Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d) in Ascheberg

EPM | Evers Project Management sucht Verstärkung

Teilzeit oder Vollzeit | unbefristete Festanstellung | Ascheberg

Mitgestalten. Organisieren. Bewegen.

EPM | Evers Project Management ist im Bereich Architektur und Baumanagement tätig – mit einem besonderen Schwerpunkt im Gesundheitswesen.

Unser Büro befindet sich aktuell im Aufbau. Und genau darin liegt eine besondere Chance: Wir suchen keine klassische Assistenz, die lediglich bestehende Abläufe verwaltet. Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die gemeinsam mit der Geschäftsführung professionelle Strukturen entwickelt, Organisation schafft und die weitere Entwicklung von EPM aktiv mitgestaltet.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, halten ihr im Tagesgeschäft den Rücken frei und werden gleichzeitig zu einer zentralen organisatorischen Schnittstelle für unser Büro, unsere Projekte und unsere Außendarstellung.

Ihre Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie eine vielseitige Position mit viel Eigenverantwortung:

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft.
• Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und übernehmen die professionelle Korrespondenz.
• Sie behalten laufende Vorgänge im Blick, koordinieren Aufgaben und sorgen dafür, dass wichtige Themen konsequent weiterverfolgt und abgeschlossen werden.
• Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichte und weitere Geschäftsunterlagen.
• Sie organisieren und strukturieren unseren Büroalltag und entwickeln gemeinsam mit der Geschäftsführung effiziente und verlässliche Abläufe.
• Sie koordinieren die Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Fachplanern, Dienstleistern und weiteren Projektbeteiligten.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation interner und externer Veranstaltungen.
• Sie wirken an unserer Außendarstellung mit und unterstützen bei Marketing, Unternehmenskommunikation und Social Media.
• Sie haben ein gutes Gespür für ansprechende Präsentationen, Texte, Bilder und einen professionellen Unternehmensauftritt.
• Sie bringen Ihre Erfahrung ein, etablieren verlässliche Strukturen und entwickeln diese mit dem Wachstum des Unternehmens weiter.

Das bringen Sie mit

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung im Bereich Office Management, Assistenz oder Organisation oder über eine vergleichbare Qualifikation.

Entscheidend ist für uns Ihre mehrjährige praktische Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder im eigenverantwortlichen Office Management. Sie kennen professionelle Büro- und Organisationsstrukturen aus der Praxis und wissen, wie man Abläufe sinnvoll aufbaut, koordiniert und zuverlässig am Laufen hält.

Besonders wichtig ist uns ein sehr sicherer und routinierter Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Digitale Anwendungen und moderne Arbeitsweisen sind für Sie selbstverständlich.

Darüber hinaus wünschen wir uns:

• eine sehr strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise,
• ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen,
• einen hohen Anspruch an Verbindlichkeit, Ordnung und nachvollziehbare Abläufe,
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten,
• ein professionelles und freundliches Auftreten,
• ein gutes Gespür für Gestaltung, Präsentationen und Außendarstellung,
• Interesse und idealerweise Erfahrung in den Bereichen Marketing, Social Media und Unternehmenskommunikation,
• Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben nicht nur zu erkennen, sondern konsequent bis zum Abschluss zu führen,
• absolute Zuverlässigkeit und Diskretion in der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

Erfahrungen aus der Architektur-, Bau-, Immobilien- oder Projektmanagementbranche sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Für uns zählt praktische Erfahrung: Sie wissen, wie gute Organisation funktioniert, denken vorausschauend und setzen Themen eigenständig und verlässlich um.

Was Sie bei EPM erwartet

Bei uns kommen Sie nicht in ein Unternehmen, in dem bereits alles seit Jahren festgeschrieben ist.

Sie kommen zu einem Zeitpunkt, an dem Sie mitgestalten können.

Unsere Strukturen und Prozesse entwickeln sich mit dem Unternehmen. Für Sie bedeutet das Gestaltungsspielraum, aber auch Verantwortung: Bestehende Abläufe müssen zuverlässig geführt und neue Strukturen dort geschaffen werden, wo das Wachstum sie erforderlich macht.

Dabei arbeiten Sie eng und direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Wir suchen eine erfahrene Unterstützung, die Themen proaktiv aufgreift, vorbereitet, strukturiert und verlässlich zum Abschluss bringt.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen:

• eine unbefristete Festanstellung in Teilzeit oder Vollzeit,
• flexible Arbeitszeiten,
• die Möglichkeit, nach Absprache zwischen unserem Büro in Ascheberg und dem Homeoffice zu wechseln,
• 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche,
• einen modernen Arbeitsplatz mit Firmenlaptop und Firmenhandy,
• individuelle Weiterbildung und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten,
• kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation,
• eigenverantwortliches Arbeiten mit echtem Gestaltungsspielraum,
• kostenlose Getränke und Snacks,
• kostenfreie Parkmöglichkeiten direkt am Büro,
• gemeinsame Teamaktivitäten und Firmenveranstaltungen,
• eine unkomplizierte und moderne Arbeitsatmosphäre.

Ihre Rolle bei EPM

In der Einarbeitung lernen Sie unsere Projekte, Geschäftspartner, Zuständigkeiten und bestehenden Abläufe umfassend kennen.

Auf dieser Grundlage übernehmen Sie schrittweise die organisatorische Steuerung Ihrer Verantwortungsbereiche. Dabei bringen Sie Ihre Berufserfahrung gezielt ein, etablieren sinnvolle und verlässliche Strukturen und sorgen für deren konsequente Umsetzung.

Ziel ist eine Zusammenarbeit, in der die Geschäftsführung sich auf funktionierende Abläufe verlassen kann und Sie Ihren Verantwortungsbereich zunehmend selbstständig führen.

Die Position soll mit dem Unternehmen und der übernommenen Verantwortung wachsen.

Interesse?

Wenn Sie Erfahrung mitbringen, gerne Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, Strukturen nicht nur zu verwalten, sondern professionell aufzubauen und weiterzuentwickeln, möchten wir Sie gerne kennenlernen.

Wir bauen nicht nur Projekte – sondern auch unser Unternehmen.

Werden Sie ein Teil davon.

EPM | Evers Project Management