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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Sekretariatsteam bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: KIT, eine innovative Institution mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Anstellung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Team.
- Andere Informationen: Perfekte Gelegenheit für Teamplayer mit Organisationstalent.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die strategische Handlungsfähigkeit des KIT und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Sekretariat.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Eintrittstermin sofort. Als Serviceeinheit im Ressort des Präsidenten unterstützt Stab, Strategie und Kommunikation (SSK) mit den angehängten Dienstleistungseinheiten das Präsidium und andere Akteure ressort- und bereichsübergreifend am KIT aktiv und koordinierend in allen (übergeordneten) Stabs-, Strategie- und Kommunikationsaufgaben. Unser Ziel ist es, die strategische Handlungsfähigkeit und die Weiterentwicklung des KIT zu begleiten und aktiv voranzutreiben.
Organisationseinheit: Stab, Strategie und Kommunikation (SSK)
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Sekretariatsteams bei der Bearbeitung der organisatorischen und administrativen Aufgaben von SSK und der angegliederten Dienstleistungseinheiten.
- Terminkoordination: Organisation von Besprechungen, Koordination von Terminen, Verwaltung von Besprechungsräumen und Bereitstellung von Technik und Bewirtung.
- Beschaffung: Durchführung von Bestellungen – vom Büromaterial bis hin zu externen Dienstleistungen – unter Beachtung der geltenden Beschaffungsrichtlinien.
- Kontrolle: Unterstützung bei der Personalverwaltung sowie beim Finanzcontrolling und Beitrag zur Einhaltung interner Prozesse und Vorgaben.
- Hilfskräfte: Verwaltung der studentischen Hilfskräfte bei SSK, Erstellung von Vertragsunterlagen und Dokumentation von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Ihre Qualifikation:
- Ausbildung: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und nötiges Fundament für professionelles Büromanagement.
- Expertise: Mehrere Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise im öffentlichen Dienst.
- Fachkenntnisse: Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie routinierter Umgang mit MS Office.
- Arbeitsweise: Strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe.
- Teamgeist: Gerne Zusammenarbeit mit anderen, echter Teamplayer und hohe Zuverlässigkeit.
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Sekretariat der Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommu[...] Arbeitgeber: Karlsruhe Institute of Technology (KIT)
Kontaktperson:
Karlsruhe Institute of Technology (KIT) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Sekretariat der Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommu[...]
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für eine Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht oder ob es offene Fragen gibt. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Wir bei StudySmarter wissen, wie wichtig Kontakte sind!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben der Stelle. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. So kannst du im Gespräch glänzen und überzeugen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Möglichkeit, alle aktuellen Stellenangebote auf einen Blick zu sehen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Sekretariat der Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommu[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen positiven ersten Eindruck zu gewinnen.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Fehler können den Eindruck erwecken, dass du nicht sorgfältig arbeitest – und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) vorbereitest
✨Mach dich mit der Organisation vertraut
Informiere dich über das KIT und die Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommunikation. Verstehe ihre Ziele und Herausforderungen, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement, in der Terminkoordination oder im Finanzcontrolling zeigen. So kannst du deine Eignung für die Stelle überzeugend darlegen.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Zusammenarbeit im Team betreffen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast und welche Rolle du dabei gespielt hast.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Sei bereit, über deine strukturierte Arbeitsweise und dein Organisationstalent zu sprechen. Vielleicht kannst du ein Beispiel nennen, wo du eine komplexe Aufgabe erfolgreich organisiert hast, um deine Stärken zu unterstreichen.