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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Qualitätsteam bei Dokumentation, Datenmanagement und Schulungen.
- Arbeitgeber: JLL ist ein führendes Unternehmen im Bereich Immobilien- und Facility-Management.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Qualitätssicherung in einem innovativen Umfeld mit echtem Einfluss auf die Branche.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss in Qualitätsmanagement oder verwandten Bereichen, 2 Jahre Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Wir freuen uns auf deine Bewerbung, auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Der Quality Administrator unterstützt den Account Quality Lead bei der Sicherstellung der Einhaltung von Kundenverfahren und cGxP-Vorschriften für die IFM-Dienstleistungen von JLL. Diese Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems, die Handhabung von Dokumentationen und die Unterstützung verschiedener administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Qualitätssicherungsprozesses.
Hauptverantwortlichkeiten
- Dokumentationskontrolle: Verwaltung und Organisation qualitätsbezogener Dokumente in physischer und elektronischer Form. Pflege und Aktualisierung des SharePoint-Organisationssystems für eine effiziente Dokumentenabfrage. Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung von Qualitätsunterlagen und -dokumenten.
- Unterstützung des Qualitätssystems: Unterstützung bei der Implementierung und Pflege des JLL Life Sciences QMS auf Kontoebene. Unterstützung bei der Entwicklung und Überarbeitung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Arbeitsanweisungen (WIs) und Formularen. Hilfe bei der Einhaltung der SOPs des Kunden, vertraglicher Vereinbarungen und der besten Praktiken von JLL.
- Datenmanagement und Berichterstattung: Erstellung und Pflege von Qualitätsberichten, Designs und Diagrammen zur Datenanalyse. Unterstützung bei der Entwicklung und Aktualisierung von KPI-Dashboards. Verfolgung und Berichterstattung über Qualitätskennzahlen und -trends.
- Management von Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA): Überwachung und Nachverfolgung offener CAPAs und Arbeitsaufträge. Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Ursachenanalysen und der Umsetzung von CAPAs.
- Unterstützung bei Schulungen und Einarbeitung: Koordination von Schulungszuweisungen und Pflege von Schulungsunterlagen. Unterstützung im Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter, einschließlich Dokumentation, Systemzugriffsanforderungen und Koordination mit Kundenvertretern.
- Unterstützung im Lieferantenmanagement: Unterstützung bei der Pflege von Aufzeichnungen zu GxP-Lieferantenkonformität und Qualifikationsanforderungen. Unterstützung des Account Quality Lead bei der Verwaltung qualitätsbezogener Interaktionen mit Drittanbietern und Beratern.
- Administrative Unterstützung: Allgemeine administrative Unterstützung für den Account Quality Lead und das Qualitätsteam. Unterstützung bei der Vorbereitung und Dokumentation qualitätsbezogener Besprechungen und Audits. Hilfe bei der Organisation und Pflege qualitätsbezogener Dateien und Aufzeichnungen.
Erforderliche Qualifikationen
- Bildung: Bachelor-Abschluss in Qualitätsmanagement, Lebenswissenschaften oder einem verwandten Bereich. Zusätzliche Zertifizierungen in Qualitätsmanagementsystemen (z.B. ISO 9001) sind von Vorteil.
- Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer Qualitätssicherungs- oder Verwaltungsrolle, vorzugsweise in einem GxP-regulierten Umfeld. Vertrautheit mit Vorschriften der Medizinprodukte- oder Pharmaindustrie ist sehr wünschenswert.
- Kenntnisse und Fähigkeiten: Starkes Verständnis von Qualitätsmanagementsystemen und GxP-Vorschriften. Kenntnisse in Microsoft Office Suite, insbesondere Excel, Word und PowerPoint. Erfahrung mit SharePoint oder ähnlichen Dokumentenmanagementsystemen. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten. Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit. Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten. Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
- Persönliche Eigenschaften: Proaktiv und selbstmotiviert. Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und effektiv zu priorisieren. Starke Problemlösungsfähigkeiten. Engagement für kontinuierliche Verbesserung und Qualitätsexzellenz.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, in der Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen angeben. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Papierbewerbungen nicht akzeptiert werden können.
Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und zu erfahren, was Sie mitbringen!
Quality Administrator (m/f/d) Arbeitgeber: Jones Lang LaSalle Incorporated
Kontaktperson:
Jones Lang LaSalle Incorporated HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Quality Administrator (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen GxP-Vorschriften und Qualitätsmanagementsysteme, die in der Branche relevant sind. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein tiefes Verständnis für diese Themen hast und wie sie in der Praxis angewendet werden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten im Bereich Dokumentationskontrolle und Datenmanagement unter Beweis stellen. Dies zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereits praktische Erfahrungen gesammelt hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über JLL und deren Unternehmenskultur zu sammeln. Wenn du jemanden kennst, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, frage nach ihren Erfahrungen und Tipps, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen, die dein Interesse an der Position und dem Unternehmen zeigen. Überlege dir, welche Aspekte der Rolle für dich besonders spannend sind und wie du zur kontinuierlichen Verbesserung des Qualitätssystems beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Quality Administrator (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Unterlagen zusammen: Bereite alle erforderlichen Dokumente vor, einschließlich deines Lebenslaufs, relevanter Zeugnisse und Nachweise über Sprachkenntnisse. Achte darauf, dass dein Lebenslauf auf die Anforderungen der Stelle als Quality Administrator zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Position interessierst und wie deine Erfahrungen im Bereich Qualitätsmanagement und GxP-Vorschriften zu den Anforderungen der Stelle passen.
Dokumentation und Details beachten: Achte darauf, dass du alle geforderten Informationen in deiner Bewerbung angibst, einschließlich deines frühestmöglichen Eintrittsdatums und deiner Gehaltsvorstellungen. Überprüfe, ob alle Angaben korrekt und vollständig sind.
Sprache und Stil: Verwende eine klare und präzise Sprache in deiner Bewerbung. Achte darauf, sowohl in Deutsch als auch in Englisch gut verständlich zu kommunizieren, da dies für die Position wichtig ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jones Lang LaSalle Incorporated vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen der Stelle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Quality Administrators vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und bereite Beispiele vor, die dies verdeutlichen.
✨Bereite dich auf Fragen zu Qualitätssystemen vor
Da die Rolle stark auf Qualitätssicherung und GxP-Vorschriften fokussiert ist, solltest du bereit sein, Fragen zu diesen Themen zu beantworten. Informiere dich über gängige Standards und zeige dein Wissen über Qualitätsmanagementsysteme.
✨Demonstriere organisatorische Fähigkeiten
Die Position erfordert starke organisatorische Fähigkeiten. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich Dokumente verwaltet oder komplexe Aufgaben organisiert hast. Dies zeigt, dass du die nötigen Fähigkeiten für die Rolle mitbringst.
✨Zeige Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Da die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und die Kommunikation mit Dritten wichtig sind, solltest du Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit und effektive Kommunikation in deiner bisherigen Karriere parat haben. Dies wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
