Facility Manager

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL sind dabei, die Zukunft der Immobilienwirtschaft für eine bessere Welt zu gestalten, indem sie erstklassige Dienstleistungen, Beratung und Technologie für unsere Kunden kombinieren. Wir sind bestrebt, die besten und talentiertesten Menschen einzustellen und sie zu ermächtigen, zu gedeihen, bedeutungsvolle Karrieren aufzubauen und einen Platz zu finden, an dem sie dazugehören.

Basierend in München und dem DACH-Leiter berichtend, ist der Facility Manager verantwortlich für die Leitung des Facility-Teams, um einen reibungslosen täglichen Büroablauf sicherzustellen. Dies umfasst die Aufsicht über die Facility-Services, die Pflege starker Beziehungen zum Vermieter und zur Gebäudeverwaltung sowie zu unseren Kunden vor Ort. Der FM fungiert als primärer Ansprechpartner und vertritt WPS innerhalb der lokalen Bürogemeinschaft.

Als Schlüsselmitglied des WPS-Teams trägt der FM zu den Bemühungen um die standortübergreifende Abstimmung bei und kann regionale Initiativen leiten, um Konsistenz und operative Exzellenz in der Region voranzutreiben.

• Direkter Vorgesetzter des Facility-Teams in München, um einen reibungslosen Tagesablauf und ein makelloses Büro jederzeit sicherzustellen.
• Urlaubs- und Dienstplanungsmanagement, einschließlich Vertretungsplanung und Schulung.
• Jährliche Zielsetzung in Übereinstimmung mit den Zielen des Salesforce WPS-Teams, regelmäßige Gespräche zur Karriereentwicklung.
• Verantwortlich für die Einstellung und Einarbeitung aller neuen Teammitglieder sowie für die kontinuierliche Weiterbildung und Schulung des Teams.

• Ein Ansprechpartner für alle Facility-Angelegenheiten und angemessene Reaktion auf Anfragen.
• Regelmäßige Facility-Wartungsprüfungen durchführen und die Dokumentation sicherstellen.
• Erforderliche präventive Wartung und Reparaturen mit den erforderlichen Parteien koordinieren, wie z.B. dem Gebäudeverwaltungsteam, Handwerkern oder anderen externen Anbietern.
• Regelmäßige Treffen mit dem TMF Senior Manager, dem Janitorial Supervisor und Subunternehmern, um die Servicequalität (KPI-Bewertung) zu überprüfen.
• Beziehungen zum Gebäudewartungsteam und zu Vertretern des Vermieters pflegen und zwischen internen und externen Parteien koordinieren.
• Sicherstellen, dass alle Unternehmenssicherheitsprozesse in Bezug auf externe Anbieter und vor Ort Arbeiten in den Salesforce-Räumlichkeiten eingehalten werden.
• Die lokale Umsetzung globaler WPS-Initiativen und Projekte koordinieren, wie z.B. Kulturgalerie, Verdichtung, unzugewiesene Sitzplätze usw., unter der Leitung des WPS-Managers Deutschland.
• Verantwortlich für die KPIs aller Arbeitsströme innerhalb des Münchener Büros.
• Überwachung geplanter und reaktiver Wartungsarbeiten, einschließlich des Bestands an Verbrauchsmaterialien und der Verwaltung des Handwerkerservices.

• Starke Beziehungen zu lokalen Bürogemeinschaften und Stakeholdern wie Hub-Leitern aufbauen und pflegen.
• Alle Kommunikationen an die lokalen Bürogemeinschaften über E-Mail und Slack verwalten.
• Informationen über Neuigkeiten, Veranstaltungen, bevorstehende Änderungen usw. bereitstellen.
• Über alle Bürowartungs- oder Änderungsmaßnahmen informieren, um Störungen zu vermeiden oder auf ein Minimum zu reduzieren.
• WPS-Kundenzufriedenheitsumfragen, Newsletter und andere Kommunikationsinitiativen fördern und unterstützen.
• IT-bezogene Themen in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung kommunizieren.
• Aktiv zur Berichterstattung und zu den Tagesordnungen der DACH WPS-Teams beitragen.
• Den Kommunikationsfluss innerhalb des WPS-Teams, von und zum deutschen WPS-Management-Team sowie in das IFM koordinieren und zusammenarbeiten.
• Mit dem Back Office Admin oder anderen internen Funktionen des IFM für einen reibungslosen Bericht, Rechnungsstellung, HR- und Rekrutierungsprozesse zusammenarbeiten.

• Sicherstellen der Einhaltung der deutschen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, z.B.: Koordination von Schulungen für Brandschutzbeauftragte und Ersthelfer, Teilnahme an ASA-Sitzungen usw. in Zusammenarbeit mit unserem H&S-Berater.
• Vollständige Ausführung des Site ERT Playbooks und aller Wartungsaktivitäten.
• Übungen mit der Gebäudeverwaltung koordinieren und den Mitarbeitern vor Ort und dem ERT-Team kommunizieren.
• Schulungen für Brandschutzbeauftragte und Ersthelfer koordinieren.
• ERT-Schulungs- und Personalakten aktuell halten.

• Teilnahme an standortübergreifenden Task Forces / Arbeitsgruppen nach Bedarf.
• Mit der IT für alle IT-bezogenen Überschneidungen interagieren, insbesondere beim Wissensaustausch für alle im Büro verwendeten Audiovisualgeräte.
• Die Aufgaben des Space Champions für München ausführen (Audits, Aktualisierungen des Grundrisses usw.).
• In Übereinstimmung mit allen SFDC-Sicherheitsrichtlinien sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und Besucher die Sicherheitsstandards einhalten (Besucheranmeldungsprozess, Badge-Surfen, Datenschutz usw.).

• Bachelor-Abschluss in einem verwandten Fachgebiet (bevorzugt).
• Mindestens 3 Jahre relevante Erfahrung in der Aufsicht im Facility Management.
• Fortgeschrittene Kenntnisse von Google (Google Meet, Google Docs und Google Slides) und der gesamten Google Suite von Produkten.
• Starkes Verständnis von Finanzplanung und Budgetmanagement, mit Erfahrung in der Überwachung und Optimierung jährlicher Facility-Budgets, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben mit den operativen Zielen übereinstimmen und innerhalb der genehmigten finanziellen Grenzen bleiben (erforderlich).

• Proaktive und positive Einstellung.
• Kundenorientierte Haltung.
• Teamplayer, auch über Funktionen und Standorte hinweg.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, einschließlich Verständnis für den Umgang mit Vertraulichkeit und Diplomatie.
• Exzellente Multitasking-, Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, in einer schnelllebigen Umgebung zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
• Selbststarter: kann Entscheidungen vor Ort treffen.
• Bereitschaft zu reisen, wenn nötig.

Standort: Vor Ort – München, DEU

Wenn diese Stellenbeschreibung mit Ihnen übereinstimmt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. Wir sind daran interessiert, Sie kennenzulernen und was Sie mitbringen!