Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Büroalltag und sei die erste Anlaufstelle für alle.
- Unternehmen: Jung von Matt AG, eine kreative Agentur mit einem offenen und einladenden Umfeld.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem dynamischen Team.
- Weitere Informationen: Wir fördern Vielfalt und ermutigen alle, sich zu bewerben.
- Warum dieser Job: Werde das Herz unserer Agentur und gestalte ein positives Arbeitsumfeld.
- Qualifikationen: Starke organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung im Büromanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Sie sind das Herz unseres Empfangsbereichs in unserem Agenturbüro im Karolinenviertel und der erste Ansprechpartner, die gute Seele und der organisatorische Anker in einem. Mit Ihrem starken Gespür für Menschen und Ihrer smarten, selbstbewussten Art sorgen Sie dafür, dass Kollegen, Kunden, Bewerber und Partner sich vom ersten Moment an willkommen fühlen. Ob spontane Besucher, ein klingendes Telefon oder Lieferchaos: Sie behalten den Überblick, denken voraus und vertreten unsere Agentur auf professionelle, aber dennoch persönliche Weise.
Ihr Profil
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem starken Sinn für Priorisierung und Zeitmanagement
- Hohe Serviceorientierung und ein professionelles, freundliches Auftreten
- Sichere Handhabung von MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und gängigen Bürowerkzeugen
- Erfahrung im Büromanagement, in der Teamassistenz oder in administrativen Rollen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
- Diskretion und ein starkes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem schnelllebigen Agenturumfeld
Die Aufgaben
- Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner
- Koordination von Meetings und Terminen, einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung
- Unterstützung von Teams und Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Planung und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Reisekostenverwaltung
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Pflege der Büroinfrastruktur
- Koordination externer Dienstleister (z.B. Reinigung, IT, Wartung)
- Unterstützung interner Veranstaltungen, Workshops und agenturweiter Aktivitäten
- Pflege von Listen, Datenbanken und internen Übersichten
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Büroprozessen und internen Abläufen
Über uns
Wir suchen Talente, die neue Ideen einbringen. Menschen mit frischen Perspektiven, die den Status quo herausfordern. Bewerben Sie sich! Unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Fähigkeiten, Alter, sexueller Orientierung oder Religion. Wir ermutigen insbesondere Frauen, Schwarze und POC-Personen, Menschen mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten, neurodivergente Personen, queere Personen, ältere oder jüngere Bewerber, jüdische Menschen, Muslime und Mitglieder anderer Religionen oder Glaubenssysteme zur Bewerbung. Bei Jung von Matt ist Platz für Sie. Unsere Räumlichkeiten sind noch nicht vollständig barrierefrei für Menschen mit Behinderungen, aber wo immer es physische oder andere Barrieren gibt, werden wir gemeinsam Lösungen finden.
Office Manager (m/f/d) Arbeitgeber: Jung von Matt AG
Jung von Matt AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der in Hamburg eine inspirierende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und individueller Entwicklung fördert das Unternehmen eine offene und inklusive Kultur, in der neue Ideen geschätzt werden. Die Position des Office Managers ermöglicht es Ihnen, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, während Sie gleichzeitig die Möglichkeit haben, Ihre organisatorischen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und aktiv zur Verbesserung interner Prozesse beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/f/d) erhalten könnten
✨Sei präsent in der richtigen Community
Im Kundenservice gibt's viele lokale Netzwerke und Gruppen, die genau auf den Austausch und gemeinsame Veranstaltungen ausgerichtet sind. Besuche Meetups oder Veranstaltungen in deiner Nähe, um direkte Kontakte zu knüpfen und vielleicht sogar das ein oder andere Jobangebot zu hören.
✨Nutze Social Media gezielt
Plattformen wie Facebook oder Instagram sind im Kundenservice super für Jobangebote. Viele Unternehmen posten offene Stellen dort. Tritt Gruppen bei, die sich auf Jobangebote im Kundenservice konzentrieren und bleib aktiv dran!
