Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Büroalltag und unterstütze das EMEA-Netzwerk.
- Unternehmen: JLL - ein innovatives Unternehmen im Bereich Immobilien mit einem starken Teamgeist.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben, internationale Erfahrungen und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und die Chance, Teil eines globalen Teams zu sein.
- Warum dieser Job: Sei das Herzstück unseres Büros und gestalte den Arbeitsplatz der Zukunft mit.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Büroorganisation oder einem ähnlichen Bereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
remote type: On-site
locations: Munich, DEU
time type: Full time
posted on: Vandaag geplaatst
job requisition id: REQ
Über die Rolle
Schließen Sie sich JLL als Workplace Operations Coordinator (m/w/d) an, wo Sie das Herzstück unserer EMEA-Betriebsabläufe sind. In dieser praktischen Rolle stellen Sie sicher, dass unser Büro in München täglich reibungslos läuft, während Sie unser breiteres EMEA-Netzwerk unterstützen. Sie sind das freundliche Gesicht, das Besucher zuerst sehen, der Problemlöser, an den sich die Mitarbeiter wenden, und der Koordinator, der alles von Besprechungsräumen bis hin zu Wartungsarbeiten nahtlos am Laufen hält. Diese Position bietet Vielfalt und Einfluss – vom Begrüßen neuer Mitarbeiter an ihrem ersten Tag bis hin zur Koordination mit Anbietern, dem Management von Facility-Anfragen und der Unterstützung von Veranstaltungen. Gelegentliche Reisen zu anderen EMEA-Standorten (Dublin, Paris, Brüssel, Zürich) bieten internationale Erfahrungen.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Tägliche Abläufe & Einrichtungen: Durchführung täglicher Bürobegehungen zur Gewährleistung von Sauberkeit und Bereitschaft in allen Bereichen; Sicherstellen, dass Besprechungsräume jeden Morgen bereit sind (aufgeräumt, bestückt, AV überprüft, Whiteboards gereinigt); Überwachung und Auffüllung von Büromaterialien, Koordination von Lieferungen und Post sowie Meldung von Wartungsproblemen; Triage von Facility-Anfragen über Jira, Koordination von Anbieterarbeiten, Planung von präventiver Wartung und Empfang von Anbietern vor Ort.
- Besuchermanagement & Zugangskontrolle: Erster Ansprechpartner für Besucher, Kandidaten und Anbieter; Registrierung von Besuchern in Visitly, Verwaltung von Ausweisen, Begrüßung von Ankünften und Begleitung nach Bedarf; Zusammenarbeit mit der Unternehmenssicherheit zur Bearbeitung von Zugangs- und Ausweisanforderungen, Koordination des Zugangs von Anbietern und Pflege von Besucherprotokollen gemäß den Sicherheitsrichtlinien des Kunden.
- Gesundheit, Sicherheit & Compliance: Unterstützung bei routinemäßigen Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen (Beschilderung, Erste-Hilfe-Sets, AEDs, Evakuierungsmaterialien); Verfolgung von Compliance-Aktivitäten einschließlich Feuerübungen, PAT-Tests und AED-Inspektionen; Pflege digitaler Aufzeichnungen von Risikobewertungen und Vorfällen; Schulung in Notfallverfahren und Unterstützung der Koordination des Notfallteams.
- Arbeitsplatzanfragen & Kommunikation: Beantwortung von Arbeitsplatzanfragen über Slack, Jira und E-Mail; Überwachung der EMEA-Arbeitsplatzkanäle und angemessene Weiterleitung von Anfragen; Entwurf betrieblicher Mitteilungen einschließlich Büroaktualisierungen und Wartungsankündigungen; Pflege der Standortdokumentation zu Verfahren, Barrierefreiheit und Annehmlichkeiten.
- Besprechungsräume & Raummanagement: Überwachung der Kalender für Besprechungsräume, Lösung von Buchungskonflikten und Klärung von No-Shows; Konfiguration der Räume nach Anfrage (Layout, AV, Erfrischungen); Pflege der Besprechungsraumbestände (Dongles, Marker, Batterien, Fernbedienungen).
