Montagmorgen, 8:15 Uhr. Drei Rechnungen sind noch offen, ein Mandant braucht bis Mittag seine Unterlagen, das Telefon klingelt, und irgendwo liegt ein Vertrag, den heute jemand unterschreiben muss. Bei uns geht es um Unternehmer in Krisen. Für sie zählt jeder Tag. Deshalb suchen wir den Menschen, der dafür sorgt, dass bei uns im Hintergrund alles läuft, dass Dinge nachgehalten werden – und dass sie fertig werden.
Wer wir sind: Die UKMC eG begleitet seit über 20 Jahren Unternehmerinnen und Unternehmer durch Krise, Sanierung und Neustart: Insolvenzverfahren, Eigenverwaltung, StaRUG, Beratung und Mentoring. Gegründet von Ulrich Kammerer, „dem Unternehmer-Retter“. Ein kleines Team in Ettlingen, kurze Wege, viel Verantwortung, klare Haltung: Wir lassen niemanden allein.
Aufgaben
Kaufmännische Prozesse im Griff haben
- Rechnungen, Zahlungseingänge und offene Posten im Blick behalten, Mahnläufe begleiten
- Belege vorbereiten und mit Buchhaltung und Steuerberatung zusammenarbeiten
- Verträge, Vollmachten und Unterschriften nachhalten, bis alles vollständig ist
- Fristen und Wiedervorlagen verlässlich führen und nachhalten: bei Mandanten, Partnern und im eigenen Team – freundlich, aber hartnäckig, bis die Sache erledigt ist
Das Büro neu ordnen
- Abläufe, Ablage und Zuständigkeiten aufräumen und so einrichten, dass sie dauerhaft halten
- Unsere digitalen Werkzeuge (CRM, Buchhaltung, Dokumentenablage, Aufgabenplanung) sauber nutzen und mitgestalten
- Checklisten und kurze Anleitungen schreiben, damit Wissen nicht an einer Person hängt
Die gute Seele sein
- Erste Ansprechperson für Mandanten, Partner und Team – am Telefon, per Mail und vor Ort
- Ulrich Kammerer und das Team organisatorisch entlasten: Termine, Reisen, Korrespondenz
- Den Überblick behalten, wenn es hektisch wird, und freundlich bleiben, wenn es ernst ist
Qualifikation
Was Sie mitbringen
- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office- oder Backoffice-Management
- Sicherheit mit Zahlen, Rechnungen und offenen Posten
- Freude an Ordnung und den Ehrgeiz, Dinge nachzuhalten und abzuschließen, statt sie liegen zu lassen
- Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen; Erfahrung mit CRM- oder Buchhaltungssoftware ist ein Plus
- Gutes Deutsch in Wort und Schrift, Diskretion und ein ruhiges Auftreten
- Herz: Unsere Mandanten stecken oft in der schwersten Phase ihres Berufslebens. Ein freundliches Wort am Telefon macht für sie einen Unterschied.
Benefits
Was wir bieten
- Eine Aufgabe mit Sinn: Ihre Arbeit hilft Unternehmern, ihren Betrieb und ihre Existenz zu retten
- Gestaltungsspielraum: Sie bauen das Büro so auf, wie es gut funktioniert – mit unserer Rückendeckung
- Ein kleines, engagiertes Team und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Moderne digitale Ausstattung und kurze Entscheidungswege
- Arbeitsplatz in Ettlingen, Pforzheimer Straße 134
Wir freuen uns auf Sie.
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Office- & Backoffice-Management (m/w/d) in Ettlingen Arbeitgeber: JOIN
Hermès ist ein herausragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Genf eine inspirierende Arbeitsumgebung bietet, die von Eleganz und Exzellenz geprägt ist. Mit einem starken Fokus auf Kundenservice und Teamarbeit fördert das Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der persönlichen Entwicklung, während es gleichzeitig außergewöhnliche Mitarbeiterleistungen und kreative Ideen wertschätzt. Die Möglichkeit, Teil eines renommierten Luxusunternehmens zu sein, das für seine Werte und seine Hingabe an Qualität bekannt ist, macht Hermès zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im Einzelhandel anstreben.
