Business assistant (all genders) in Frankfurt am Main

Diese Rolle ist eine Gelegenheit, bedeutendes Wissen und Fachkenntnisse sowie ein fortgeschrittenes Fähigkeiten-Set zu demonstrieren und nachgewiesene Fähigkeiten zur Unterstützung auf dieser höheren Ebene zu zeigen. Wenn Sie über die grundlegenden Aufgaben eines Executive Assistants hinaus arbeiten möchten, wäre diese Rolle perfekt für Sie, da sie zusätzliche hybride Aufgaben im Zusammenhang mit der Geschäftslinie umfassen kann.

Als Business Assistant innerhalb unseres Risk Management & Compliance-Teams unterstützen Sie die leitenden Führungskräfte der Abteilung in einem schnelllebigen Umfeld. Sie arbeiten mit begrenzter Anleitung und üben gesundes Urteilsvermögen aus. Dies ist Ihre Chance, ein hohes Maß an Vertraulichkeit, eine starke Arbeitsmoral, effektives Zeitmanagement, Einfallsreichtum und Fleiß sowie einen klaren Fokus auf Geschäfts- und Kundenlieferungen zu demonstrieren.

Aufgaben:

• Bereitstellung einer fortgeschrittenen, proaktiven Terminverwaltung, einschließlich interner und externer Meetings, Konferenzgespräche und der Organisation von Off-Sites, Town Halls, Skip-Level-Meetings und Engagements des Senior Boards.
• Zusammenarbeit mit relevanten Gruppen zur Koordination von Reise- und Unterhaltungsbuchungen sowie zur Erleichterung der Spesenabrechnung gemäß den Richtlinien; Eskalation und Durchsetzung aller CIB- und unternehmensweiten T&E-Richtlinien innerhalb des Teams, einschließlich der Anforderungen an Belege und der rechtzeitigen Übergabe erforderlicher Informationen.
• Verwaltung interner und externer Kundenbeziehungen, einschließlich Interaktionen mit leitenden Stakeholdern aus einer Vielzahl von Branchen weltweit sowie der Planung und Transaktionsaktivitäten der Abteilung.
• Selbstbewusste Interaktion mit weiteren Unterstützungsgruppen und Partnerschaft mit dem Business Management und anderen wichtigen Stakeholdern über die Geschäftslinien hinweg; Vertretung der leitenden Führungskräfte mit einem starken Sinn für Verantwortung.
• Nutzung interner Systeme, Durchführung genauer Dateneingaben, Erstellung von Berichten, Managementinformationen und Kennzahlen sowie Zusammenstellung von Informationen mit der Microsoft Office Suite nach Bedarf.
• Überwachung von Verteilerlisten, Technologieeinsatz und anderen administrativen Aufgaben.
• Integration in das Geschäft, Verständnis der sich ändernden Gruppenprioritäten und Geschäftserwartungen sowie angemessene Maßnahmen ergreifen.
• Zusammenarbeit mit Assistenten über die Geschäftslinien hinweg, um bei Bedarf Vertretung zu leisten und ein globales Netzwerk aufzubauen.
• Übernahme zusätzlicher Projekte und Schulungsverantwortlichkeiten, abhängig von Leistung und Eignung.

Erforderliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse:

• Demonstration professioneller Fähigkeiten im Bereich Executive- und Kundenmanagement mit der Fähigkeit, starke Geschäftsbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
• Verwaltung komplexer Executive-Termine mit gesundem Urteilsvermögen und einem klaren Verständnis konkurrierender Prioritäten. Koordination komplexer Reisearrangements, Erstellung genauer Reiserouten und Notfallpläne, selbstbewusstes Navigieren durch Systeme, Optimierung der Zeit der Reisenden und Überwachung der Geschäftskosten.
• Effektive Kommunikation in Schrift und Sprache, Demonstration eines hohen Maßes an Vertraulichkeit, Professionalität und Gravitas. Aufrechterhaltung eines polierten und professionellen Ansatzes, Ruhe und Gelassenheit unter Druck und effektives Arbeiten auf verschiedenen Ebenen der Hierarchie.
• Positive, gesunde Herangehensweise und eigenverantwortliche Verwaltung der Zeitpläne der leitenden Führungskräfte.
• Sichere Anwendung von Microsoft Office-Anwendungen und relevanten internen Systemen zur Verwaltung von Informationen, Erstellung von Berichten und Unterstützung von Executive-Workflows. Starke Kenntnisse der Ausgabensysteme und Kostenkontrollinitiativen anwenden, Ausgabenrichtlinien fördern und Stakeholder bei der Buchung gegebenenfalls herausfordern.
• Demonstration von Proaktivität und Eigenverantwortung innerhalb der Rolle. Flexibel, bereit und offen für Veränderungen bleiben.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Engagement für die Bereitstellung hochwertiger Ergebnisse.
• Starkes Verständnis der Investmentbanking-Kultur, schnelles Erfassen der organisatorischen Landschaft und Identifizierung wichtiger Stakeholder.
• Kollaboratives Arbeiten als starker Teamplayer mit einer lösungsorientierten Herangehensweise. Als Vorbild und Mentor für Kollegen fungieren.
• Aktuell bleiben mit allen unternehmensweiten Richtlinien, sicherstellen, dass die unterstützten Personen verstehen, wie sie diesen entsprechen, und Bedenken oder Probleme gegebenenfalls eskalieren.
• Fließendes Englisch und starkes schriftliches sowie mündliches Kommunikationsniveau in Deutsch.