Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisatorische Unterstützung in einem innovativen Forschungsumfeld.
- Unternehmen: KIT - führende Institution für Forschung und Lehre.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Karrierechancen und ein gesundes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und arbeite in einem internationalen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 44000 € pro Jahr.
- Organisatorische Unterstützung der Leiterin der Forschungsgruppe „Systems, Data, Simulation & Energy“ (SYDSEN), Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar, sowie ihrer Mitarbeiter/innen (w/m/d)
- Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
- Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten zur Unterstützung der Projektleiter/innen (w/m/d)
- Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen (w/m/d) bei administrativen Angelegenheiten
- Pflege und Aktualisierung von Webseiten
- Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
- Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich der Teamassistenz
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann (w/m/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
- Eine einschlägige Berufserfahrung sowie Erfahrungen im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
- Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
- Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
- Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
- Sie sind diskret und verantwortungsbewusst im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint)
- Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
- Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Ihre Aufgaben
- Organisatorische Unterstützung der Leiterin der Forschungsgruppe „Systems, Data, Simulation & Energy“ (SYDSEN), Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar, sowie ihrer Mitarbeiter/innen (w/m/d)
- Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
- Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten zur Unterstützung der Projektleiter/innen (w/m/d)
- Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen (w/m/d) bei administrativen Angelegenheiten
- Pflege und Aktualisierung von Webseiten
- Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
- Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich der Teamassistenz
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann (w/m/d) für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann (w/m/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
- Eine einschlägige Berufserfahrung sowie Erfahrungen im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
- Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
- Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
- Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
- Sie sind diskret und verantwortungsbewusst im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint)
Wir bieten
- Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
- Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
- Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
- Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
- Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)
Vertragsdauer
2 Jahre
Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Prof. Dr. Sanja Lazarova-Molnar
lazarova-molnar@kit.edu
+49 721 608-44753
Dr. Daniel Sommer
daniel.sommer@kit.edu
+49 721 608-43710
Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Raquel Carrasco Sanchez
Personalservice (PSE)
raquel.carrasco@kit.edu
+49 721 608-42016
Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist
15.09.2026
Ausschreibungsnummer
1213/2026
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat Arbeitgeber: Karlsruhe Institute of Technology (KIT)
Das KIT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem internationalen Netzwerk zu arbeiten und exzellente Forschungsbedingungen zu genießen. Mit modernster Infrastruktur und klaren Karrierewegen unterstützt das KIT Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung, während familienfreundliche Angebote die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern. Hier haben Sie die Chance, Ihre akademische Laufbahn in einem dynamischen und interdisziplinären Umfeld aktiv zu gestalten.
Kontaktdaten:
Karlsruhe Institute of Technology (KIT) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT)
Wenn du auf der Website von Karlsruhe Institute of Technology (KIT) stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Karlsruhe Institute of Technology (KIT) vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