- Onboarding & Mitarbeitersupport: Verfolgung der Startdaten neuer Mitarbeiter und Vorbereitung der Arbeitsplätze; Begrüßung neuer Mitarbeiter bei ihrer Ankunft, Bereitstellung einer vor Ort Orientierung und Unterstützung der Logistik am ersten Tag; Einarbeitung von Mitarbeitern in relevante Arbeitsplatzsysteme und Bearbeitung von Ausnahmefällen.
- Veranstaltungsunterstützung: Logistische Unterstützung für genehmigte interne Veranstaltungen einschließlich Raumaufbau, Möbelbewegungen, Beschilderung, AV-Bereitschaft, Vorbereitung von Besucherausweisen und Registrierung über Visitly; Rücksetzung der Räume nach der Veranstaltung.
- Berichterstattung & Governance: Pflege der Arbeitsplatzdokumentation (Playbooks, FAQs, Gebäudeanleitungen); Erstellung wöchentlicher Zusammenfassungen zu Onboarding, Facility-Problemen und Vorfällen; Berichterstattung über Kennzahlen einschließlich Jira-Volumen, SLA-Leistung und Besuchstrends; Teilnahme an wöchentlichen EMEA Workplace-Meetings und Einhaltung aller Kundenrichtlinien bei der Zusammenarbeit mit Workplace Operations, Unternehmenssicherheit, IT, Food-Teams und Anbietern.
Qualifikationen:
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Arbeitsplatzkoordination, Büromanagement, Facility-Koordination oder einer eng verwandten Betriebsrolle.
- Erfahrung im Management oder in der Triage von Anfragen über ein Ticket- oder Helpdesk-System (z. B. Jira, ServiceNow oder gleichwertig).
- Erfahrung in der Pflege digitaler Aufzeichnungen, Protokolle oder Compliance-Dokumentation.
JLL mitgestalten
Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter Angabe deines frühestmöglichen Starttermins sowie deiner Gehaltsvorstellung. Wir bitten um Verständnis, dass Papierbewerbungen leider nicht berücksichtigt werden können und aus Datenschutzgründen vernichtet werden.
Du möchtest genau wissen, wie es ist, bei JLL zu arbeiten? Dann schau jetzt auf unserer Karriereseite vorbei!
Jones Lang LaSalle SE
Human Resources
Lena Meiss
Standort: On-site – München, DEU
Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und was Sie mitbringen!
Workplace Operations Coordinator (m/w/d) Arbeitgeber: Jones Lang LaSalle Incorporated
Jones Lang LaSalle Incorporated ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Wien nicht nur ein dynamisches Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Unsere Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und Innovation, während wir gleichzeitig Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance legen. Als Teil unseres engagierten Teams haben Sie die Chance, an spannenden Projekten zu arbeiten und einen echten Unterschied in der Immobilienbranche zu machen.
Kontaktdaten:
Jones Lang LaSalle Incorporated Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Workplace Operations Coordinator (m/w/d) erhalten könntest
✨Mach mit bei Immobilien-Netzwerken!
Immobilien ist ein People-Business! Engagiere dich in regionalen Immobilien-Meetups oder Branchenevents wie Messen und Kongressen. Dort kannst du nicht nur dein Netzwerk erweitern, sondern auch direkt mit potenziellen Arbeitgebern wie Jones Lang LaSalle Incorporated ins Gespräch kommen.
✨Nutze lokale Jobportale!
Such aktiv auf branchenspezifischen Jobportalen oder in Facebook-Gruppen für Immobilienjobs. Diese Plattformen bieten oft aktuelle Stellenangebote, die in großen Jobbörsen gar nicht gelistet sind. Das kann dir einen Vorteil verschaffen, wenn Jones Lang LaSalle Incorporated auf der Suche nach neuen Talenten ist!
✨Zeig dein Know-how!
