Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?
Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?
Dann passt diese Rolle zu dir.
Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.
Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.
Aufgaben Office- & Team-Support
Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
Finanzen & Administration
Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
HR & Teamevents
Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
Organisation von On- und Offboardings
Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
Marketingunterstützung
Pflege der Website (WordPress)
Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
Pflege des CRM-Systems
Qualifikation
Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte
Benefits Was dich bei Wonderwerk erwartet
Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund
Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation
Rahmenbedingungen:
All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt und kann bei entsprechender Eignung über dem vorgesehenen Rahmen liegen.
Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)
Unsere Kultur
Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.
Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.
Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.
Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?
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Office- & Teamassistenz (m/w/d) in Wien Arbeitgeber: JOIN
Hermès ist ein herausragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Genf eine inspirierende Arbeitsumgebung bietet, die von Eleganz und Exzellenz geprägt ist. Mit einem starken Fokus auf Kundenservice und Teamarbeit fördert das Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der persönlichen Entwicklung, während es gleichzeitig außergewöhnliche Mitarbeiterleistungen und kreative Ideen wertschätzt. Die Möglichkeit, Teil eines renommierten Luxusunternehmens zu sein, das für seine Werte und seine Hingabe an Qualität bekannt ist, macht Hermès zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im Einzelhandel anstreben.
