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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Studiengänge und Prüfungen, berate Studierende und Lehrende.
- Arbeitgeber: Die Kunsthochschule Mainz ist die einzige Kunsthochschule in Rheinland-Pfalz mit einem kreativen Fokus.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Jobticket im Rhein-Main Gebiet und umfangreiche Personalentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kleinen, dynamischen Teams und erlebe abwechslungsreiche Aufgaben in der Kunstwelt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen sind willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Kunsthochschule Mainz an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) ist die einzige Kunsthochschule des Landes Rheinland-Pfalz. Sie bietet die Studiengänge Freie Bildende Kunst (Diplom/Meisterschüler*innen) und Lehramt Bildende Kunst (Bachelor und Master of Education) an. Die Kunsthochschule zeichnet sich durch ihre Konzentration auf rein künstlerische Fächer sowie durch hohe Kollegialität, Flexibilität und medienübergreifende Kooperationen aus.
Die Kunsthochschule bildet ca. 180 Studierende in zwei Studiengängen aus. Zur Aufnahme in das Studium muss eine Eignungsprüfung bestanden werden. Die Tätigkeit im Studienbüro umfasst die Bereiche Studien-, Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement. Das Studienbüro ist Teil des kleinen Verwaltungsteams bestehend aus Rektoratssekretariat, Rektoratsassistenz und Geschäftsführung.
Ihre Aufgaben
- Planung, Koordination und Verwaltung von Studiengängen und der Modulprüfungen in modularisierten (Bachelor-/Master-) Studiengängen sowie der Abschlussprüfungen in allen Studiengängen
- Überprüfung von Zulassungsvoraussetzungen und Verwaltung der Prüfungsunterlagen von Prüfungsteilnehmer*innen, z.B.:
- Einzelfallentscheidungen über Zulassung oder Nichtzulassung von Studierenden
- Unterschriftsreife Vorbereitung von Entscheidungen über Anerkennung externer Prüfungsleistungen
- An- und Abmeldung von Prüfungsteilnehmer*innen gemäß den rechtlichen Vorgaben
- Sicherstellen der ordnungsgemäßen Zulassung zu Lehrveranstaltungen im Sinne des Prüfungsrechts, insbesondere:
- Sicherstellen rechtzeitiger und vollständiger Information von Studierenden und Lehrenden in sämtlichen Fragen des Lehrveranstaltungsmanagements
- Abstimmen mit den zuständigen Prüfungsämtern hinsichtlich Anerkennung / Anrechnungsfähigkeit erforderlicher Studien- / Prüfungsleistungen
- Beratung und Information von Studierenden und Lehrenden
- Freigabe, Veröffentlichung und Überprüfung der Noten in CampusNet
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
- Erfahrung im Verwaltungsbereich, insbesondere in einer öffentlichen Verwaltung (idealerweise an einer Hochschule in der Wissenschaftsverwaltung)
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1-Niveau) und Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau) in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der Beratung und Informationsweitergabe in deutsch und englisch
- Fundierte Anwendungskenntnisse mit dem MS-Office-Paket
- Kenntnisse in Studienmanagementsystemen, bspw. CampusNet, bzw. Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
- Gute Kenntnisse über den Aufbau modularisierter Bachelor-/Master-Studiengänge im deutschen Hochschulsystem sind von Vorteil
- Selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe soziale Kompetenz im Umgang mit Studierenden sowie Mitarbeitenden
Bewerbungen von Personen mit anderen zum Anforderungsprofil passenden Abschlüssen oder Qualifikationen sind ebenfalls willkommen.
Wir Bieten Ihnen
- Mit- und Zusammenarbeit in einem kleinen Team an unserer Kunsthochschule mit interessanten Tätigkeitsinhalten und viel Abwechslung
- Jobticket wahlweise im gesamten Rhein-Main Gebiet
- Umfangreiche Personalentwicklungsangebote
- Flexible Arbeitszeitregelungen
Die Stelle wird nach EG 9b TV-L vergütet und ist ab dem 15.05.2025 unbefristet zu besetzen. Eine Besetzung mit zwei Teilzeitkräften ist möglich. Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen. Bewerbungen Älterer sind erwünscht. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt bis zum 04.04.2025, über unseren Button „Jetzt bewerben“ mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante (Arbeits-)Zeugnisse (ggf. mit deutscher Anerkennung)).
Für Fragen wenden Sie sich bitte an unser Rektoratssekretariat Frau Annika Singer, Tel: 06131/39-32122 oder E-Mail: rektorat(AT)uni-mainz.de.
Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) im Studienbüro Arbeitgeber: Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Kontaktperson:
Johannes Gutenberg-Universität Mainz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) im Studienbüro
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die Kunsthochschule Mainz und ihre Studiengänge. Verstehe die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen, die mit der Verwaltung von Studiengängen verbunden sind, um in einem Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Hochschule. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Verwaltungsmitarbeiter*innen geben, was dir helfen kann, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit Studierenden und Lehrenden zu erläutern. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich kommuniziert und Probleme gelöst hast, um deine soziale Kompetenz zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 4
Mach dich mit den gängigen Studienmanagementsystemen vertraut, insbesondere CampusNet. Wenn du bereits Kenntnisse hast, hebe diese hervor; wenn nicht, zeige deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten und neue Fähigkeiten zu erlernen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) im Studienbüro
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Verwaltungsmitarbeiter*in im Studienbüro wichtig sind.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Planung und Koordination von Studiengängen passen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen im Verwaltungsbereich hervor, insbesondere in der Hochschulverwaltung, und stelle sicher, dass deine Sprachkenntnisse klar ersichtlich sind.
Vollständige Bewerbungsunterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Unterlagen einreichst: Anschreiben, Lebenslauf und relevante (Arbeits-)Zeugnisse. Überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung über den Button 'Jetzt bewerben' einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Johannes Gutenberg-Universität Mainz vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben im Studienbüro
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Studienbüros, insbesondere über das Studien-, Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement. Zeige im Interview, dass du die Abläufe verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Kenntnisse über das Hochschulsystem
Bereite dich darauf vor, Fragen zu den modularisierten Bachelor- und Masterstudiengängen im deutschen Hochschulsystem zu beantworten. Ein gutes Verständnis dieser Strukturen wird dir helfen, deine Eignung für die Position zu unterstreichen.
✨Soziale Kompetenz betonen
Da der Umgang mit Studierenden und Mitarbeitenden eine zentrale Rolle spielt, solltest du Beispiele für deine soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeiten parat haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Personengruppen kommuniziert hast.
✨MS-Office und CampusNet Kenntnisse
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse im Umgang mit MS-Office und idealerweise auch mit Studienmanagementsystemen wie CampusNet hervorhebst. Wenn du noch keine Erfahrung mit CampusNet hast, zeige deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten.