Überlege, ob du einen Blog oder Social-Media-Kanäle rund um Immobilien aufziehst. Teile deine Gedanken zu aktuellen Trends, Marktentwicklungen oder erfolgreichen Projekten. Sichtbarkeit kann dir helfen, von Leuten in der Branche und bei Jones Lang LaSalle Incorporated bemerkt zu werden.
✨Direkter Kontakt mit Immobilienunternehmen!
Scheue dich nicht, direkt bei Jones Lang LaSalle Incorporated nach offenen Stellen zu fragen oder dich initiativ zu bewerben. Schau dir die Webseite genau an und finde heraus, welches Team du unterstützen könntest. Oft sind Unternehmen wie Jones Lang LaSalle Incorporated auf der Suche nach motivierten Talenten und setzen weniger auf klassische Stellenanzeigen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Workplace Operations Coordinator (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine praktische Erfahrung:Im Immobilienbereich ist es wichtig, dass du deine praktischen Erfahrungen in der Branche hervorhebst. Wenn du schon einmal in einem Immobilienbüro gearbeitet hast oder Praktika in dieser Branche absolviert hast, solltest du das unbedingt in deinem Lebenslauf und Anschreiben betonen. Zeig, was du gelernt hast und wie du dies in der neuen Rolle bei Jones Lang LaSalle Incorporated anwenden kannst.
Füge relevante Zertifikate hinzu:Falls du über spezielle Immobilien-Zertifikate oder -Qualifikationen verfügst, mach sie sichtbar! Diese zeigen, dass du engagiert bist und die nötigen Fähigkeiten mitbringst. Erwähne sie in deinem Lebenslauf oder Portfolio und erläutere, wie sie dir helfen werden, erfolgreich in der Position als Workplace Operations Coordinator (m/w/d) bei Jones Lang LaSalle Incorporated zu sein.
Persönliche Motivation ist das A und O:Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, erwarten wir von dir, dass du deine langfristige Motivation und Leidenschaft für die Immobilienbranche in deinem Anschreiben klar zum Ausdruck bringst. Warum liebst du diese Branche? Was möchtest du bei Jones Lang LaSalle Incorporated erreichen? Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Klarheit und Struktur im Lebenslauf:Beim Immobilienbewerbung ist es wichtig, einen klar strukturierten Lebenslauf zu haben, der deine berufliche Entwicklung anschaulich darstellt. Nutze klare Überschriften und chronologische Abschnitte, um deinen Werdegang bei Jones Lang LaSalle Incorporated aufzuzeigen. Achte darauf, relevante Erfahrungen und Fertigkeiten zu betonen, die sich direkt auf die Immobilienbranche beziehen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jones Lang LaSalle Incorporated vorbereitet
✨Vertraut mit den gängigen Tools
Stell sicher, dass du dich mit den wichtigsten Tools der Immobilienbranche auskennst, wie CAD-Programmen oder Immobilienbewertungssoftware. Viele Interviews in diesem Bereich beinhalten technische Fragen oder praktische Aufgaben, die deine Kenntnisse in diesen Tools auf die Probe stellen.
✨Portfolio deiner Projekte
Bereite ein starkes Portfolio vor, das deine bisherigen Projekte und Erfahrungen im Immobilienbereich zeigt. Komm mit konkreten Beispielen, die deine Fähigkeiten und Erfolge belegen – das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben und Vertrauen aufzubauen.
✨Kenne den Markt und die Herausforderungen
Zeige dein Wissen über die aktuellen Trends und Herausforderungen in der Immobilienbranche. Besondere Themen wie Nachhaltigkeit oder städtische Entwicklung kannst du ansprechen und zeigen, dass du in der Lage bist, Lösungen für diese Herausforderungen zu finden.
✨Soft Skills sind essentiell
In der Immobilienbranche ist ein gutes Netzwerk und Kommunikationsgeschick gefragt. Bereite dich darauf vor, deine Teamfähigkeit und Verhandlungsgeschick in deinem Gespräch herauszustellen. Denk daran, dass Arbeitgeber auch deine Persönlichkeit und deinen Umgang mit Kunden und Partnern einschätzen wollen.
