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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Haushaltsmittel, organisiere Büroabläufe und unterstütze bei Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Das Julius Kühn-Institut ist ein Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, unbefristete Teilzeitstelle und Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld mit Teamarbeit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Erfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsaufgaben.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind ausdrücklich erwünscht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Bewerbungsfrist: 28. März 2025 für die Kennziffer: KM-SF-VZ-01-25
Ihre Aufgaben:
- Bewirtschaftung der zugewiesenen Haushaltsmittel (Haushaltsüberwachungslisten, Tabellenkalkulation, Rechnungsbearbeitung);
- Verwaltung und Überwachung von Drittmittelprojekten;
- Büroorganisation, Terminverwaltung, Aktenführung;
- allgemeine Schreib- und Büroarbeiten (Schriftverkehr, Postein- und -ausgang, Terminüberwachung, Datenbankpflege, Inventarisierung);
- Hilfe bei der Planung und Buchung von Dienstreisen;
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen usw.;
- Vorbereitung, Unterstützung und Organisation von Veranstaltungen (interne und externe Veranstaltungen).
Sie haben:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung;
- Erfahrungen im Vorzimmer-, Assistenz- oder Sekretariatsbereich;
- idealerweise praktische Erfahrungen in den Bereichen Haushalt, Personalwesen und Verwaltung;
- hohe Sicherheit bei der Anwendung von Bürosoftware (insbesondere der MS-Office-Programme Outlook, Word, Excel, idealerweise Erfahrungen mit Datenbanken);
- Talent für Organisation, eine strukturierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur interdisziplinären Zusammenarbeit und Teamfähigkeit;
- eine gute Ausdrucksfähigkeit und zuverlässige Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie Grundkenntnisse der englischen Sprache.
Wir bieten:
- eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle und interessante Tätigkeit in einer internationalen Arbeitsumgebung;
- eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 19,5 Wochenstunden;
- Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst-Ost (TVöD-Ost);
- entsprechend der Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung bis zu Entgeltgruppe E 6 TVöD;
- einen Eintritt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.
Der JKI-Standort Kleinmachnow ist von Berlin und Potsdam verkehrsgünstig zu erreichen und sehr gut an den ÖPNV angeschlossen (Haltestelle Julius Kühn-Institut, 8 min ab S-Bahnhof Berlin-Wannsee). Bei einer Einstellung kann das Deutschlandticket als Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss für 23,28 € bezogen werden.
Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung. Das Julius Kühn-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt. Das JKI unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2021 Träger des Zertifikates audit berufundfamilie. Um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu unterstützen, bietet das JKI im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten u.a. flexible Arbeitszeitmodelle an.
Kontakt: Dr. Hella Kehlenbeck, Tel.: +49 (0) 3946 47-5200, E-Mail:
Bewerben Sie sich bitte bis zum 28. März 2025 über das Online-Bewerbungssystem "Interamt". Klicken Sie dazu bitte auf den Button "Online bewerben" auf der Seite von "Interamt".
Das Julius Kühn-Institut ist eine Einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL). Hausanschrift: Julius Kühn-Institut (JKI), Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen, Zentralabteilung, Erwin-Baur-Straße 27, 06484 Quedlinburg.
Vorzimmerkraft der Institutsleiterin (m/w/d) Arbeitgeber: Julius Kuehn
Kontaktperson:
Julius Kuehn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Vorzimmerkraft der Institutsleiterin (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen in den Bereichen Büroorganisation und Verwaltung dazu passen. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen verdeutlichen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die im öffentlichen Dienst oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationstalent und Teamfähigkeit vor. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast, um im Vorstellungsgespräch zu glänzen.
✨Tip Nummer 4
Zeige Interesse an der Institution und ihren Projekten. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Julius Kühn-Institut und bringe diese Informationen in das Gespräch ein, um dein Engagement und deine Motivation zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Vorzimmerkraft der Institutsleiterin (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Anforderungen in den Vordergrund: Achte darauf, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen klar hervorhebst. Zeige, wie deine Ausbildung und bisherigen Tätigkeiten zu den Aufgaben der Vorzimmerkraft passen.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: Nutze das Anschreiben, um deine Motivation für die Stelle zu erläutern. Erkläre, warum du dich für das Julius Kühn-Institut interessierst und wie du zur Organisation beitragen kannst. Achte auf eine klare Struktur und einen professionellen Ton.
Betone deine organisatorischen Fähigkeiten: Da die Position viel Büroorganisation und Terminverwaltung umfasst, solltest du konkrete Beispiele anführen, die deine organisatorischen Fähigkeiten belegen. Beschreibe Situationen, in denen du erfolgreich Projekte oder Termine koordiniert hast.
Überprüfe deine Unterlagen auf Vollständigkeit: Bevor du deine Bewerbung abschickst, stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig sind. Dazu gehören Lebenslauf, Anschreiben und eventuell weitere Nachweise. Achte darauf, dass alles gut formatiert und fehlerfrei ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Julius Kuehn vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Vorzimmerkraft. Verstehe die Anforderungen an die Büroorganisation, Terminverwaltung und die Verwaltung von Drittmittelprojekten, um im Interview gezielt darauf eingehen zu können.
✨Kenntnisse der Bürosoftware
Stelle sicher, dass du mit den MS-Office-Programmen, insbesondere Outlook, Word und Excel, vertraut bist. Bereite Beispiele vor, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Teamfähigkeit betonen
Da die Stelle interdisziplinäre Zusammenarbeit erfordert, solltest du konkrete Beispiele für deine Teamarbeit und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen präsentieren. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich in einem Team gearbeitet hast.
✨Gute Ausdrucksfähigkeit zeigen
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu deiner schriftlichen Ausdrucksfähigkeit zu beantworten, da dies für die Position wichtig ist.
