Adfinis ist ein international tätiges IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz, das derzeit weltweit rund 150 Mitarbeitende beschäftigt. Als Open-Source-Spezialisten treiben wir seit über 25 Jahren die digitale Transformation durch offene Standards und Technologien voran und gestalten eine Welt innovativer, nachhaltiger und resilienter IT-Lösungen, die auf zuverlässiger Open-Source-Technologie basieren.
Unser deutsches Team, bestehend momentan 5 Personen, arbeitet eng mit Kunden zusammen, um sie auf ihrem organisatorischen und technischen Weg in die Cloud-Native-Welt zu unterstützen. Wir konzipieren, bauen und betreiben kritische IT-Infrastrukturen unter Verwendung moderner Cloud-Native-Technologien.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Professional Back Office Specialist. In dieser Rolle übernimmst du das administrative und organisatorische Tagesgeschäft inklusive Finanz- und Personaladministration.
Aufgaben
Deine Aufgaben
Allgemeine Bürotätigkeiten
- Dokumente und Vorlagen bearbeiten, ablegen und verteilen
- Termine, Events und Reisetätigkeiten planen und organisieren
- eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten
- komplexe Themen umfassend dokumentieren
- Büromaterial beschaffen und verwalten
Finanzadministration
- Debitorenrechnungen in Zusammenarbeit mit Sales und Delivery erstellen, überprüfen, und bei Verzug einfordern
- eingehende Kreditorenrechnungen prüfen und bearbeiten
- interne Spesen und Kreditkartenabrechnungen validieren
- Finanzberichte erstellen (z.B. Verrechenbarkeit, Kostenstellen)
Personaladministration
- Personaldaten aktualisieren, mutieren und validieren
- Personalvorschriften anwenden und bei Bedarf anpassen
- Personaleintritte und -austritte administrativ begleiten
- Zeiterfassung und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitstage, etc.) handhaben
- HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren
- HR-Anfragen (z.B. Anstellungsbedingungen, Personalprozesse) bearbeiten
Qualifikation
Deine Expertise
- administrative Arbeitsabläufe gemäss Vorgaben umsetzen
- Finanzprozesse ausführen und kontrollieren
- Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben sicherstellen
Dein Profil
- 2 bis 5 Jahre Erfahrung im administrativen bzw. kaufmännischen Umfeld
- gutes Anwendungswissen in Personaladministration (HRM-Prozesse, Sozialversicherungen, Gehaltsabrechnung) und Finanzadministration (Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Berichterstellung)
- Deutsch- und Englisch-Kenntnisse auf C1-Niveau
Deine Soft-Skills
- Informationen klar vermitteln und aufmerksam zuhören
- im Team mitarbeiten und andere aktiv unterstützen
- zuverlässig arbeiten und Verantwortung übernehmen
- Themen selbstständig anpacken und Ideen beitragen
- Ziele und Arbeitsabläufe festlegen und Fortschritte überwachen
- an Veränderungen anpassen und mit Unklarheiten umgehen
- Aufgaben koordinieren und Informationen verteilen
Benefits
Unser Profil
- Wir bieten faire und transparente Löhne, die wir regelmäßig und proaktiv anpassen.
- Flexible Arbeitszeiten sind für uns ebenso selbstverständlich wie regelmäßiges Home-Office nach Absprache. Um dich beim mobilen Arbeiten zu unterstützen, erhältst du von uns zudem ein Deutschlandticket und eine Mobilfunkpauschale.
- Wir sind bodenständig, setzen auf solide Prozesse und treffen schnelle Entscheidungen.
- Wir unterstützen dich durch Soft-Skills-Trainings oder fachliche Weiterbildungen bei deiner professionellen Entwicklung.
- Du hast die Chance den Aufbau unseres deutschen Teams zu prägen und zu begleiten
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Felix Kronlage-Dammers, Country Manager, freut sich auf deine Bewerbung.
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Professional Back Office Specialist (80-100%, Hybrid) - ID260923 in München Arbeitgeber: JOIN
Hermès ist ein herausragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Genf eine inspirierende Arbeitsumgebung bietet, die von Eleganz und Exzellenz geprägt ist. Mit einem starken Fokus auf Kundenservice und Teamarbeit fördert das Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der persönlichen Entwicklung, während es gleichzeitig außergewöhnliche Mitarbeiterleistungen und kreative Ideen wertschätzt. Die Möglichkeit, Teil eines renommierten Luxusunternehmens zu sein, das für seine Werte und seine Hingabe an Qualität bekannt ist, macht Hermès zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im Einzelhandel anstreben.
