Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Büroalltag und sei die erste Anlaufstelle für alle.
- Unternehmen: Kreative Agentur in Hamburg mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Vollzeitstelle, flexible Arbeitszeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wir fördern Vielfalt und ermutigen alle, sich zu bewerben.
- Warum dieser Job: Werde das Herz unserer Agentur und gestalte den ersten Eindruck für alle Besucher.
- Qualifikationen: Starke organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung im Büromanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Sie sind das Herz unseres Empfangsbereichs in unserem Agenturbüro im Karolinenviertel und der erste Ansprechpartner, die gute Seele und der organisatorische Anker zugleich. Mit Ihrem starken Gespür für Menschen und Ihrer smarten, selbstbewussten Art sorgen Sie dafür, dass Kollegen, Kunden, Bewerber und Partner sich vom ersten Moment an willkommen fühlen.
Egal ob spontane Besucher, ein klingendes Telefon oder Lieferchaos: Sie behalten den Überblick, denken voraus und vertreten unsere Agentur auf professionelle, aber dennoch persönliche Weise.
Ihr Profil
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem starken Sinn für Priorisierung und Zeitmanagement
- Hohe Serviceorientierung und ein professionelles, freundliches Auftreten
- Sichere Handhabung von MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und gängigen Bürowerkzeugen
- Erfahrung im Büromanagement, Teamassistenz oder in administrativen Rollen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
- Diskretion und ein starkes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
- Resilienz und Flexibilität in einem schnelllebigen Agenturumfeld
Die Aufgaben
- Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner
- Koordination von Meetings und Terminen, einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung
- Unterstützung von Teams und Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Reisekostenverwaltung
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Pflege der Büroinfrastruktur
- Koordination externer Dienstleister (z.B. Reinigung, IT, Wartung)
- Unterstützung interner Veranstaltungen, Workshops und agenturweiter Aktivitäten
- Pflege von Listen, Datenbanken und internen Übersichten
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Büroprozessen und internen Abläufen
Über uns
Wir suchen Talente, die neue Ideen einbringen. Menschen mit frischen Perspektiven, die den Status quo herausfordern. Also: Bewerben Sie sich! Unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Fähigkeiten, Alter, sexueller Orientierung oder Religion. Wir ermutigen insbesondere Frauen, Schwarze und POC-Personen, Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen, neurodivergente Personen, queere Individuen, ältere oder jüngere Bewerber, jüdische Menschen, Muslime und Mitglieder anderer Religionen oder Glaubenssysteme zur Bewerbung. Bei von Matt ist Platz für Sie. Unsere Räumlichkeiten sind noch nicht vollständig barrierefrei für Menschen mit Behinderungen, aber wo immer es physische oder andere Barrieren gibt, werden wir gemeinsam Lösungen finden.
Office Manager (m/f/d) Arbeitgeber: Jung von Matt AG
Als Arbeitgeber im Herzen von Hamburg bietet von Matt AG eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Kreativität gefördert werden. Unsere offene und inklusive Unternehmenskultur ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Ideen einzubringen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und einem zentralen Standort, der eine hervorragende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel bietet.
