Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das CEO-Team mit proaktiver administrativer und operativer Unterstützung.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einer Kultur der Zusammenarbeit und Wertschätzung.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Wachse in einem vielfältigen Team und bringe deine Ideen ein.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit und arbeite an spannenden Projekten in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung und Organisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 69750 - 93000 € pro Jahr.
Standort: Hybrid – Arbeit von zu Hause und im Büro in Versoix (Genf), Schweiz
Startdatum: so schnell wie möglich
Vertragsart: befristet bis 31.12.2027 mit Möglichkeit zur Verlängerung
Vergütung: CHF 69.750 – 93.000 brutto pro Jahr, abhängig von der Erfahrung
Hauptfunktion: Der Executive Assistant spielt eine entscheidende Rolle dabei, dem CEO Leadership Team zu ermöglichen, effektiv zu arbeiten, indem er proaktive Unterstützung in den Bereichen Executive, Verwaltung und Betrieb bietet. Die Rolle sorgt für die reibungslose Koordination von Prioritäten, Meetings, Reisen, Kommunikation und organisatorischen Prozessen in einem global verteilten Team.
Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Executive Support: Proaktive Verwaltung des Kalenders, der Termine, Meetings und konkurrierenden Prioritäten des CEO. Überwachung der Governance-Zyklen, Board-Kalender, Governance-Fristen und wichtiger Entscheidungspunkte. Koordination komplexer Zeitpläne über mehrere Zeitzonen hinweg. Vorbereitung von Meeting-Agenden, Briefing-Papieren, Präsentationen und unterstützender Dokumentation. Screening, Priorisierung und Verwaltung eingehender Korrespondenz. Nachverfolgung von Maßnahmen und Verpflichtungen aus Meetings.
- Stakeholder-Koordination: Koordination interner und externer Meetings, Workshops und strategischer Diskussionen. Organisation virtueller und persönlicher Meetings. Unterstützung des Engagements des CEO mit Vorstandsmitgliedern, Spendern und anderen Stakeholdern.
- Reise- & Veranstaltungslogistik: Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Visa und Reiserouten. Organisation der Logistik für Vorstandssitzungen, Konferenzen und Veranstaltungen.
- Administrative Operationen: Pflege genauer organisatorischer Aufzeichnungen und Dokumentationen. Entwicklung und Verbesserung administrativer Verfahren und interner Arbeitsabläufe.
- Finanz- & Beschaffungsadministration: Koordination von Spesenabrechnungen, Rechnungen und Kaufanfragen. Unterstützung bei der Budgetierung und finanziellen Verwaltung.
- Kommunikation: Entwurf, Bearbeitung und Formatierung von Berichten, Präsentationen und organisatorischen Dokumenten. Vorbereitung interner Kommunikation und Updates für die Führungsebene.
Profil:
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Assistenz auf Führungsebene oder im Büromanagement.
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in internationalen Organisationen.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
- Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch.
- Hohe Proaktivität und Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen.
Arbeitsbeziehungen: Der Executive Assistant berichtet direkt an den CEO und arbeitet eng mit dem Senior Leadership Team zusammen.
Arbeitsbedingungen: Reisen kann erforderlich sein für persönliche Teammeetings, Besuche vor Ort, Treffen mit dem Vorstand oder andere Stakeholder-Engagements.
Executive Assistant Arbeitgeber: Just another WordPress site
Das APRI Young Talent Program bietet jungen Fachkräften und Absolventen die Möglichkeit, wertvolle Einblicke in die Arbeit eines wachsenden Think Tanks zu gewinnen und aktiv zur Forschung und Advocacy beizutragen. Mit einem unterstützenden Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Zusammenarbeit fördert, sowie zahlreichen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, ist APRI ein hervorragender Arbeitgeber für alle, die sich für politische Forschung interessieren. Die Standorte in Berlin und Abuja bieten zudem eine einzigartige kulturelle Erfahrung und die Chance, in einem internationalen Team zu arbeiten.
Kontaktdaten:
Just another WordPress site Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant erhalten könntest
✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei Just another WordPress site arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Just another WordPress site vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
