Investment Banking Senior Executive Assistant and Assistant Supervisor (all genders)

Operieren Sie im Herzen einer schnelllebigen, kundenorientierten Umgebung, in der Präzision und Tempo wichtig sind. Sie werden exekutive Unterstützung für Führungskräfte leisten und gleichzeitig ein leistungsstarkes Assistenzteam leiten, um einen konsistenten Service und betriebliche Effizienz voranzutreiben.

Als Senior Executive Assistant und Assistant Supervisor im Investment Banking-Team bieten Sie hochwirksame administrative und operative Unterstützung für Führungskräfte und gewährleisten eine nahtlose Koordination über Kalender, Meetings, Reisen, Ausgaben und Stakeholder-Kommunikation.

Sie werden auch ein Team von Executive Assistants überwachen, um die Abdeckung, Servicekonsistenz und kontinuierliche Verbesserung des Unterstützungsmodells zu stärken.

• Verwalten komplexer Kalender über Zeitzonen hinweg, proaktive Priorisierung und Lösung von Konflikten zum Schutz der Zeit der Führungskräfte.
• Koordinieren von Meetings von Anfang bis Ende, einschließlich Agenden, Materialien, Logistik und Nachverfolgung für interne und kundenorientierte Engagements.
• Planen von Reisen und Erstellen detaillierter Reisepläne, Verwalten von Änderungen und Notfällen mit Schnelligkeit und Genauigkeit.
• Verarbeiten von Ausgaben genau und pünktlich gemäß den Richtlinien des Unternehmens.
• Entwerfen, Bearbeiten und Verwalten von Stakeholder-Kommunikationen im Namen von Führungskräften mit einem konsistent professionellen Ton.
• Aufrechterhalten sicherer Dokumenten- und Informationsmanagementprozesse, um die Vertraulichkeit sensibler Materialien zu schützen.
• Unterstützen der Geschäftsgouvernanz durch Planung wiederkehrender Überprüfungen, Vorbereitung von Updates und Koordination ad-hoc-Anfragen in kurzer Zeit.
• Sicherstellen der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Datenschutz, Vertraulichkeit und regulatorischen Erwartungen.
• Überwachen der täglichen Ausführungsqualität im Assistenzteam, um konsistente Serviceniveaus und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
• Überwachen von Abwesenheiten und Urlauben und Umverteilung der Arbeitslast zur Aufrechterhaltung der Abdeckung und Kontinuität.
• Leiten von Rekrutierungsprozessen und Unterstützung bei der Einarbeitung/Ausgliederung zur Aufrechterhaltung eines leistungsstarken Unterstützungsteams.

• Fließendes Deutsch und Englisch mit hervorragenden schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einer schnelllebigen, risikobehafteten Umgebung im Investment Banking oder vergleichbaren Finanzdienstleistungen.
• Nachgewiesene Expertise im Management komplexer Kalender über Zeitzonen und konkurrierende Prioritäten.
• Nachgewiesene Expertise in der Koordination von Meetings, Reiseplanung und Ausgabenverarbeitung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit makelloser Aufmerksamkeit für Details und der Fähigkeit, unter engen Fristen zu liefern.
• Hohe Integrität, Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, bereichsübergreifende Netzwerke aufzubauen, um Hindernisse zu beseitigen.
• Beherrschung von Produktivitäts- und Kollaborationstools sowie die Fähigkeit, neue Systeme schnell zu erlernen.
• Nachgewiesene Fähigkeiten im Management von Mitarbeitern, einschließlich Feedback, Arbeitslastausgleich, Motivation und Eskalationsbearbeitung.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und in täglichen Entscheidungen und Eskalationen gesundes Urteilsvermögen auszuüben.
• Engagement für ein Büroarbeitsmodell an fünf Tagen pro Woche zur Unterstützung der Echtzeit-Zusammenarbeit und Abdeckung.

• Erfahrung in der Koordination von Logistik für kundenorientierte Engagements mit hohen Qualitätsstandards.
• Erfahrung in der Vorbereitung von Statusupdates und der Unterstützung wiederkehrender Geschäftsüberprüfungen und Governance-Routinen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit regionalen Unterstützungsleitern zur Angleichung von Prozessen und zum Austausch bewährter Praktiken.
• Erfahrung in der Durchführung strukturierter Leistungsbewertungen und der Sammlung von Feedback von Stakeholdern.
• Coaching- und Entwicklungserfahrung zur Unterstützung des Karrierewachstums und des Kompetenzaufbaus von Assistenten.
• Erfahrung in der Pflege von Teamdokumentationen, Stellenbeschreibungen und versionskontrollierten Prozessmaterialien.
• Projektliefererfahrung zur Förderung von unterstützungsbezogenen Verbesserungen von Anfang bis Ende mit klaren Meilensteinen und Ergebnissen.

Wir erkennen an, dass unsere Mitarbeiter unsere Stärke sind und die vielfältigen Talente, die sie in unsere globale Belegschaft einbringen, direkt mit unserem Erfolg verbunden sind. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und legen großen Wert auf Vielfalt und Inklusion in unserem Unternehmen. Wir diskriminieren nicht aufgrund geschützter Merkmale, einschließlich Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, Alter, Familienstand oder Veteranenstatus, Schwangerschaft oder Behinderung oder aus anderen Gründen, die nach geltendem Recht geschützt sind. Wir treffen auch angemessene Vorkehrungen für die religiösen Praktiken und Überzeugungen von Bewerbern und Mitarbeitern sowie für die Bedürfnisse im Bereich psychischer Gesundheit oder körperlicher Behinderung.