Office Management der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir suchen Dich! Teilzeit (25–35 Std.) | Hamburg

Organisation ist deine Stärke. Diskretion selbstverständlich. Manche Aufgaben verlangen mehr als Organisationstalent. Sie erfordern Vertrauen, Weitblick und die Fähigkeit, auch dann den Überblick zu behalten, wenn vieles gleichzeitig passiert. Genau hier kommst du ins Spiel: In direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Termine koordiniert sind und wichtige Themen zuverlässig nachverfolgt werden.

Dein täglicher Verantwortungsbereich:

• Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei – organisiert, vorausschauend und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten.
• Den Posteingang sichtest du sorgfältig, priorisierst eingehende Unterlagen und bereitest alles so vor, dass nichts liegen bleibt.
• Termine und Kalender koordinierst du vorausschauend. Dazu gehören sowohl geschäftliche als auch private Termine der Geschäftsführung.
• Zahlungen und wiederkehrende Vorgänge bereitest du gewissenhaft vor. Die finale Freigabe erfolgt durch die Geschäftsführung.
• Für eine strukturierte digitale Ablage und eine übersichtliche Dokumentenorganisation sorgst du zuverlässig.
• Administrative Aufgaben rund um private und unternehmerische Themen der Geschäftsführung übernimmst du eigenständig und mit der nötigen Diskretion.
• Offene Themen, Fristen und Wiedervorlagen behältst du jederzeit im Blick und stellst sicher, dass Vereinbarungen konsequent nachgehalten werden.

Deine Kompetenzen:

• Eigenverantwortliches Arbeiten ist für dich selbstverständlich - gleichzeitig weißt du genau, wann Sorgfalt, Diskretion und Fingerspitzengefühl gefragt sind.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise – auch ohne ständige Anleitung.
• Ein hohes Maß an Diskretion und Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
• Berufserfahrung in einem Umfeld, in dem Vertraulichkeit und Genauigkeit eine zentrale Rolle spielen – beispielsweise in einem Steuerbüro, Notariat, einer Kanzlei, Hausverwaltung, einem Family Office oder als erfahrene Assistenz.
• Sicherer Umgang mit Online-Banking, SEPA-Zahlungsverkehr und digitalen Büroprozessen.
• Ein gutes Urteilsvermögen, um Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden und Prioritäten sinnvoll zu setzen.
• Der Wunsch nach einer langfristigen Aufgabe, in der Verlässlichkeit und gegenseitiges Vertrauen zählen.

Deine Benefits bei uns:

• Gestaltungsspielraum & Verantwortung: Du übernimmst eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem modernen, wachsenden Unternehmen, das sich in Bewegung befindet – in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Inspirierendes Umfeld: Modernes Büro am Mexikoring mit hochwertiger Ausstattung, stilvoller Atmosphäre und motiviertem Team.
• Planbares Arbeiten: 25 bis 35 Wochenstunden mit geregelten Arbeitszeiten – für verlässliche Planung statt kurzfristiger Überraschungen.
• Corporate Benefits: Exklusive Mitarbeiterrabatte bei über 1.500 Partnern in den Bereichen Sport, Mobilität, Mode und Reisen.
• Knowledge Base: Raum für eigene Ideen, moderne Trainingsformate und individuelle Förderung – praxisnah und nachhaltig.
• Spitzenteam: Dich erwartet ein motiviertes Umfeld mit flachen Hierarchien – in einer Unternehmenskultur, die von Vertrauen, Wertschätzung und Klarheit geprägt ist. Persönliche und fachliche Entfaltung und Entwicklung? Absolut erwünscht.
• Altersvorsorge: Attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge – sichere Deine Zukunft mit unserer Unterstützung.
• Mehr Erholung: Du bekommst 30 Urlaubstage – für echte Auszeiten, die Dir guttun.
• Feelgood-Faktor: Kostenlose Getränke machen den Alltag angenehmer und sorgen für kleine Energie-Booster zwischendurch.