Auf einen Blick
- Aufgaben: Entlaste die Geschäftsführung und organisiere alles von Meetings bis Finanzunterlagen.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation.
- Vorteile: Verantwortung, abwechslungsreiche Aufgaben und moderne Arbeitsweisen mit digitalen Tools.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und ein respektvolles Arbeitsklima warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Organisationsgeschick, Diskretion und Erfahrung in Assistenz oder HR sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz
Du bist die Person, die den Überblick behält, bevor andere ihn brauchen.
Als Executive & Personal Assistant arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eine zentrale Rolle in den Bereichen Executive & Personal Assistance, Finance, HR und Administration.
Dabei geht es nicht darum, Aufgaben lediglich abzuarbeiten.
Du schaffst Struktur, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig, effizient und nachhaltig umgesetzt werden.
Du denkst mit, arbeitest vorausschauend und suchst selbstständig nach Lösungen.
Kurz gesagt: Du schaffst der Geschäftsführung den Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- Aufgaben
- Deine Aufgaben
- Geschäftsführungs- & persönliche Assistenz
- Organisation und Koordination von Kalendern, Meetings, Reisen und Terminen
- Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Korrespondenz
- Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Themen
- Koordination der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Aufbereitung relevanter Informationen und Entscheidungsgrundlagen
- Unterstützung bei vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Angelegenheiten
- Eigenständige Übernahme organisatorischer Themen im Tagesgeschäft
- Finance & Administration
- Unterstützung bei Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr
- Vorbereitung, Prüfung und strukturierte Ablage von Finanzunterlagen
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Dienstleistern
- Überwachung wichtiger administrativer und finanzieller Fristen
- Pflege einer strukturierten und aktuellen Dokumentation
- Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden
- Erstellung und Pflege von Personalunterlagen
- Unterstützung bei Arbeitsverträgen und administrativen HR-Prozessen
- Koordination von Urlauben und Abwesenheiten
- Vorbereitung relevanter Informationen für die Lohnabrechnung
- Ansprechpartner für organisatorische HR-Themen
- Prozesse & Digitalisierung
- Analyse bestehender Abläufe und kontinuierliche Weiterentwicklung
- Schaffung klarer Strukturen und effizienter Prozesse
- Vereinfachung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- Einsatz moderner digitaler Tools und KI im Arbeitsalltag
- Entwicklung und Umsetzung eigener Ideen zur Verbesserung von Effizienz und Zusammenarbeit
- Qualifikation
- Das bringst du mit
Du arbeitest gerne selbstständig, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast einen hohen Anspruch an Qualität.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die
- vorausschauend denkt und nicht auf jede Anweisung wartet
- sehr organisiert und strukturiert arbeitet
- zuverlässig ist und Verantwortung übernimmt
- sorgfältig mit Zahlen, Dokumenten und Fristen umgeht
- sich durch Diskretion und Vertrauenswürdigkeit auszeichnet
- professionell und verbindlich kommuniziert
- gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammenarbeitet
- sicher mit digitalen Tools und MS Office umgeht
- offen für KI und moderne Arbeitsweisen ist
- Probleme nicht nur erkennt, sondern Lösungen entwickelt
Erfahrung in Executive Assistance, Personal Assistance, Office Management, Finance oder HR ist von Vorteil.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir voraus.
Benefits
- Was dich erwartet
- Verantwortung statt Routine: Du übernimmst eine wichtige Vertrauensposition und arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen.
- Abwechslungsreiche Aufgaben: Kein Tag ist wie der andere. Du verbindest Organisation, Kommunikation, Finance, HR und operative Themen.
- Gestaltungsspielraum: Wir möchten nicht nur, dass du bestehende Abläufe verwaltest. Wir möchten, dass du sie besser machst.
- Moderne Arbeitsweise: Digitale Tools, Automatisierung und KI gehören für uns zu einer zeitgemäßen Arbeitsweise.
- Kurze Wege: Direkte Kommunikation, schnelle Entscheidungen und ein Umfeld, in dem deine Ideen gehört werden.
- Persönliche Entwicklung: Du erhältst die Möglichkeit, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und mit deinen Aufgaben zu wachsen.
- Vertrauen & Wertschätzung: Wir legen Wert auf Eigenverantwortung, Verlässlichkeit, gegenseitigen Respekt und eine langfristige Zusammenarbeit.
- #J-18808-Ljbffr
Executive & Personal Assistant (m/w/d) für die Geschäftsführung | Finance · HR · Administration in Freiburg im Breisgau Arbeitgeber: JOIN
Hermès ist ein herausragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Genf eine inspirierende Arbeitsumgebung bietet, die von Eleganz und Exzellenz geprägt ist. Mit einem starken Fokus auf Kundenservice und Teamarbeit fördert das Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der persönlichen Entwicklung, während es gleichzeitig außergewöhnliche Mitarbeiterleistungen und kreative Ideen wertschätzt. Die Möglichkeit, Teil eines renommierten Luxusunternehmens zu sein, das für seine Werte und seine Hingabe an Qualität bekannt ist, macht Hermès zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im Einzelhandel anstreben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive & Personal Assistant (m/w/d) für die Geschäftsführung | Finance · HR · Administration in Freiburg im Breisgau erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf JOIN aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch JOIN, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive & Personal Assistant (m/w/d) für die Geschäftsführung | Finance · HR · Administration in Freiburg im Breisgau mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei JOIN klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei JOIN vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie JOIN die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
