Auf einen Blick
- Aufgaben: Verstärke unser Verwaltungsteam und unterstütze bei Personal- und Finanzprozessen.
- Unternehmen: Innovatives Institut mit Fokus auf Forschung und Entwicklung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Angebote und Gesundheitsförderung für dein Wohlbefinden.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und arbeite in einem unterstützenden Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Personal- und Controllingprozessen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für die Institutsadministration.
- Personaladministration: Bearbeitung aller Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung, Ansprechpartner/in in allen Personalangelegenheiten, Betreuung von Einstellungs- und Onboarding-Prozessen, Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung.
- Finanzcontrolling: Budgetüberwachung, Mittelbewirtschaftung (Drittmittel/Grundmittel).
- Assistenz der Institutsleitung: Terminmanagement, Reisevor- und nachbereitung, Korrespondenz, Betreuung von Gästen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.
Ihr Profil
- Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung.
- Fundierte Kenntnisse in Personalprozessen und Controlling, idealerweise im Hochschul-/Forschungsumfeld.
- Sicherer Umgang mit MS Office.
- Sehr gute SAP Kenntnisse.
- Strukturierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung und Diskretion.
- Sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
Wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
- Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Arbeitsort: Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)
Vertragsdauer: 2 Jahre
Eingruppierung: EG 9a TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Dr. Sandra Schneider.
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Sylvia Kaiser, Personalservice (PSE).
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist:
Ausschreibungsnummer: 305/2026
Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d) Arbeitgeber: Karlsruhe Institute of Technology (KIT)
Das KIT bietet eine herausragende Forschungsumgebung mit modernster Infrastruktur und Zugang zu interdisziplinären Projekten, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Karriere im Bereich der Forschung Software Engineering voranzutreiben. Die transparente Karriereentwicklung, individuelle Coaching-Möglichkeiten und familienfreundliche Angebote wie flexible Arbeitszeiten und Betreuungsangebote machen das KIT zu einem attraktiven Arbeitgeber. Zudem fördern wir internationale Netzwerke und bieten Unterstützung bei der Einarbeitung, um Ihnen den Einstieg in Forschung und Lehre zu erleichtern.
Kontaktdaten:
Karlsruhe Institute of Technology (KIT) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d) erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Karlsruhe Institute of Technology (KIT) und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
