Ansprechperson für die Mieterschaft
• Zusammenstellung der für die Fremdabrechnung relevanten Daten zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen
• Erfassung, Überprüfung und Meldung der Zählerstände für Strom, Gas, Wasser usw.
• Ansprechperson für Versorgungs- und Entsorgungsunternehmen sowie sonstiger Dienstleister*innen im Rahmen der Bewirtschaftung
• Zusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen Servicepersonals
• Entgegennahme von Stör- und Mängelmeldungen in Abstimmung mit dem Baumanagement und Vertragsmanagement
• Vorbereitung Versicherungsfallbearbeitung, systemseitige Belegerstellung
• Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten in den Wohnliegenschaften
• Betriebskostenrelevante Bearbeitung bei Übernahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraumoffensive in Abstimmung mit dem Vertragsmanagement
• Rechnungs‑ /Bestellprüfung und Durchführung der Stammdatenpflege
• Vornahme der sog. Vorverteilung als Vorbereitung zur BK-Abrechnung

Was erwarten wir?

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Immobilienkauffrau/ Immobilienkaufmann oder Kauffrau/Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft
• Grundlegende betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse und Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft, insbesondere der Heiz- und Nebenkostenabrechnung, von Vorteil
• Gute Anwendungskenntnisse der IT‑Standardanwendungen (Microsoft Office)
• Kenntnisse in SAP wünschenswert oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Kunden‑ /adressatenorientiertes Verhalten
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
• Gutes Urteilsvermögen
• Führerschein der Fahrerlaubnisklasse B/3
• Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraftfahrzeugen

Was bieten wir?

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich online bis zum 12. Juli 2026 über die zentrale Bewerbungsplattform INTERAMT.

Haben Sie noch Fragen? Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Geisthardt gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Sorge.

Hinweise: Die Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Bei gleicher Eignung werden Frauen nach dem Bundesgleichstellungsgesetz vorrangig berücksichtigt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen und stellen diese bei gleicher Eignung bevorzugt ein.