Spezialist:in Auftragsabwicklung & Export (m/w/d) in Wien

JSG Search & Advisory ist eine spezialisierte Boutique-Beratung für Executive Search, Management Search und Professional Search. Wir unterstützen Unternehmen bei der gezielten Besetzung von Fach- und Führungspositionen durch einen strukturierten, präzisen und diskreten Suchprozess. Unser Fokus liegt auf Qualität, Relevanz und langfristiger Partnerschaft – mit selektiven Mandaten, partnergeführter Umsetzung und persönlicher Begleitung über den gesamten Suchprozess hinweg.

Unser Kunde ist ein etabliertes österreichisches Unternehmen im technischen B2B-Umfeld mit internationaler Ausrichtung. Das Unternehmen betreut Kund:innen und Geschäftspartner in unterschiedlichen Märkten und steht für verlässliche Lösungen, hohe Qualitätsstandards und langfristige Geschäftsbeziehungen. Das Arbeitsumfeld ist mittelständisch geprägt und zeichnet sich durch kurze Entscheidungswege, enge bereichsübergreifende Zusammenarbeit sowie eine bodenständige, hands-on geprägte Unternehmenskultur aus. Qualität, Verlässlichkeit und ein professioneller Umgang mit Kund:innen haben im Tagesgeschäft einen hohen Stellenwert.

Im Rahmen eines diskreten Mandats suchen wir aktuelleine:n Spezialist:in Auftragsabwicklung & Export (m/w/d). In dieser vielseitigen Schnittstellenfunktion begleiten Sie internationale Kund:innenaufträge vom Angebot bis zur Fakturierung und sorgen für eine verlässliche, termingerechte und professionelle Abwicklung von Inland-, EU- und Drittlandsgeschäften.

Was Sie erwartet:

• Erstellung von Angeboten in enger Abstimmung mit den technischen Fachbereichen zu Produktspezifikationen und mit dem Einkauf zur Preisermittlung
• Eigenständige Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Fakturierung sowie Erstellung der erforderlichen auftragsbezogenen Dokumente, darunter Rechnungen, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Proformarechnungen und Lieferscheine
• Abwicklung von Inland-, EU- und Drittlandsgeschäften unter korrekter Anwendung der jeweiligen kaufmännischen und steuerlichen Anforderungen an Rechnungslegung und Dokumentation
• Abwicklung und Koordination zoll- und außenwirtschaftsrechtlicher Themen im nationalen, EU- und Drittlandsgeschäft, einschließlich Prüfung von Zolltarifnummern, Warenursprung und Präferenzursprung sowie Erstellung und Verwaltung der erforderlichen Zoll-, Ursprungs-, Liefer- und Ausfuhrdokumente und Abstimmung mit Speditionen und Zollagenturen
• Organisation und Abwicklung des Paketversands einschließlich Versandvorbereitung und Erstellung der erforderlichen Versanddokumente
• Betreuung des zentralen Kund:innenservice-Postfachs sowie professionelle telefonische Betreuung internationaler Kund:innen in deutscher und englischer Sprache
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit Konstruktion, Einkauf, Produktion, Versand und Buchhaltung sowie Übernahme allgemeiner Office- und Verwaltungstätigkeiten
• Aktive Mitarbeit bei der Optimierung und Digitalisierung interner Abläufe sowie bei der geplanten Weiterentwicklung der Warenwirtschafts- und ERP-Landschaft

Was Sie mitbringen sollten:

• Sie verfügen idealerweise über eine fundierte kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau, beispielsweise HAK oder HLW/HBLA. Alternativ bringen Sie eine andere Ausbildung in Verbindung mit fundierter, nachweisbarer Berufserfahrung in diesem Bereich mit
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung, Fakturierung, im Export oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Funktion mit internationalem Bezug ist von Vorteil
• Ein gutes kaufmännisches Verständnis sowie Kenntnisse der unterschiedlichen Anforderungen bei Inland-, EU- und Drittlandsgeschäften zeichnen Sie aus; insbesondere können Sie die steuerliche Logik der Rechnungslegung nachvollziehen und korrekt umsetzen
• Sie interessieren sich für technische Produkte und sind bereit, sich schrittweise in wiederkehrende Spezifikationen einzuarbeiten, aus internen Rückfragen zu lernen und vergleichbare Sachverhalte zunehmend selbstständig einzuordnen
• Sie verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse und sind im Umgang mit Warenwirtschafts- beziehungsweise ERP-Systemen sicher; Erfahrung mit vergleichbaren Systemen und Interesse an digitalen Prozessen sind von Vorteil
• Kenntnisse in den Bereichen Versand und Zoll sind von Vorteil, können jedoch auch durch entsprechende Schulungen aufgebaut und vertieft werden
• Sie arbeiten strukturiert, genau, selbstständig und verlässlich, behalten auch bei einer größeren Anzahl an Belegen und Vorgängen den Überblick und sind bereit, regelmäßig fachliche Aktualisierungs- und Weiterbildungsschulungen zu besuchen
• Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse, ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, Organisationsgeschick sowie Freude an der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit runden Ihr Profil ab

Für diese Position ist ein Jahresbruttogehalt ab EUR 50.000 bei 38,5 Wochenstunden vorgesehen. Abhängig von Qualifikation, Erfahrung und fachlicher Passung besteht die Bereitschaft zur entsprechenden Überzahlung.

Arbeitsort: Wien