Human Resources Generalist

Als lokaler HR-Generalist für Deutschland werden Sie umfassende HR-Unterstützung für etwa 60 Mitarbeiter und Manager bieten. Sie sind der erste Ansprechpartner für die täglichen HR-Bedürfnisse, stellen die Einhaltung und Konsistenz der HR-Operationen sicher und arbeiten mit dem Geschäftsführer zusammen, um die Personalagenda lokal zu unterstützen und gleichzeitig die globalen/regionalen HR-Standards einzuhalten.

Wichtige Verantwortlichkeiten:

• Mitarbeiterlebenszyklus & HR-Operationen: Verwaltung aller Aktivitäten des Mitarbeiterlebenszyklus: Einarbeitung, Probezeit, Vertragsänderungen, Beförderungen, Versetzungen, Abwesenheiten und Offboarding.
• Vorbereitung und Verwaltung lokaler HR-Dokumente (z.B. Arbeitsbescheinigungen, Zertifikate, Bestätigungen) gemäß internen Standards und deutschen gesetzlichen Anforderungen.
• Pflege genauer Mitarbeiterdaten und HRIS-Daten; Sicherstellung der rechtzeitigen Verarbeitung von Änderungen und der Einhaltung der Datenschutzanforderungen.
• Verantwortung für lokale HR-Kalender und Prozesse (z.B. Probezeitbewertungen, jährliche Richtlinienbestätigungen) und Koordination mit HR-Operationen zur Prozessverbesserung.

• Mitarbeiterbeziehungen, Compliance & Betriebsratskoordination: Bereitstellung von täglicher Unterstützung für Mitarbeiter und Manager zu HR-Richtlinien, lokalen Praktiken und arbeitsrechtlichen Anfragen.
• Unterstützung bei Angelegenheiten der Mitarbeiterbeziehungen (z.B. Anwesenheit, Verhalten, Leistung, Beschwerden) durch Beratung von Managern, Dokumentation von Fällen und Zusammenarbeit mit HR-Operationen/HRBP/Rechtsabteilung nach Bedarf.
• Sicherstellung der lokalen Einhaltung deutscher Arbeitsgesetze und anwendbarer Tarifverträge; Unterstützung bei Audits und Beantwortung von behördlichen Anfragen nach Bedarf.
• Überwachung und Unterstützung des Abwesenheits- und Urlaubsmanagements (z.B. Krankheit, Elternzeit), Sicherstellung der entsprechenden Dokumentation und rechtzeitiger Kommunikation mit Lohn-/Anbieterpartnern.

• Gehaltsabrechnung, Leistungen & Anbieterkoordination: Lokale Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung und externen Anbietern: Validierung der monatlichen Gehaltsabrechnungseingaben (z.B. Neueinstellungen, Austritte, Gehaltsänderungen, Zulagen, Abwesenheiten) und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen.
• Unterstützung bei der Verwaltung von Mitarbeiterleistungen (Änderungen bei der Einschreibung, Anfragen, Lebensereignisse) und Sicherstellung der Einhaltung lokaler gesetzlicher Anforderungen.
• Koordination mit der Zentrale bezüglich der Berichterstattung über die Mitarbeiterzahl, Kostenstellenabstimmung und lokalen Verwaltungsthemen.

• Globale Mobilität: Verfolgung und Unterstützung lokaler Mobilitäts-/Umzugsthemen oder grenzüberschreitender Beschäftigung in Zusammenarbeit mit HR-Operationen und externen Beratern (falls zutreffend).
• Vorbereitung und Koordination von Visa-/Arbeitserlaubnisanträgen, Übertragungen von Arbeitserlaubnissen in Zusammenarbeit mit unserem lokalen Partner.
• Sicherstellung der lokalen Registrierung im Rathaus und Bereitstellung lokaler Anleitungen nach Bedarf.

• Rekrutierungsunterstützung & Einarbeitungserfahrung: Zusammenarbeit mit Talent Acquisition und einstellenden Managern, um einen reibungslosen Übergang vom Kandidaten zum Mitarbeiter und eine konsistente Einarbeitung sicherzustellen.
• Koordination der lokalen Einführung, obligatorischen Schulungen und Einarbeitungschecklisten; Feedback sammeln, um die Erfahrung neuer Mitarbeiter zu verbessern.

