Mitarbeiter:in Vertragsabwicklung (w/m/d)

KALO ist der Partner für die smarte Energiewende in der Wohnimmobilie. Wir erfassen den Energie- und Wasserverbrauch in Mehrparteienhäusern, bringen smarte Thermostate in die Wohnung, um Heizenergie zu sparen und binden Photovoltaik und Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge in die Immobilie ein. Unser Ziel: Die CO2‑Emissionen im Gebäudesektor nachhaltig zu reduzieren. Werde Teil von uns und unserer Mission. Ein besseres Klima beginnt zuhause.

Wir suchen Dich als unser 14. Teammitglied, ab sofort, unbefristet und in Vollzeit. Dich erwartet ein verantwortungsvolles Aufgabenfeld, in dem Du anspruchsvolle Vertragsprozesse steuerst und sicherstellst, dass alle kaufmännischen, technischen und abrechnungsrelevanten Informationen präzise zusammenlaufen.

Der Prozess beginnt im Vertrieb: Dort wird der Vertrag abgeschlossen. Anschließend montieren unsere Kolleg:innen vor Ort die entsprechenden Geräte. Ab diesem Punkt verantwortest Du die nächsten zentralen Schritte in der Prozesskette:

• Vertragsprüfung: Du prüfst umfangreiche Vertragsunterlagen hinsichtlich Stückzahlen, Laufzeiten und vertraglicher Konditionen.
• Abgleich mit der Montage: Du stellst sicher, dass die vor Ort erbrachten Leistungen den vereinbarten Vertragsinhalten entsprechen.
• Rechnungsprüfung: Du kontrollierst eingehende Geräterechnungen auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Klärungen übernehmen: Abweichungen oder Unklarheiten identifizierst Du selbstständig und klärst diese proaktiv mit den zuständigen Schnittstellen.
• Datenpflege und Steuerung: Du übernimmst die vollständige Anlage und Pflege der Vertragsdaten im System und stellst sicher, dass die Provisionsauslösung für den Außendienst korrekt erfolgt.

Wichtig: Die Heiz- und Betriebskostenabrechnung wird von einer eigenen Abteilung erstellt. Dein Fokus liegt ausschließlich auf der kaufmännischen Vertrags- und Geräterechnungsprüfung. Du arbeitest überwiegend schriftlich über Zendesk (Ticketsystem) als auch Outlook und gelegentlich telefonisch mit internen Kolleg:innen zusammen. Direkten Kundenkontakt gibt es nicht.

Bei der Vertragsabwicklung handelt es sich um ein anspruchsvolles Massengeschäft, jedoch ist jeder Vorgang individuell. Das macht es spannend und abwechslungsreich.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Immobilienmanagement, Groß- und Außenhandel) oder eine vergleichbare Weiterbildung. Darüber verfügst Du über mindestens 1-2 Jahre praktische Erfahrungen in der Vertragsprüfung oder im Vertragsmanagement, idealerweise mit komplexen Sachverhalten. Du bist sicher im Umgang mit MS Office – insbesondere Excel – und hast idealerweise Erfahrung mit Tools wie Zendesk oder SAP. Du zeichnest Dich durch eine strukturierte, analytische und selbstständige Arbeitsweise aus, mit der Du auch in umfangreichen Vorgängen den Überblick behältst. Du bist offen für Veränderungen, hast Freude an der Zusammenarbeit im Team und überzeugst durch eine positive und professionelle Haltung.

Wir bieten:

• Eine strukturierte 1:1 Einarbeitung und ein tolles, hilfsbereites Team, das sich auf Dich freut.
• Gleitzeitkonto mit 38,5 Std/Woche und die Möglichkeit zur mobilen Arbeit (nicht 100% remote).
• Ein attraktives Gehalt und 30 Tage Urlaub pro Jahr.
• Die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge im Rahmen des Gruppenvertrages und vermögenswirksame Leistungen.
• Ein kostenloses HVV Deutschlandticket und attraktive JobRad Leasingangebote (nach der Probezeit).
• Attraktive Mitarbeiter:innenangebote bei einer Vielzahl von Anbietern (z. B. Zalando, Jochen Schweizer, Eventim).
• Internes Sportangebot: Lauf-, Fußball- oder Yogagruppen.
• Freie Getränke und eine bezuschusste Kantine im Haus.