Executive Assistant

At Johnson & Johnson glauben wir, dass Gesundheit alles ist. Unsere Stärke in der Gesundheitsinnovation ermöglicht es uns, eine Welt aufzubauen, in der komplexe Krankheiten verhindert, behandelt und geheilt werden, in der Behandlungen intelligenter und weniger invasiv sind und Lösungen persönlich sind.

Johnson & Johnson sucht derzeit einen Executive Assistant, um unser Administrative Management Office Team in Zug, Schweiz, zu verstärken. Wir suchen einen hochproaktiven, organisierten und strategischen Executive Assistant zur Unterstützung des Senior Director, Transcend PMO Lead. Diese Rolle dient als vertrauenswürdiger Geschäftspartner, der die effiziente Ausführung wichtiger Geschäftsprioritäten, die Unterstützung der Führungsteams und die Förderung der organisatorischen Effektivität in einem komplexen globalen Umfeld ermöglicht.

Der Executive Assistant wird umfassende Unterstützung auf Führungsebene bieten, kritische Geschäftsaktivitäten koordinieren, die Kommunikation zwischen mehreren Stakeholdern erleichtern und zum Erfolg strategischer Transformationsinitiativen beitragen. Die Rolle erfordert ein starkes Geschäftswissen, außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und die Fähigkeit, Bedürfnisse in einem schnelllebigen Umfeld vorherzusehen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Executive Support Leadership Enablement:
  • Verwaltung eines hochkomplexen und dynamischen Kalenders, um eine effektive Priorisierung von Verpflichtungen, Meetings und Geschäftsaktivitäten sicherzustellen.
  • Koordination von Führungsteamsitzungen, Governance-Foren und Executive Reviews.
  • Vorbereitung von Agenden, Briefing-Materialien, Präsentationen, Berichten und Kommunikationsunterlagen für Führungskräfte.
  • Verfolgung von Aktionspunkten, Entscheidungen und Follow-up-Aktivitäten, um eine zeitgerechte Ausführung sicherzustellen.
  • Agieren als wichtige Schnittstelle zwischen dem Senior Director und internen sowie externen Stakeholdern.
  • Umgang mit hochvertraulichen Informationen mit Professionalität und Diskretion.
  • Vorwegnahme von Geschäftsbedürfnissen und proaktive Identifizierung von Lösungen für Herausforderungen, bevor sie auftreten.
• Strategic Program PMO Support:
  • Unterstützung strategischer Transcend PMO-Initiativen und Transformationsaktivitäten.
  • Koordination von Projekten, Meilensteinen und Ergebnissen über funktionsübergreifende und globale Teams hinweg.
  • Pflege von Projektverfolgern, Governance-Dokumentationen und Executive Dashboards.
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Updates für die Führungsebene, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien.
  • Unterstützung von Change-Management- und Mitarbeiterengagement-Initiativen.
• Meeting, Event Communication Management:
  • Planung und Koordination von Führungssitzungen, Workshops, Off-Sites und globalen virtuellen Veranstaltungen.
  • Verwaltung der gesamten Logistik, einschließlich Agenden, Meeting-Materialien, Veranstaltungsorte, Reisevorbereitungen und Teilnehmerkommunikation.
  • Vorbereitung von Sitzungszusammenfassungen und Sicherstellung einer effektiven Nachverfolgung von Verpflichtungen und Maßnahmen.
  • Erstellung professioneller Kommunikations- und Präsentationsmaterialien, die mit den organisatorischen Zielen übereinstimmen.
• Travel Expense Management:
  • Koordination komplexer nationaler und internationaler Reisevorbereitungen.
  • Vorbereitung detaillierter Reisepläne und Reisedokumentationen.
  • Genaues und zeitgerechtes Bearbeiten von Spesenabrechnungen und Rückerstattungen.
  • Unterstützung von Besuchern und Mitgliedern des Führungsteams bei Reisevorbereitungen nach Bedarf.
• Financial Administrative Management:
  • Verwaltung von Bestellungen, Vendor-Onboarding, Rechnungsbearbeitung und Budgetverfolgung.
  • Unterstützung bei der Verwaltung von Event-, Reise- und Betriebskostenbudgets.
  • Sicherstellung, dass administrative Prozesse den Unternehmensrichtlinien und -verfahren entsprechen.
  • Identifizierung von Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen und Verbesserung der Effizienz.

Qualifikationen:

• Bildung Erfahrung:
  • Mindestens 5+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einer globalen Organisation.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Executive-Ebene in einem Matrixumfeld.
  • Hintergrund in Projektkoordination, PMO-Unterstützung, Geschäftsoperationen oder Transformationsprogrammen ist sehr wünschenswert.
  • Nachgewiesene Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams und Zeitzonen.
• Technische Fähigkeiten:
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite, einschließlich Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word und SharePoint.
  • Starke digitale Kompetenz und die Fähigkeit, neue Systeme und Technologien schnell zu erlernen.
  • Erfahrung mit Microsoft Copilot oder anderen KI-gestützten Produktivitätstools ist ein großer Vorteil.
• Kommunikations Interpersonelle Fähigkeiten:
  • Außergewöhnliche schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und im Beziehungsaufbau.
  • Fähigkeit, selbstbewusst und professionell mit allen Organisationsebenen zu kommunizieren.
  • Hohe Diskretion, Diplomatie und Geschäftssinn.
• Organisatorische Fähigkeiten:
  • Hervorragende Planungs-, Priorisierungs- und Multitasking-Fähigkeiten.
  • Starke Detailgenauigkeit und Engagement für Exzellenz.
  • Fähigkeit, mehrere konkurrierende Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.
  • Proaktive Denkweise mit starken Problemlösungsfähigkeiten.
  • Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und dabei Verantwortung und Eigenverantwortung zu zeigen.

Diese Rolle bietet die Möglichkeit, eng mit dem Senior Director, Transcend PMO Lead, zusammenzuarbeiten und eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung eines der wichtigsten Transformationsprogramme der Organisation zu spielen, während moderne, KI-gestützte Arbeitsweisen geformt werden. Die Position bietet auch die Flexibilität, an einem kollaborativen Netzwerk von Executive Assistants teilzunehmen und unterstützt flexible Arbeitsarrangements, die eine Kultur der Teamarbeit, Innovation und Integration von Berufs- und Privatleben fördern.

Erforderliche Fähigkeiten: Administrative Unterstützung, Kommunikation, Terminmanagement, Organisation, Problemlösung.
Bevorzugte Fähigkeiten: Geschäftliches Schreiben, Vertragsüberwachung, Kundenorientierung, Datenerfassung, Dokumentenmanagement, Handbücher, Microsoft Office, Büroverwaltung, organisatorisches Wissen, Präsentationsentwicklung, prozessorientiert, berufliche Ethik, Reiseplanung, Tippen.