Assistant Facilities Manager (m/f/d)

JLL empowers you to shape a brighter way. Unsere Mitarbeiter bei JLL und JLL Technologies gestalten die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermächtigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören. Wir suchen einen Assistant Facilities Manager für unsere Abteilung Workplace Management.

Rollenbeschreibung

Eine spannende Gelegenheit ist für einen Assistant Facilities Manager in Berlin, Deutschland, entstanden, der andere entfernte Standorte abdeckt. Der Assistant Facilities Manager wird den Regional Facilities Manager und den EMEA Operations Director unterstützen, um eine Gruppe von Anbietern zu leiten, die die taktische Lieferung für die zugewiesenen Immobilien verwalten. Diese Immobilien befinden sich in Deutschland, der Schweiz und Rumänien. Der Assistant Facilities Manager wird der Ansprechpartner vor Ort für die wichtigsten Stakeholder und/oder Kunden in Abwesenheit des Regional Facilities Managers sein. Zu den Aufgaben gehören Wartung und Betrieb, Vertragsdienste, Einkauf von Materialien, Ausrüstung und Vorräten, Belegungsdienste und Helpdesk über das Corrigo-Ticketsystem für alle Standorte.

Was diese Stelle beinhaltet

• Kunden-/Stakeholder-Management
  • Exzellenten Kundenservice bieten, um die Erwartungen der vor Ort befindlichen Kunden zu erfüllen.
  • Effektive Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern und/oder Kunden aufbauen und entwickeln.
  • Verfahren überwachen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen der Kunden vermittelt und bearbeitet werden.
  • An wöchentlichen Betriebsbesprechungen mit dem Kunden und dem Facilities Manager teilnehmen.
  • Proaktiv mit Stakeholdern kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Erwartungen der vor Ort befindlichen Kunden erfüllt werden.
  • Vor Ort der Hauptansprechpartner für die Einrichtungen in den Räumlichkeiten des Kunden sein.
  • Auf Anfragen und E-Mails zeitnah reagieren.
  • Professionell kommunizieren, unter Berücksichtigung des Publikums.
• Einkauf & Anbieter-Management
  • Anbieter unterstützen, um Dienstleistungen pünktlich und im Budgetrahmen zu liefern.
  • Beziehungen zu Dienstleistern, Auftragnehmern und Lieferanten verwalten.
  • Mit Anbietern kommunizieren, um Servicetermine für geplante und reaktive Arbeiten zu buchen.
  • Zusammenstellung von Serviceunterlagen und Compliance-Daten von Anbietern zur Speicherung im elektronischen Protokollsystem.
  • PO-Formulare nach Bedarf vorbereiten.
  • Büroreinigung: Sauberkeit im Büro, in Küchen usw. überwachen und melden.
  • Sicherstellen, dass die Bestände an Büromaterial und Getränken entsprechend verwaltet werden und im Budgetrahmen bleiben.
  • Sicherstellen, dass der HSSE-Verwaltungsprozess von JLL befolgt wird, wenn Anbieter vor Ort sind.
• Gesundheits- und Sicherheitsmanagement
  • Sicherheitsverfahren implementieren und verwalten, um eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
  • Sicherstellen, dass gesetzliche Vorschriften zu Brandschutz-, Gesundheits- und Sicherheitsstandards eingehalten werden.
  • Sicherstellen, dass Anbieter, die in die Räumlichkeiten des Kunden kommen, geschultes und kompetentes Personal haben und sichere Arbeitspraktiken befolgen.
  • Eine sichere Arbeitsumgebung für das JLL-Team und die Anbieter gewährleisten.
  • Sicherstellen, dass Beinaheunfälle/gute Fänge über das HSSE-System für alle zugewiesenen Standorte protokolliert werden.
• Standortbetriebsmanagement
  • FM-Management der Standorte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Budgets, Wartung und Betrieb, Vertragsdienste, Einkauf von Materialien, Ausrüstung und Vorräten, Belegungsdienste und Helpdesk.
  • Überwachung aller Gebäudeverfahren und Leistungskennzahlen.
  • Koordination von Arbeiten innerhalb der Gebäude, Gewährung von Zugängen und Genehmigungen von allen Stakeholdern.
  • Büwartung – Sicherstellen, dass das Büro organisiert ist und alle Geräte in einwandfreiem Zustand sind.
  • Alle Probleme, Anfragen, reaktive Aufgaben und geplante Aufgaben im Ticketsystem Corrigo für alle zugewiesenen Standorte protokollieren, überwachen und aktualisieren.
• Risikomanagement
  • Unterstützung bei der Implementierung und Verwaltung eines Risikomanagementprogramms für Immobilien.
  • Unterstützung bei der Implementierung und Überwachung von Notfall- und Geschäftskontinuitätsplänen.

Erforderliche Qualifikationen

• Erfahrung im Facility Management, Bauwesen, Wirtschaft oder einem anderen verwandten Bereich.
• Fließendes Deutsch (Muttersprache oder C1-Niveau) ist für die Einhaltung von Vorschriften und die Kommunikation mit Anbietern unerlässlich.
• Starke Englischkenntnisse sind für die internationale Kommunikation erforderlich.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Kundenmitarbeitern und Anforderungen zu interagieren.
• Kenntnis der lokalen Sicherheitsanforderungen.
• Starke PC-Kenntnisse und nachgewiesene Fähigkeit, tägliche Aktivitäten mit verschiedenen Systemen zu verwalten.
• Nachgewiesene Erfahrung mit kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen (sehr wünschenswert).
• Kenntnisse im Anbieter-Management für spezialisierte Dienstleistungen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, kommerzielle Verträge zu verstehen und zu interpretieren.
• Fähigkeiten im Budgetmanagement und in der Finanzanalyse.
• Starker Kommunikator.

Sie werden Teil einer unternehmerischen, integrativen Kultur. Eine, in der wir gemeinsam erfolgreich sind – am Schreibtisch und rund um den Globus. Wo gleichgesinnte Menschen natürlich zusammenarbeiten, um Großes zu erreichen.