Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Personal und Abrechnungen in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: KALUNA Verwaltung GmbH – ein innovatives Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, modernes Umfeld und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Weitere Informationen: Vielseitige Aufgaben und echte Einblicke in die Unternehmensstruktur.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und trage zum Wachstum des Unternehmens bei.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Personalverwaltung von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Teilzeit / Vollzeit - Herne - KALUNA Verwaltung GmbH
Flexibles Stellenmodell
Diese Stelle wird als zwei separate Halbtagsstellen (je 50 %) ausgeschrieben:
- Personalverwaltung Buchhaltung (50 %)
- Krankentransportabrechnung (50 %)
Beide Bereiche können von einer Person in Vollzeit (100 %) kombiniert werden. Bewerbungen für einzelne Bereiche sind ausdrücklich willkommen.
Du bist organisiert, zuverlässig und arbeitest gerne hinter den Kulissen — damit vorne alles läuft? Du kennst dich in der Personaladministration aus, hast ein Gespür für Zahlen und willst in einer wachsenden Unternehmensgruppe wirklich gebraucht werden? Dann suchen wir genau dich.
Die KALUNA Verwaltung GmbH übernimmt als Managementholding zentrale Verwaltungsaufgaben für mehrere Gesellschaften der Gruppe sowie für weitere Kunden der Gruppe — unter anderen HospiTrans GmbH und NovaMed GmbH. Du arbeitest gruppenübergreifend: ein Arbeitsplatz, mehrere Gesellschaften, volle Verantwortung für deinen Bereich.
DEINE AUFGABEN — PERSONALVERWALTUNG (40 %)
- Bearbeitung aller personaladministrativen Vorgänge für die Gesellschaften der Gruppe
- Pflege und Verwaltung von Personalakten (digital und analog)
- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen
- Kommunikation mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und der Agentur für Arbeit
- Unterstützung bei Recruiting, Onboarding und Offboarding
- Überwachung von Fristen (Probezeiten, Befristungen, Kündigungsfristen)
- Vorbereitung der Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
DEINE AUFGABEN — ABRECHNUNG (40 %)
- Abrechnung von Krankenfahrten und Krankentransporten gegenüber GKV, PKV und Beihilfe
- Prüfung und Bearbeitung von Transportscheinen und Abrechnungsbelegen
- Kommunikation mit Krankenkassen, Kostenträgern und Beihilfestellen
- Bearbeitung von Korrekturen, Widersprüchen und Rückfragen
- Überwachung offener Forderungen und Mahnwesen
- Pflege von Patientendaten im Abrechnungssystem unter Beachtung des Datenschutzes
DEINE AUFGABEN — BUCHHALTUNG (20%)
- Prüfung, Kontierung und Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
- Pflege und Abstimmung der Debitoren- und Kreditorenkonten
- Überwachung des Zahlungsverkehrs (Bankbuchungen, SEPA-Lastschriften, Überweisungen)
- Abstimmung der Konten und Vorbereitung der Monatsabschlüsse
- Bereitstellung von Unterlagen und Belegen für das Steuerbüro (Finanzbuchhaltung, USt-Voranmeldung)
- Überwachung und Pflege der Anlagenbuchhaltung
- Unterstützung bei Jahresabschluss und Betriebsprüfungen
DEIN PROFIL
- Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
- Du behältst auch bei mehreren laufenden Vorgängen den Überblick.
- Du kommunizierst sicher — mit Behörden, Krankenkassen und internen Ansprechpartnern.
- Du bist diskret und sensibel im Umgang mit Personal- und Patientendaten.
- Du denkst mit und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung von Prozessen ein.
Du bist die ruhige Hand im Hintergrund: verlässlich, präzise und immer einen Schritt voraus. Du arbeitest gruppenübergreifend für mehrere Gesellschaften und bist damit zentraler Bestandteil unserer Verwaltungsstruktur. Wer bei uns in der Verwaltung arbeitet, gestaltet mit — nicht nur abheften.
DAS BRINGST DU MIT
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Personalverwaltung oder HR-Administration (für den 50%-Bereich)
- Kenntnisse in der Krankentransportabrechnung nach §60 SGB V von Vorteil (für den 50%-Bereich)
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
- Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit Personal- und Patientendaten
DAS BIETEN WIR
- Flexible Einstiegsoption: Halbtags (50 %) oder Vollzeit mit beiden Bereichen (100 %)
- Gruppenübergreifende Tätigkeit — vielseitig, abwechslungsreich, mit echtem Einblick
- Modernes Arbeitsumfeld mit digitaler Infrastruktur
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und aktive Mitgestaltung von Prozessen
- Leistungsgerechte Vergütung und langfristige Perspektive
WEN WIR SUCHEN
Wir suchen keine Sachbearbeiter, die Formulare ausfüllen. Wir suchen Organisationstalente, die mitdenken und mitgestalten. Menschen, die Verwaltung als Grundlage für Wachstum verstehen — und stolz darauf sind, dass durch ihre Arbeit alles andere erst möglich wird.
