Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung in Administration, HR und Compliance.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen und unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte administrative Prozesse aktiv mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Administration oder HR.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
AUFGABENBEREICH
- Administration & Office Management
- Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
- Organisation von internen und externen Anlässen
- Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
- Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
- Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
- Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
- HR-Administration
- Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
- Führung der Personaladministration
- Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
- Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
- Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
- Teilnahme an HR-Meetings online / offline
- Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
- Compliance, Qualität & Versicherungen
- Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
- Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
- Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
- Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
- Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
- IT- & Systemunterstützung
- Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
- Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
- Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
ANFORDERUNGSPROFIL
- Hard Skills
- Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
- Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
- Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
- Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
- Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
- Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
- Soft Skills
- Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
- Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
- Organisationstalent und proaktive Haltung
- Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
- Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
- Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)
KOMPETENZEN
- Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
- Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
- Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
- Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
- Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
- Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
- Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
- Empathie und Teamorientierung
- Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
- Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
- Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
- Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN
- Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
- Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
- Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
- Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten
Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance Arbeitgeber: JUMO Schweiz AG
Als Arbeitgeber bietet unser Unternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und kontinuierliche Weiterbildung setzt. Wir fördern die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden durch regelmäßige Schulungen und die Möglichkeit, an spannenden Projekten teilzunehmen. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und einer offenen Unternehmenskultur, die Vielfalt und Innovation schätzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt mit dem Team oder der HR-Abteilung in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit Leuten aus der Branche über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Position. Übe deine Antworten auf häufige Fragen und sei bereit, deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu präsentieren.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über aktuelle Stellenangebote zu informieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu StudySmarter passt. Wir lieben es, wenn Bewerber ihre Persönlichkeit einbringen.
Sei strukturiert!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns, dass du organisiert bist!
Betone deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Bereich Administration und HR. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast. Das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei JUMO Schweiz AG vorbereitet
✨Vorbereitung ist alles!
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben und Anforderungen der Position. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den spezifischen Anforderungen passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Präsentation deiner Skills
Bereite einige Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Administration und HR-Administration verdeutlichen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast oder wie du erfolgreich Projekte organisiert hast. Das macht einen bleibenden Eindruck!
✨Fragen stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Frage nach der Unternehmenskultur, den Herausforderungen im Team oder den nächsten Schritten im Rekrutierungsprozess. So kannst du auch herausfinden, ob das Unternehmen zu dir passt.
✨Sei du selbst!
Authentizität ist wichtig. Sei ehrlich über deine Stärken und Schwächen und zeige deine Begeisterung für die Rolle. Ein freundliches und offenes Auftreten kann viel bewirken und hilft, eine positive Verbindung zu den Interviewern aufzubauen.
