Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage executive calendars, coordinate travel, and streamline office operations in a fast-paced environment.
- Unternehmen: Join Jua, a pioneering company in physical AI with a global impact.
- Vorteile: Competitive salary, dynamic work culture, and opportunities for personal growth.
- Weitere Informationen: Thriving startup atmosphere with room for innovation and career advancement.
- Warum dieser Job: Be part of a revolutionary team shaping the future of energy and robotics.
- Qualifikationen: 4-7 years as an Executive Assistant, strong organizational skills, and experience with C-level executives.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 75000 € pro Jahr.
Physical AI, ein reales Modell der Welt, ist die nächste Billionen-Dollar-Gelegenheit und eine grundlegende Säule für Energie, Robotik und Superintelligenz. Bei Jua bauen wir es jetzt auf. Unsere Modelle laufen bereits auf vier Kontinenten und unterstützen den Energieaufbau, der benötigt wird, um immer größere Intelligenz zu fördern. Wir stellen ein weltklasse Team von Forschern und unternehmerischen Köpfen zusammen, um dieses Modell in globalem Maßstab zur Realität zu machen. Wenn Sie die Gelegenheit Ihres Lebens wollen, kommen Sie und bauen Sie mit uns physische KI.
Wir suchen einen Executive Assistant & Office Operations-Professionellen, um Reibungen im Alltag des Führungsteams zu beseitigen und deren Zeit zu schützen. Sie werden für das komplexe Kalendermanagement, internationale Reisen, Bürooperationen, administrative Unterstützung und Logistik in einem schnelllebigen Umfeld verantwortlich sein. Diese Rolle erfordert starkes Urteilsvermögen, außergewöhnliche Priorisierungsfähigkeiten und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten. Sie sollten auch mit Automatisierungen, KI-Agenten oder leichten Systemen zur Effizienzsteigerung vertraut sein. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in stressigen Umgebungen gedeiht und gerne Verantwortung übernimmt. Sie werden in dieser Rolle erfolgreich sein, wenn Sie motiviert sind, ehrgeizigen Menschen zu helfen, ihr Bestes zu geben.
Verantwortlichkeiten und Aufgaben:
- Komplexes Kalendermanagement übernehmen und die Zeit der Führungskräfte schützen, indem Sie sich an wechselnde Prioritäten, Reisepläne und konkurrierende Anforderungen anpassen.
- Interne und externe Meetings über mehrere Zeitzonen koordinieren und als professioneller und zuverlässiger Koordinator für Kunden, Investoren, Vorstandsmitglieder und leitende Stakeholder fungieren.
- Inlands- und Auslandsreisen koordinieren, einschließlich Flügen, Unterkünften, Visa, Transport, Reiseplänen, Parken und Notfallplanung.
- Logistik für Vorstand- und Investorenbeziehungen unterstützen, einschließlich Terminplanung, Meetingkoordination und administrativer Unterstützung.
- Bürooperationen verwalten, einschließlich Büromaterialien, Einrichtungen, Wartung, Anbieterkoordination, Mittagessen und täglicher Bürologistik.
- Logistik für Onboarding und Offboarding unterstützen, einschließlich Geräteübergabe und Asset-Tracking.
- Off-Sites, Konferenzen, Teamevents und andere ad-hoc Unternehmensinitiativen und Logistik planen und koordinieren.
- Probleme antizipieren, bevor sie auftreten, und proaktiv betriebliche und logistische Herausforderungen lösen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Ad-hoc betriebliche und administrative Unterstützung nach Bedarf bereitstellen.
Erforderliche Qualifikationen:
- 4-7 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Office Manager in einem schnelllebigen Start-up-Umfeld.
- Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften und Gründern bei der Terminplanung und konkurrierenden Anforderungen.
- Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und obsessive Aufmerksamkeit für Details.
- Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
- Erfahrung in der Koordination komplexer internationaler Reisen, Logistik, Visa und Reisepläne.
- Erfahrung in der Koordination von Meetings mit leitenden Stakeholdern über Zeitzonen hinweg, einschließlich Führungs-, Vorstand-, Kunden- oder Investorenmeetings.
- Starkes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, hochgradig vertrauliche Informationen zu behandeln.
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen und dabei ruhig zu bleiben.
- Komfort im Umgang mit Unklarheiten und die Fähigkeit, eigenständig fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Starke Priorisierungsfähigkeiten und das Vertrauen, die Zeit und den Fokus der Führungskräfte zu schützen.
- Komfort beim Experimentieren mit Tools, Automatisierungen, Agenten, Integrationen oder leichten Systemen zur Reduzierung von Reibungen und Verbesserung der Effizienz.
- Starker Ausführungsdrang und die Bereitschaft, über die Stellenbeschreibung hinauszugehen, um Dinge zu erledigen.
- Vertrautheit mit Tools wie Google Workspace, Slack, Notion und ähnlichen Produktivitätssystemen.
Executive Assistant & Office Operations Arbeitgeber: Jua
Jua bietet eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung, in der Sie als Executive Assistant & Office Operations eine Schlüsselrolle im Aufbau von Physical AI spielen. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlichem Wachstum profitieren Sie von flexiblen Arbeitsbedingungen, einer offenen Unternehmenskultur und der Möglichkeit, an bedeutenden Projekten mit globaler Reichweite zu arbeiten. Hier haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem schnelllebigen Start-up-Umfeld weiterzuentwickeln und aktiv zur Zukunft der Energie- und Robotikbranche beizutragen.