Im Namen der Geschäftsführung Klaus Möllmann Geschäftsleitung KALUNA Verwaltung GmbH Nina Möllmann
chance@kaluna.info
www.kaluna.info
KALUNA Verwaltung GmbH – Menschen bewegen. Verantwortung übernehmen. Zukunft gestalten.
Personalverwaltung & Abrechnung, Buchhaltung (m/w/d) Arbeitgeber: KALUNA Verwaltung
Die KALUNA Verwaltung GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle und eine moderne digitale Infrastruktur bietet. In einem dynamischen und unterstützenden Arbeitsumfeld haben Sie die Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen mitzuwirken und Ihre Fähigkeiten in der Personalverwaltung und Buchhaltung einzubringen. Zudem profitieren Sie von kurzen Entscheidungswegen und einer leistungsgerechten Vergütung, während Sie in einer wachsenden Unternehmensgruppe arbeiten, die echten Einfluss auf die Zukunft hat.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Personalverwaltung & Abrechnung, Buchhaltung (m/w/d) erhalten könnten
✨Networking in der Branche nutzen
Im Personalmanagement ist Networking alles! Schau dir lokale HR-Events oder Workshops an, die häufig von Unternehmen oder Universitäten organisiert werden. Dort kannst du direkt mit Personalern und anderen Professionals ins Gespräch kommen und dich ins Gespräch bringen.
✨Direkte Bewerbung und Ungezwungenheit
Eine Bewerbung über unsere Website ist super, aber fühl dich auch frei, direkt bei KALUNA Verwaltung anzufragen! Zeig deinen Enthusiasmus und deine Flexibilität, indem du dich für Teilzeitstellen gerade in Zeiten von Personalbedarf bewirbst – oft sind die Stellen nicht einmal online ausgeschrieben.
✨Lerne von anderen
Engagiere dich in Online-Communities zum Thema Personalmanagement, wie z.B. auf LinkedIn oder spezifischen HR-Foren. Dort kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Tipps von Profis bekommen, die dir helfen, deinen Einstieg ins Teilzeit-Personalmanagement zu erleichtern.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Praktika oder Volunteer-Positionen im HR-Bereich, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Das gibt dir nicht nur Skills, die du in deinem Teilzeitjob anwenden kannst, sondern erweitert auch dein Netzwerk, was für zukünftige Stellen von Vorteil ist. Denk daran, dass wir auch häufig Studenten und Teilzeitkräfte suchen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personalverwaltung & Abrechnung, Buchhaltung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Soft Skills hervor!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten einfach unerlässlich. Vergewissere dich, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben Beispiele deiner Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit und Konfliktlösungskompetenz beinhalten. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Menschen umgegangen bist!
Erwähne passende Zertifikate:Falls du über spezifische Qualifikationen im Personalmanagement verfügst, wie zum Beispiel ein Zertifikat in Human Resources, solltest du das unbedingt erwähnen. Das zeigt uns, dass du die nötigen Kenntnisse hast und dich für den Bereich interessierst!
Motivation ist der Schlüssel!:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist unser Augenmerk auf deine Motivation besonders wichtig. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du gerade in dieser Teilzeitposition arbeiten möchtest und was du dir von der Zusammenarbeit mit KALUNA Verwaltung erhoffst.
Zeige deine Flexibilität:In einer Teilzeitstelle im Personalmanagement kann es auch mal hektisch werden. Mach deutlich, dass du flexibel bist, was Arbeitszeiten angeht, und bereit, dich in neuen Situationen einzubringen. Das kannst du gut in deinem Lebenslauf an der Stelle unter 'Verfügbarkeit' festhalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei KALUNA Verwaltung vorbereitet
✨Kompetenzen im Personalmanagement zeigen
Mach dich bereit, deine Kenntnisse in Personalmanagement zu demonstrieren. Sei bereit, über spezifische Methoden zu sprechen, wie du Talente identifiziert und entwickelt hast. Wenn du bereits mit Tools wie HR-Software oder E-Learning-Plattformen gearbeitet hast, bring das zur Sprache!
✨Verhaltensfragen meistern
In Teilzeit-Interviews wird häufig Wert auf Verhaltensfragen gelegt. Erwarte Fragen wie "Wie gehst du mit Konflikten im Team um?" oder "Erzähle von einer Herausforderung, die du erfolgreich gemeistert hast." Halte konkrete Beispiele bereit, um deine Fähigkeiten zu untermauern!
✨Flexibilität und Eigenverantwortung betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Selbstorganisation zu betonen. Arbeitgeber möchten sicherstellen, dass du deine Zeit gut managen kannst und auch in einem reduzierten Zeitrahmen effektive Ergebnisse lieferst!
✨Bereite deine Fragen vor
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Erkundige dich nach den Herausforderungen, denen sich das Team gegenübersieht oder wie die Integration neuer Systeme im Personalmanagement erfolgt. Das zeigt dein Interesse und dass du schon darüber nachgedacht hast, wie du zum Erfolg von KALUNA Verwaltung beitragen kannst!