✨Zeige deine Skills direkt
Wenn du die Möglichkeit hast, in einem Kundenservice-Chat oder bei einer telefonischen Anfrage deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen, dann nutze die Chance! Oft können solche direkten Interaktionen zu einem Vorstellungsgespräch führen, weil die Arbeitgeber sehen, wie du mit Kunden umgehst.
✨Bewirb dich direkt bei uns!
Bei Jung von Matt AG suchen wir immer nach motivierten Talenten im Kundenservice. Schau auf unserer Website vorbei, um dich direkt auf unsere offenen Stellen zu bewerben – wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Betonung deiner Kommunikationsfähigkeit:Im Kundenservice ist Kommunikation das A und O! Hebe in deinem Lebenslauf hervor, wie du erfolgreich mit Kunden kommuniziert hast, sei es durch frühere Jobs oder relevante Praktika. Denk daran, deine Fähigkeit zur Problemlösung und Empathie ebenfalls zu erwähnen – das sind Skills, die bei uns besonders wichtig sind!
Zeige deine Erfahrung im Kundenkontakt:Vollzeitstellen im Kundenservice verlangen oft nach grundlegenden Erfahrungen. Wenn du bereits in ähnlichen Positionen gearbeitet hast, beschreibe konkret deine täglichen Aufgaben und Erfolge. Hast du Kundenfeedback gesammelt oder Prozesse verbessert? Das zeigt, dass du wirklich Ahnung von der Materie hast!
Motivation und Einsatzbereitschaft betonen:In deinem Anschreiben solltest du klar darstellen, warum du unbedingt bei Jung von Matt AG im Kundenservice arbeiten möchtest. Zeige deine Begeisterung für den direkten Kundenkontakt und wie du zur positiven Stimmung im Team beitragen kannst. Das motiviert uns, dein Engagement ernst zu nehmen!
Verwendung von Softskills und zertifikatsbezogenen Inhalten:Hebe spezifische Softskills hervor, die im Kundenservice unerlässlich sind, wie Geduld, Teamfähigkeit und Stressresistenz. Wenn du dazu noch relevante Zertifikate, wie im Umgang mit speziellen Kundenmanagement-Tools, vorweisen kannst, ist das Gold wert! Verlinke auf deinem Lebenslauf auch eure Erfahrungen in der Kundenbetreuung.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Jung von Matt AG vorbereitet
✨Kundenservice Skills zeigen
Im Interview für eine Vollzeitstelle im Kundenservice solltest du darauf achten, deine Kommunikationsfähigkeiten und die Problemlösungskompetenz zu betonen. Denk daran, Beispiele aus deiner Vergangenheit zu nennen, wie du erfolgreich Kundenanfragen gelöst hast – das hilft, deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
✨Das richtige Mindset mitbringen
Zeig, dass du ein positives und hilfsbereites Mindset hast. Überlege dir, wie du in stressigen Situationen ruhig bleibst und Kunden dennoch freundlich behandelst. Teile eine kurze Geschichte, in der du genau das gemacht hast, um deine Belastbarkeit und Kundenorientierung zu demonstrieren.
✨Rollenspiele vorbereiten
In vielen Kundenservice-Interviews gibt es Rollenspiele oder Szenarien, die du durchspielen musst. Übe solche Situationen im Vorfeld mit Freunden oder in einem Kurzworkshop, um selbstsicherer aufzutreten. So zeigst du, dass du nicht nur in der Theorie, sondern auch praktisch im Umgang mit Kunden gut bist.
✨Unternehmenskenntnis ausspielen
Informiere dich über Jung von Matt AG und deren Dienstleistungen. Zeige im Interview, dass du ihr Produktportfolio und die typischen Kundenanliegen verstehen kannst. Wenn du konkret auf Beispiele aus dem Unternehmen eingehst, machst du einen bleibenden Eindruck und signalisiert, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
