Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und schaffe eine einladende Atmosphäre für alle.
- Unternehmen: Innovatives Team in Berlin, das digitale Produkte für die Deutsche Bahn entwickelt.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Tage Urlaub und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Ein dynamisches Team mit vielen Teamevents und einer offenen Lernkultur.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv unsere Unternehmenskultur und arbeite in einem unterstützenden Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management oder vergleichbaren Rollen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 32100 - 46100 € pro Jahr.
Wer wir sind
Zur Verstärkung unseres 50-köpfigen Teams in Berlin-Moabit suchen wir ab sofort eine*n Office Manager*in (m/w/d) (Teil- oder Vollzeit, unbefristet). Jonas und der Wolf entwickelt komplexe Webapplikationen und digitale Produkte für die Deutsche Bahn. Mehr über uns erfährst Du auf www.jonasundderwolf.de.
Deine Aufgaben
Als Office Manager*in (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle in unserem Büro in Berlin Moabit. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag, schaffst eine einladende Atmosphäre im Büro für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für die richtige Ausstattung, damit Mitarbeitende sich wohlfühlen und arbeiten können. Du bist Teil des “Menschen & die Kultur”-Teams und arbeitest teilweise auch mit dem Infrastruktur-Team zusammen, zum Beispiel wenn es um das On-/Offboarding von Mitarbeitenden oder die technische Büroausstattung geht. Da der Fokus auf dem Büroalltag und den Mitarbeitenden liegt, ist diese Position größtenteils vor Ort in unserem Büro in Berlin Moabit angesiedelt.
Aufgabenbereiche
- Office Management
- Sicherstellung eines professionellen, einladenden physischen Arbeitsumfelds
- Steuerung des täglichen Bürobetriebes (Telefon, Büroausstattung, Bestellungen, Postein- und ausgang)
- Teamassistenz
- Zentrale*r Ansprechpartner*in für das Team, Dienstleister*innen, Gäste
- Aufbau und Pflege von vertrauensvollen Arbeitsbeziehungen
- Organisation
- Bestellungen von Arbeitsmaterialien, Bürozubehör, Snacks und Getränken
- Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen (ggf. inklusive Catering-Bestellungen)
- Verwaltung
- Dokumentation und Pflege interner Abläufe sowie relevanter Unterlagen
- Verwaltung und Organisation des Inventars (z.B. Arbeitsgeräte, Softwarelizenzen)
- Event Management
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Firmenevents (z.B. Weihnachtsfeier)
- HR & Kultur
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Unterlagenvernichtung, Fluchtwege, ergonomische Arbeitsplätze, etc.)
- Enge Zusammenarbeit mit “Menschen & die Kultur”-Kolleginnen, um unsere Unternehmenskultur aktiv zu gestalten
- Vorbereitende Buchhaltung
- Sammeln von Belegen und Übermittlung an die externe Buchhaltung (Erfahrungen mit “DATEV Unternehmen Online” von Vorteil)
- Sammeln von Informationen für die externe Buchhaltung für die Erstellung des Jahresabschlusses
Dein Profil
- Mind. 2 Jahre Berufserfahrung als Office Manager*in, Team Assistenz oder vergleichbare Rollen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
- Eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Maß an Eigeninitiative
- Erfahrungen in der Projektkoordination (z.B. Büroumzüge, Veranstaltungen)
- Erfahrung im Umgang mit Dienstleister*innen
- Freundliches, professionelles Auftreten und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Angebot
- Eine Rolle mit Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, unsere Organisation aktiv mitzugestalten
- Je nach Erfahrungsniveau (Intermediate bis Advanced) liegt die Gehaltsspanne zwischen 32.100-46.100 € brutto im Jahr
- Familienfreundliche Rahmenbedingungen: flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub (anteilig für Teilzeitbeschäftigungen) und zusätzliche Benefits wie Deutschlandticket und USC-Mitgliedschaft
- Regelmäßige Weiterbildungen, interne Formate für Lernen und Austausch sowie Teamevents, die ein gutes Miteinander stärken
- Ein Umfeld, dem dein Wohlbefinden wichtig ist, geprägt von konstruktiver Lernkultur, Offenheit und gegenseitiger Unterstützung
Über uns
Wir freuen uns über Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an jobs@jonasundderwolf.de und ein persönliches Kennenlernen. Deine Ansprechperson ist Louise Mitton. Wir berücksichtigen nur Bewerbungen für den Standort Berlin.
Office Manager*in (m/w/d) Arbeitgeber: Jonas und der Wolf
Jonas und der Wolf ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld in Berlin-Moabit bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub und einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und -wohlbefinden, ermöglicht das Unternehmen seinen Angestellten, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und sich kontinuierlich weiterzubilden. Die offene und kollegiale Atmosphäre fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch das persönliche Wachstum jedes Einzelnen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager*in (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager*in interessierst, schau dir die Website von Jonas und der Wolf genau an. Zeig, dass du dich mit dem Unternehmen identifizierst und bereit bist, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden in deinem Netzwerk, der bei Jonas und der Wolf arbeitet oder dort war. Ein persönlicher Kontakt kann dir den entscheidenden Vorteil verschaffen!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte von Jonas und der Wolf und überlege dir, wie du deine Erfahrungen als Office Manager*in einbringen kannst. Zeig, dass du die richtige Person für die Position bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute zu senden und vielleicht sogar einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager*in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich so kennenlernen, wie du bist. Zeig in deinem Anschreiben deine Persönlichkeit und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden. Authentizität kommt immer gut an!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell einen guten Überblick über deine Erfahrungen und Fähigkeiten bekommen.
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu prüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht immer im positiven Sinne!
Bewirb dich direkt bei uns!:Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jonas und der Wolf vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Website von Jonas und der Wolf genau an. Verstehe ihre Projekte und die Unternehmenskultur. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit zeigen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen im Büroalltag sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Kleide dich angemessen
Achte darauf, dass dein Outfit professionell und passend für die Unternehmenskultur ist. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
