Projektassistenz HLKS (m/w/d)

Als Projektassistenz (HLKS) übernimmst du vielseitige kaufmännische und organisatorische Aufgaben im Büro- und Projektalltag. Du koordinierst Termine, bearbeitest die Geschäftskorrespondenz und bereitest Meetings sowie Veranstaltungen vor und nach. Zudem unterstützt du aktiv das Projektmanagement und wirkst in allen Phasen der TGA-Planung mit. Du bearbeitest kaufmännische Projektunterlagen wie Leistungsverzeichnisse, Vergabe- und Rechnungsunterlagen und sorgst für strukturierte Abläufe.

Gestalte die Zukunft der Gebäudetechnik – deine Aufgaben im Überblick:

• Du unterstützt die Projektleitung tatkräftig in allen Phasen unserer anspruchsvollen TGA-Projekte und agierst als zentrale organisatorische Schnittstelle für das gesamte Team.
• Du managst eigenständig die gesamte Projektkorrespondenz, koordinierst Termine mit internen und externen Partnern und sorgst mit MS Office für reibungslose Abläufe.
• Du übernimmst die kaufmännische Projektabwicklung, bearbeitest Leistungsverzeichnisse, prüfst sorgfältig Rechnungen und behältst so die Finanzen im Blick.
• Du bereitest Besprechungen sowie Baustellentermine vor und nach, erstellst die notwendigen Unterlagen und begleitest Termine auch mal vor Ort, um den Projektfortschritt zu sichern.
• Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsprozesse ein und trägst so maßgeblich zur Effizienzsteigerung im Projektmanagement bei.

Willkommen bei Planungsbüro 2.0 – Gestalte die Zukunft der Arbeitswelt mit uns! – Deine Benefits:

• Maximale Flexibilität: Gestalte deine Arbeitswoche mit 25 bis 35 Stunden und nutze die Möglichkeit, vollständig im Homeoffice zu arbeiten.
• Starke finanzielle Absicherung: Wir unterstützen deine betriebliche Altersvorsorge mit 25 % Zuschuss und bieten dir nach der Probezeit eine arbeitgeberfinanzierte Betriebsrente.
• Familienfreundlichkeit im Fokus: Um Beruf und Familie besser zu vereinbaren, entlasten wir dich mit großzügigen Zuschüssen zur Kinderbetreuung.
• Gezielte Weiterentwicklung: Nutze unsere vielfältigen Weiterbildungsangebote, um deine fachlichen und persönlichen Fähigkeiten gezielt auszubauen.
• Modernes Arbeitsumfeld: Freue dich auf vollständig digitale Prozesse und spannende TGA-Projekte in einem Umfeld, das dir viel Gestaltungsspielraum für deine Ideen lässt.

Dein Profil: Fachkompetenz für moderne TGA-Projekte:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringst bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in der Projektassistenz oder im Office Management mit.
• Als Organisationstalent arbeitest du sehr strukturiert und gehst sicher mit gängiger Büro-Software, insbesondere MS Office, um.
• Du bist neugierig auf neue digitale Tools, hast Freude daran, Prozesse mitzugestalten und bringst idealerweise ein Grundinteresse für technische Projekte (TGA) mit.
• Als zuverlässiger Teamplayer kommunizierst du klar und proaktiv, arbeitest aber auch gerne eigenständig und sorgfältig.
• Du sprichst und schreibst verhandlungssicher Deutsch.

Nach deiner Bewerbung melden wir uns zeitnah bei dir und führen ein erstes Kennenlerngespräch per Telefon oder Video-Call. Dabei lernen wir dich und deinen Werdegang besser kennen und klären erste Fragen rund um die Position. Wenn es für beide Seiten passt, laden wir dich zu einem persönlichen Gespräch ein. Hier gehen wir gemeinsam tiefer auf die Aufgaben, dein zukünftiges Team und deine Entwicklungsmöglichkeiten ein. Um dir einen echten Einblick in unseren Arbeitsalltag zu geben, hast du im nächsten Schritt die Möglichkeit, uns bei einem Schnuppertag vor Ort oder remote kennenzulernen und das Team direkt zu erleben. Abschließend erhältst du bei Interesse einen transparenten Vertragsentwurf inklusive Probeabrechnung, damit du alle Rahmenbedingungen sowie mögliche Vorteile wie Lohnoptimierung und Zusatzleistungen klar nachvollziehen kannst. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und dich auf deinem möglichen Weg in unser Team zu begleiten.