Office-Manager:in & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

„Immer der Sonne nach.“ Das klingt nach Dir? Dann gestalte mit uns Zukunft. Wir sind eine traditionsreiche Winzergenossenschaft am Kaiserstuhl mit rund 30 Mitarbeitenden und 285 Hektar Rebfläche in bester Lage – nur 20 Minuten von Freiburg entfernt, in unmittelbarer Nähe zu Breisach und Frankreich. Seit über 100 Jahren verbinden wir Winzerhandwerk, Qualität und Gemeinschaft. Jetzt gestalten wir den Wandel aktiv: mit neuer Markenstrategie, moderner Kommunikation, innovativen Angeboten und einem starken Teamgeist.

In dieser Phase suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation mit Empathie, Kommunikation mit Feingefühl und Verlässlichkeit mit Haltung verbindet. Eine Person, die Strukturen schafft, Wohlbefinden mitdenkt und unserem Führungskräften den Rückenfreihält – als Herzstück im täglichen Miteinander.

Deine Aufgaben

• Verlässliche Unterstützung der Geschäftsführung – Du organisierst Termine, bereitest Besprechungen vor und führst strukturierte Protokolle.
• Stimmungsbarometer & Teambegleiter:in: Du hast Gespür für Menschen, Stimmung und Dynamiken – und sorgst mit Empathie und Diskretion für ein gutes Miteinander.
• Koordination und Organisation von internen Abläufen, Besprechungen, Gästebetreuung und Veranstaltungen.
• Gestaltung positiver Gästemomente: vom Empfang bis zum Weinerlebnis im Haus – mit Stil, Aufmerksamkeit und Charme.
• Proaktive Denker:in: Du erkennst Aufgaben, bevor sie delegiert werden – und hältst Prozesse elegant im Fluss.
• Kommunikative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben, um Entscheidungen und Abläufe effizient zu gestalten.
• Mitwirken an internen Kommunikations- und Teaminitiativen, etwa kleine Formate für Austausch, Wertschätzung und gute Atmosphäre.
• Zusammenarbeit & operative Nähe: Unternehmensentwicklung & Marketing.
• Operative Mitarbeit bei Events und Vinothek für Kundennähe und Verständnis der Customer Journey.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit organisatorischem oder kommunikationsbezogenem Schwerpunkt.
• Erfahrung in einer verantwortungsvollen Rolle im Bereich Assistenz-, Projekt- oder Office-Organisation, idealerweise in einem lebendigen Umfeld (z. B. Wein, Genuss, Event, Agentur oder Hospitality).
• Souverän in der Kommunikation, organisationsstark und serviceorientiert.
• Stilsicheres Auftreten und Feingefühl im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen.
• Vertraulichkeit, Diskretion und hohe Loyalität sind für Dich selbstverständlich.
• Freude an anspruchsvoller Organisation, aber auch an zwischenmenschlichem Gestalten.
• Gespür für Qualität, Details und Atmosphäre – vom Raum über den Ablauf bis zur Stimmung im Team.
• Führerschein Klasse B.
• Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Was wir Dir bieten

• Eine vielseitige Schlüsselrolle im Herzen des Wandels – Du hältst zusammen, was in Bewegung ist.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Führungsebene.
• Ein Team, das Professionalität mit Herzlichkeit verbindet.
• Raum für Eigeninitiative und Gestaltung – organisatorisch, menschlich, atmosphärisch.
• Qualität, Gemeinschaft und Weinleidenschaft sind Triebwerk deiner neuen Aufgabe.

Was uns wichtig ist

Wir suchen keine Person für starre Strukturen – sondern jemanden, der wie wir denkt und handelt: beweglich, ambitioniert, qualitätsgetrieben. Wer bei uns arbeitet, möchte gestalten – mit Herzblut, Begeisterung und einem klaren Anspruch an Exzellenz in allem, was wir kreieren: Wein, Markenerlebnis, Genusskultur.

Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Ihringen am Kaiserstuhl.
• Flexibel gestaltbares Arbeitszeitmodell in einem gastgeberorientierten Umfeld.
• Möglichkeit für gelegentliches Homeoffice (erforderliche IT-Infrastruktur vorhanden).