• Landespartnerschaft, Engagement & Kommunikation: Zusammenarbeit mit dem Country Manager zu lokalen Personalprioritäten (z.B. Engagementmaßnahmen, Kommunikation, Richtlinienumsetzungen) und Bereitstellung von Einblicken in Trends und Risiken.
• Unterstützung lokaler Initiativen (z.B. Wohlbefinden, Anerkennung, DEI-Aktivitäten), die mit der breiteren HR-Strategie übereinstimmen.
• Pflege lokaler HR-Inhalte und Kommunikation (FAQs, Leitfäden), um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Manager klare, zeitnahe Informationen haben.

• Berichterstattung, Datenqualität & kontinuierliche Verbesserung: Erstellung und Validierung lokaler HR-Berichte/Metriken (z.B. Mitarbeiterzahl, Fluktuation, Abwesenheit, Einarbeitungs-/Offboarding-Status) und Weitergabe von Erkenntnissen an HR-Operationen und den Country Manager.
• Identifizierung wiederkehrender Probleme und Vorschlag von Prozessverbesserungen zur Steigerung der Mitarbeitererfahrung, Compliance und operativen Effizienz.
• Unterstützung jährlicher HR-Zyklen (z.B. Vergütungsüberprüfungen, Verwaltung des Leistungszyklus) gemäß globalen Prozessen, um die lokale Einhaltung und Fristen sicherzustellen.

Erforderliche Qualifikationen & Erfahrungen:

• Nachgewiesene Erfahrung in einer generalistischen HR-Rolle in Deutschland, idealerweise mit Unterstützung einer kleinen bis mittelgroßen Mitarbeitergruppe.
• Fundierte Kenntnisse der Grundlagen des deutschen Arbeitsrechts und der HR-Verwaltungspraxis (z.B. Verträge, Abwesenheitsprozesse, Betriebsratsinteraktion, falls zutreffend).
• Erfahrung in der Koordination von Gehaltsabrechnungseingaben mit externen Gehaltsabrechnungsanbietern und der Verwaltung von Leistungen.
• Komfortable Arbeit in einer Matrixumgebung mit doppelten Berichtslinien und mehreren Stakeholdern.
• Erfahrung in der Nutzung von HRIS-Systemen und der Pflege hochwertiger Mitarbeiterdaten; starke Microsoft Office/Excel-Kenntnisse.
• Fließendes Deutsch und professionelles Englisch (schriftlich und mündlich).

Bildung & Zertifizierungen:

• Abschluss (oder gleichwertig) in Human Resources, Betriebswirtschaft, Recht oder einem verwandten Bereich.
• Relevante HR-Qualifikation/Zertifizierung ist von Vorteil (z.B. IHK HR-bezogene Zertifizierung oder vergleichbar).

Wichtige Kompetenzen:

• Serviceorientierte Denkweise mit starkem Fokus auf die Mitarbeitererfahrung.
• Gesunder Menschenverstand, Vertraulichkeit und Fähigkeit, sensible Themen diskret zu behandeln.
• Starke Stakeholder-Management- und Kommunikationsfähigkeiten über Kulturen und Ebenen hinweg.
• Organisiert und detailorientiert mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Denkweise zur kontinuierlichen Verbesserung; in der Lage, Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren.

Was Erfolg aussieht (erste 6–12 Monate):

• Reibungslose, konforme Durchführung der Kern-HR-Prozesse für Deutschland mit hoher Datenqualität und pünktlichen Gehaltsabrechnungseingaben.
• Vertrauensvolle Partnerschaft mit dem Geschäftsführer und Managern, die zeitnahe Anleitung und pragmatische Lösungen bietet.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung durch klare Kommunikation, reaktionsschnelle Unterstützung und optimierte lokale HR-Verwaltung.
• Effektive Zusammenarbeit mit HR-Operationen und anderen HR-Funktionen, um die Übereinstimmung mit globalen Standards zu gewährleisten und gleichzeitig lokale Anforderungen zu erfüllen.