Senior Executive Assistant 60-100%, Genève (or Zurich), (f/m/d)

Bei Julius Baer feiern und schätzen wir die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, um wirkungsvoll, unternehmerisch und befähigt zu sein und Werte über den Reichtum hinaus zu schaffen. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft des Wealth Management gestalten.

Die Rolle des Executive Assistant, der den Market Head Intermediaries Western Switzerland & Americas unterstützt, ist eine strategische Position, die einen erfahrenen, diskreten, ergebnisorientierten und sehr enthusiastischen Fachmann erfordert. Der Senior Executive Assistant wird umfassende, hochwertige administrative und operative Unterstützung bieten und sicherstellen, dass der tägliche Betrieb reibungslos funktioniert.

Der erfolgreiche Kandidat wird den Market Head Intermediaries Western Switzerland & Americas dabei unterstützen, die betriebliche Effizienz, strategische Initiativen und die Koordination der Führungskräfte im Markt voranzutreiben sowie die Organisation und Aufsicht interner und externer Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit unserer Marketingabteilung zu übernehmen. Diese Rolle kombiniert hochrangige administrative Unterstützung mit einigen Kernaufgaben im Geschäftsmanagement und fungiert als vertrauenswürdiger Partner, um die nahtlose Ausführung von Prioritäten sicherzustellen.

Diese Person wird als zentrale Kontaktstelle fungieren und komplexe und vielfältige Aufgaben wie die Unterstützung von Führungskräften, das Geschäftsmanagement, die Unterstützung bei der Entwicklung und compliancebezogene Aktivitäten verwalten. Mit einer proaktiven Denkweise und unerschütterlicher Aufmerksamkeit für Details wird der Executive Assistant als vertrauenswürdiger Partner agieren, Bedürfnisse antizipieren, sensible Informationen vertraulich behandeln und zur Verbesserung der Effektivität der Führungskräfte beitragen.

In einem Umfeld, in dem Exzellenz und Kundenorientierung unsere Kultur prägen, erfordert diese Rolle die höchsten Standards an Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung in einem schnelllebigen, vielschichtigen Umfeld.

IHRE HERAUSFORDERUNG

• Proaktive Verwaltung des Kalenders des Market Head Intermediaries Western Switzerland & Americas: Meetings planen, Termine priorisieren und Konflikte lösen.
• Agenden, Briefingmaterialien, Präsentationen (PowerPoint/Excel) und Gesprächsleitfäden für interne und externe Meetings vorbereiten.
• Reisevorbereitungen organisieren, einschließlich Reiseplänen, Visaanforderungen (falls zutreffend), Unterkünften und Spesenabrechnung.
• Interne und externe erstklassige Veranstaltungen für Teammitglieder und Kunden organisieren, mit Augenmerk auf Details und herausragender Professionalität.
• Als Torwächter fungieren, Anrufe und E-Mails filtern, sensible Korrespondenz bearbeiten und rechtzeitige Nachverfolgung sicherstellen.
• Als Verbindung zwischen der Zentrale und dem Büro in Genf agieren, um die Übereinstimmung bei Richtlinien, Kommunikation und Änderungsinitiativen sicherzustellen.
• Mit allen wichtigen internen Stakeholdern zusammenarbeiten, einschließlich Finanz-, HR-, Compliance- und Rechtsabteilungen, wenn erforderlich, insbesondere in Bezug auf Dokumentation und Genehmigungen.
• Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für den Markt überwachen; wöchentliche/monatliche Berichte erstellen.
• Interne Governance-Prozesse erleichtern: Regionale Managementausschusssitzungen organisieren, Aktionspunkte verfolgen und Protokolle sowie Nachverfolgungen führen.
• Bei der Umsetzung lokaler Wachstumsstrategien unter Anleitung des Market Head unterstützen.
• Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und digitalen Transformation identifizieren.
• Strikte Vertraulichkeit aller Angelegenheiten wahren.

IHR PROFIL

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationalen Beziehungen oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer unterstützenden oder geschäftlichen Koordinationsrolle, vorzugsweise im Private Banking oder Finanzdienstleistungsbereich.
• Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen zwischen Zürich und Genf.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einer Umgebung für Führungskräfte mit Diskretion und Professionalität zu arbeiten.
• Starkes Verständnis von Geschäftsmodellen im Wealth Management, Organisationsstrukturen und wesentlichen Leistungsfaktoren.
• Fließend in Englisch und Französisch; Spanisch- und Deutschkenntnisse sind von großem Vorteil.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Organisatorische Exzellenz: Fähigkeit, effizient zu multitasken und dabei Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu wahren.
• Initiative & Problemlösung: Antizipiert Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Aufsicht vor.
• Kommunikationsfähigkeiten: Klare, prägnante und diplomatische Kommunikation auf verschiedenen Ebenen und Kulturen.
• Teamarbeit: Arbeitet sowohl unabhängig als auch als Teil funktionsübergreifender Teams gut.
• Diskretion & Integrität: Behandelt vertrauliche Informationen mit größter Sensibilität und Vertrauenswürdigkeit.