Accounts Receivable Specialist (m/w/d)

Wir wachsen in zwei Märkten gleichzeitig — Deutschland und Frankreich. Mit dem Wachstum steigen die Zahl der Rechnungen, der Zahlungseingänge und der offenen Posten. Vieles läuft heute funktional, aber noch nicht systematisch.

Genau hier setzt Du an. Du übernimmst das operative Forderungsmanagement für beide Märkte: von der Zahlungserfassung über den Lastschrifteinzug bis zu Mahnverfahren, Mahnbescheid und der Übergabe ans Inkasso. Die Rolle ist klar geschnitten — Debitorenbuchhaltung mit Schwerpunkt auf offenen Posten, Mahnwesen und Inkasso, mit direktem Kundenkontakt und viel Eigenverantwortung im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

• Zahlungen & Lastschriften
• Du führst den wöchentlichen Lastschrifteinzug (SEPA) durch.
• Du erfasst Zahlungseingänge und ordnest sie den offenen Rechnungen zu.
• Du bearbeitest Rücklastschriften, klärst die Ursachen und stößt die Wiedervorlage an.
• Mahnwesen & Inkasso
• Du steuerst den Mahnlauf und erstellst Mahnbescheide im gerichtlichen Mahnverfahren.
• Du übergibst Forderungen nach klaren Regeln an unseren externen Inkassodienstleister und begleitest die Fälle operativ.
• Du bringst Deine Erfahrung ein, wenn wir Übergabe- und Escalationskriterien für Deutschland und Frankreich vereinheitlichen.
• Offene Posten & Auswertungen
• Du erstellst und pflegst die OPOS-Listen und hältst Fälligkeiten und Altersstruktur im Blick.
• Du bereitest den Status der offenen Posten regelmäßig für den Head of Finance auf.
• Tickets & Kundenanfragen
• Du bearbeitest Tickets rund um Rechnungen, Zahlungen und offene Posten.
• Du klärst Rückfragen und Sonderfälle direkt mit Kund:innen – schriftlich wie telefonisch.
• Du dokumentierst Klärfälle so, dass der Status jederzeit nachvollziehbar ist.

Dein Erfolg zeigt sich an: einer sinkenden DSO, sauberen OPOS-Listen und Klärfällen, die nicht liegen bleiben.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in der Debitorenbuchhaltung oder im Forderungsmanagement.
• Erfahrung im Mahnwesen, idealerweise inklusive gerichtlichem Mahnverfahren und Mahnbescheid.
• Sicherer Umgang mit SEPA-Lastschriftverfahren, Zahlungsläufen und Rücklastschriften.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Inkassodienstleistern.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse – Du baust Dir Deine OPOS-Auswertungen selbst, statt auf ein Tool zu warten.
• Interesse daran, KI gezielt für wiederkehrende Aufgaben und schnellere Auswertungen einzusetzen.
• Sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Kundenkontakt, auch in unangenehmen Gesprächen über offene Forderungen.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch.
• Von Vorteil: Französischkenntnisse, Erfahrung mit sevDesk, DATEV, Stripe oder PayPal sowie ein Hintergrund in Logistik, E-Commerce oder einem anderen transaktionsstarken Geschäftsmodell.

Das bieten wir

• Modernes Office direkt am Kölner HBF.
• Top ÖPNV-Anbindung, Mitarbeiterrestaurant, Domblick, Skygarden und Rheinlage für entspannte Pausen.
• Start Up Kultur: Gestaltungsspielraum, agiles Arbeitsumfeld, Snack Bar, Pancake Thursdays, Company- und Teamevents – und natürlich das coolste Team Kölns!
• Flexibilität und Work Life Balance: 30 Tage bezahlter Urlaub, plus je ein halber Tag frei an Weihnachten und Silvester. Dazu 8,5 Tage unbezahlter Urlaub, bis zu 12 Tage Workation, 2 Tage Homeoffice pro Woche und flexible Arbeitszeiten.
• Mobilitätszuschüsse und Co.: 25€ Zuschuss zum Deutschlandticket oder Tiefgaragenparkplatz, 50€ steuerfreier Zuschuss via Pluxee oder Urban Sports Mitgliedschaft, 20% bAV Zuschuss.
• Dog Friendly Office: Dein (bürotauglicher) Vierbeiner ist bei uns herzlich willkommen!