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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt ist das Kompetenzzentrum für Berufsbildung im Kanton Zürich.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitsmodelle, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein transparentes Lohnsystem warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv in einem sinnstiftenden Umfeld mit und arbeite eigenverantwortlich.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Assistenz und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und Humor.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Mittelschul- und Berufsbildungsamt
Direktionsassistent/in Amtsleitung%
KOMPETENT UND VERNETZT DENKEND
Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt ist das Kompetenz- und Dienstleistungszentrum für die Berufsbildung, die Gymnasien, die Höhere Berufsbildung und die Weiterbildung im Kanton Zürich. Wir unterstützen und beaufsichtigen die Mittelschulen, die Berufsfachschulen, die Anbieter von Berufsvorbereitungsjahren und die Lehrbetriebe. Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Direktionsassistent/in für die Amtsleitung (%).
Ihr Aufgabengebiet
Als Direktionsassistent/in der Amtsleitung sind Sie die rechte Hand unserer Amtsleitung und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Sie jonglieren Termine, koordinieren Meetings und halten der Führungsebene der Rücken frei.
Aufgaben
- Entlastung der Amtsleitung in täglichen organisatorischen und administrativen Belangen
- Zuständig für die Terminplanung, Koordination von internen und externen Meetings für die Amtsleitung
- Organisation von Events und anderen externen Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
- Kommunikation mit internen und externen Partnern
- Unterstützung in administrativen und strategischen Projekten
- Sicherstellung eines professionellen Office-Managements
Was bringen Sie mit?
- Kaufmännische Ausbildung und eidg. Fachausweis Direktionsassistenz
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung
- Belastbare, motivierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit einer effizienten, proaktiven und exakten Arbeitsweise sowie hohem Verantwortungsbewusstsein
- Organisationstalent mit Blick fürs Detail
- Sicherer Umgang mit MS Office
- hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, stillsicheres Deutsch, weitere Sprachen von Vorteil
- Humor sowie eine Portion Gelassenheit
Das bieten wir Ihnen
- Attraktive Aufgaben in einem sinnstiftenden Umfeld
- Ein Miteinander auf Augenhöhe
- Grosse Gestaltungsspielräume und eigenverantwortliches Arbeiten
- Eine verlässliche Arbeitsbeziehung mit einem transparenten Lohnsystem
- Attraktive Anstellungsbedingungen und ein zentral gelegener Arbeitsort mit flexiblen Arbeitsmodellen und Weiterbildungsmöglichkeiten
Sind Sie interessiert?
Sind Sie motiviert, sich in einer wachsenden und verändernden Organisation zu engagieren? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und Bewerbung. Petra Graf, Leiterin Support und Dienste () beantwortet gerne Ihre Fragen.
Bewerbungen von Stellenvermittlungen wie auch Bewerbungen via E-Mail werden für diese Vakanz nicht berücksichtigt.
Im Internet unter > finden Sie zusätzliche Informationen.
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Direktionsassistent/in Amtsleitung Arbeitgeber: Kantonale Verwaltung Zürich
Kontaktperson:
Kantonale Verwaltung Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionsassistent/in Amtsleitung
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern des Mittelschul- und Berufsbildungsamts zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen in der Direktionsassistenz konkret darlegen kannst. Denke an Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Kommunikationstalent unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Bildungsbereich, insbesondere im Kanton Zürich. Zeige im Gespräch, dass du ein Interesse an den Herausforderungen und Chancen in der Berufsbildung hast und wie du zur Lösung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere dich als proaktive Persönlichkeit. Überlege dir, wie du die Amtsleitung in ihrer täglichen Arbeit unterstützen kannst und bringe eigene Ideen mit, wie du Prozesse optimieren würdest. Das zeigt dein Engagement und deine Initiative.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionsassistent/in Amtsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Direktionsassistent/in relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine bisherigen Erfahrungen in der Assistenz.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Entlastung der Amtsleitung beitragen können. Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Bildungsbereich.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lass es von jemand anderem gegenlesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Kantonale Verwaltung Zürich vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über das Mittelschul- und Berufsbildungsamt und dessen Aufgaben. Verstehe die Rolle des Direktionsassistenten und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Präsentiere deine Organisationstalente
Da die Position viel Organisation erfordert, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert oder Meetings organisiert hast. Zeige, dass du auch unter Druck einen kühlen Kopf bewahren kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Du wirst mit internen und externen Partnern kommunizieren müssen, also sei bereit, deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern zu teilen.
✨Zeige deine proaktive Einstellung
Die Amtsleitung wird jemanden suchen, der nicht nur reagiert, sondern auch proaktiv handelt. Überlege dir Beispiele, bei denen du Initiative ergriffen hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu verbessern.
